DataLight Enterprise MyManager

Această secțiune de articole poate fi [{{fullurl:{{#ifeq: Categorie:Manual DataLight Enterprise MyManager | x |DataLight_Enterprise_MyManager|Categorie:Manual DataLight Enterprise MyManager }}|action=pdfbook}} descărcată ca manual PDF] (sau ca [{{fullurl: {{ #ifeq: Categorie:Manual DataLight Enterprise MyManager | x |DataLight_Enterprise_MyManager|Categorie:Manual DataLight Enterprise MyManager }}|action=pdfbook&format=html}} fisier html])

Notiuni generale de lucru

Odata deschis un dialog din program, sunt posibile o serie de actiuni asupra datelor din acesta:

Inserarea unui nou element

Inserarea unui nou element se face prin apasarea cu mouse-ul a butonului sau a tastei INSERT de la tastatura. Un alt mod de definire a unui nou element este apasarea butonului din navigator (butoane de inserare).

Modificarea unui element

In mod implicit programul deschide listele si documentele intr-un mod de protectie, o stare in care lista sau documentul nu poate fi modificat (editat) in mod direct. Acest lucru evita modificarile prin tastari accidentale. De aceea, pentru a modifica informatiile de pe acel dialog este necesar sa apasati butonul sau tasta F9. Un alt mod de a da aceasta comanda este sa apasati butonul din navigator .

Stergerea unui element

Stergerea se face prin apasarea butonului sau prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Delete. O alta varianta este apasarea butonului din navigator.

Atentie!In cazul stergerii de documente, trebuie sa fiti foarte atenti care este lista activa din acel moment. Pe dialogurile de documente exista doua liste: lista de documente (in partea stanga) si lista cu pozitiile de pe acel document, in partea dreapta. Va puteti da seama pe ce lista va aflati in functie de culoarea titlurilor listei. Daca titlurile sunt scrise cu rosu, aceea este lista activa si din acea lista se va realiza stergerea. Trecerea de pe o lista pe cealalta lista se face prin apasarea tastei F3. Este posibil sa intentionati stergerea unei pozitii dintr-un document (vizibila in dreapta dialogului) si sa stergeti de fapt un document din lista (in stanga dialogului).

Exista doua moduri de vizualizare intr-o fereastra:

1. afiseaza lista cu documente emise

2. fara afisare a listei cu documentele emise

Programul va “anunta” asupra carei ferestre actioneaza prin culoarea cu care scrie elementele capului de tabel. Sunt scrise cu culoarea rosie titlurile listei cu informatiile asupra carora interveniti (adaugati, modificati, stergeti) in acel moment.

Tiparirea unui raport

Tiparirea unui raport se face prin apasarea butonului sau a tastei Print screen. Se va tipari continutul raportului (dupa ce in prealabil el a aparut pe ecran) sau se va da comanda de tiparire pe formular (daca trebuie tiparite facturi sau avize). Tiparirea unui document se mai poate face din iconita care se afla sub sectiunea de filtrare

Selectarea dintr-o lista a unui element

O parte din informatiile de pe dialoguri trebuie sa fie selectate dintr-o lista de informatii predefinite, in loc sa fie completate manual. Pentru aceasta, acele campuri apar ca liste de selectii:

Pentru a deschide o astfel de lista (pentru a vedea si selecta optiunea dorita) trebuie sa apasati tasta F2, odata pozitionati in acel camp (campul apare cu fond galben). O alta varianta este sa folosti mouse-ul facand clic pe sageata in jos din dreapta sau prin dublu-clic pe campul respectiv. In acel moment, lista de selectie se deruleaza in jos, pemitandu-va sa selectati elementul dorit. Dupa ce v-ati pozitionat pe elementul dorit, apasati tasta ENTER sau butonul . Daca nu mai doriti sa selectati nimic, apasati tasta ESC sau butonul

Observatie ! Elementul pe care doriti sa-l selectati trebuie sa fie deja definit pentru a-l gasi in lista. Daca el nu se afla in lista atunci se va introduce apasind Nou, toate butoanele din ferestre daca pozitionati cursorul deasupra lui va apare un hint care descrie functionalitatea butonului.

Folosirea filtrelor

In unele situatii este posibila restrangerea setului de informatii afisate, pentru a va putea concentra asupra unor date mai restranse. Pentru aceasta, filtrele trebuie sa fie in primul rand activate, prin bifarea casutei de validare asociate.

Dupa ce filtrul s-a activat, puteti derula lista de selectie pentru a se putea selecta optiunea dorita.

Butonul are rolul de a aplica filtrarile alese si afisarea numai a celor informatii care dorim sa le vedem.

Pentru a alege o anumita perioada se va apasa pe butonul care are rolul de a afisa urmatorul calendar.

Pentru a selecta o anumita data se face clic pe numarul lunii(ex: numarul 6-> iunie) si pe data dorita. Daca dorim sa selectam data de astazi se va apasa pe butonul care va prelua data din sistemul de operare.

Starile inregistrarilor

O informatie importanta cu privire la documente este cea referitoare la starea acestora. Pentru ca un document sa afecteze rapoartele, el trebuie sa fie in starea Operat.

Indiferent de tipul de document de intrare/ iesire (facturi, avize, bonuri de consum, etc.) pe fereastra de editarea a documentelor, campul Stare va furnizeaza in orice moment aceasta informatie. Documentele neoperate vor fi marcate cu un fond de culoarea rosie in coloana Data in lista de inregistrari existente in program.

Mai mult, exista un cod de culori la Inregistrari -> Legenda - cod culori, cu ajutorul caruia identificati cu usurinta starile documentelor.

Starea Tiparit presupune ca documentul este Operat dar nu este inca Validat. Starea Validat implica faptul ca documentul a fost verificat si inchis. Schimbarea acestei stari este permisa doar utilizatorilor cu drepturi depline asupra datelor din program.

Programul permite ca pe documente sa se vizualizeze notele contabile prin folosirea butonului . Conditia este ca pe antetul documentului sau in pozitiile de marfa sa fie asociat un articol contabil. Vizualizarea notei contabile la editarea documentului permite efectuarea de corectii din timp (nu dupa ce s-a efectuat exportul din gestiune in contabilitate)

Meniul Fisiere

In acest meniu regasiti comenzi de baza, comune aplicatiilor DataLight, prin care puteti gestiona aplicatia cat mai usor.

Calculator rapoarte

Aceasta optiune permite utilizatorului de a avea acces la un calculator direct in aplicatie pentru un calcul mai rapid. La apelarea instructiuni in partea de jos a ecranului veti observa calculatorul ca in imaginea de mai jos.

Semnificatia butoanelor este:

- sterge ultimul caracter introdus ;

- evalueaza expresia ;

- pune paranteze la toata expresia/cpie rezultatul ca expresie ;

- sterge expresia/inchide calculatorul ;

- ajutor . La apelarea acestui buton se deschide fereastra de mai jos

care va prezinta operatori si functiile pe care le puteti utiliza in calcul.

Conectare utilizator

Aplicatia DataLight Enterprise MyManager permite conectarea si lucrul in program a tuturor utilizatorilor definiti (vezi meniul Def/Agenti instructiunea Agenti/Utilizatori ) in mod securizat. In acest scop fiecarui utilizator ii este atribuita o parola care ii permite acestuia accesul si lucrul in program cu respectarea acordarii de drepturi de utilizare conform setarilor din meniulDef–Inregistrari contabile instructiunea Agenti pe jurnale.

Pentru conectare, intrati in meniul Fisiere – instructiunea Conectare utilizator. In fereastra de dialog care se afiseaza pe ecran, utilizatorul completeaza datele de identificare si parola. Executati clic pe butonul OK pentru a realiza conectarea utilizatorului respectiv in aplicatie.

Deconectare utilizator

Aceasta instructiune are rolul de a deconecta din aplicatie utilizatorul. Deoarece aplicatia "tine" un istoric al inregistrarilor pe utilizatori, este recomandat ca fiecare utilizator sa se conecteze cu utilizatorul si parola lui.

Schimba parola,cont e-mail

In meniul Fisiere selectand instructiunea Schimba parola,cont e-mail obtineti urmatoarea fereastra de dialog:

Se completeaza campurile Parola, Confirmare parola cu noua parola dorita de utilizator.

Se completeaza si campurile Adresa de e-mail, Nume server e-mail, Utilizator, Parola cu informatiile dorite de utilizator. Pentru a se salva noile informatii introduse se apasa butonul OK.

Reconectare baza de date

Aceasta optiune permite logarea unui nou utilizator la baza de date sau al utilizatorului a caror informatii au fost modificate anterior.

Blocare statie

Aceasta optiune are rolul de a scoate utilizatorul din aplicatie cat timp aceasta nu este la calculator. Acesta poate intra in aplicatia introducand numele utilizatorului si parola, in momentul reintoarcerii in fata calculatorului.

Browser

Accesand aceasta optiune utilizatorul obtine urmatoarea fereastra ce ii da posibilitatea accesarii internetului direct din aplicatie in cazul in care utilizatorul are o conexiune la internet deja definita,ce nu tine de aplicatie in sine.

Tipareste

Selectand aceasta optiune, aceasta ii ofera utilizatorului posibilitatea de a tipari informatiile dorite de utilizator. Instructiunea este activa atunci cand aveti un raport generat in aplicatie.

Setare imprimanta

De la aceasta optiune utilizatorul are posibilitatea de a selecta imprimanta la care doreste sa printeze. Selectand optiunea utilizatorul obtine urmatoarea fereastra in care are posibilitatea de a realiza setarile dorite.

Proprietati raport

Aceasta optiune permite utilizatorului sa isi seteze modul de afisare si printare a rapoartelor din aplicatie. Optiunile se seteaza din fereastra de mai jos,utilizatorul introducand setarile dorite.

Pentru apelarea usoara a instructiuni ea se ragaseste si la nivelul fiecarui raport langa butonul Prop apeland butonul cu sageata in jos.

Iesire

Aceasta optiune realizeaza iesirea utilizatorului din aplicatie.

Meniul Soc

Selectie societate

In meniul Soc , instructiunea Selectie societate, va afiseaza lista conexiunilor pe care le-ai definit deja si va permite in acelasi timp sa definiti noi conexiuni, care pot fi societati noi, puncte de lucru noi, etc.

La apelarea instructiuni Selectie societate obtineti urmatoarea fereastra de dialog:

Daca lucrati cu mai multe societati si sunt deja definite, selectati societatea in care doriti sa lucrati postandu-va pe ea cu mouse-ul si executand apoi clic pe butonul Selectie.

Pentru a defini conexiunea cu o noua baza de date executati clic pe butonul Nou. Este foarte important sa scrieti corect calea catre baza de date.

In exemplul prezentat baza de date se numeste 2011Q1MODEL.FDB si se afla local pe discul D, in directorul numit Baze. In multe situatii baza de date se afla pe un server, caz in care in campul server se completeaza numele acestuia, iar in campul fisier trebuie completat numele serverului urmat de calea catre baza de date.

Dupa ce ati completat toate campurile ferestrei de conexiune, executati clic pe butonul pentru a verifica corectitudinea conexiunii bazei de date. Pe ecran vi se va afisa un mesaj care va anunta ca testul de conexiune este in regula.

Executati clic pe butonul OK din fereastra de informare.

In cazul in care se doreste crearea unei noi baze de date in campul Nume se va trece numele bazei de date,in campul Server si Fisier se va trece calea corecta catre server si catre fisierul unde se va salva baza. De la butonul se va executa scriptul de creare a noii baze de date. Pe ecran se afiseaza o fereastra similara celei de mai jos

In momentul cand programul a finalizat aceasta operatiune, fereastra anterioara se va inchide. Pentru a se realiza imediat conexiunea, executati clic pe butonul OK. Acum in lista de societati figureaza si aceea pe care tocmai ati creat-o. Folosiţi butoanele Modifica sau Copie in situatia când doriti sa le modificati conexiunile deja definite, respectiv sa le copiati (in vederea unei noi definiri).

Parametrii conexiune

Selectand instructiunea Parametrii conexiune obtineti urmatoarea fereastra

In aceasta fereastra utilizatorul poate verifica corectitudinea conexiunii catre baza de date pe care utilizatorul va dori sa lucreze. Testarea conexiunii se realizeaza de la butonul . In cazul in care s-a schimbat calea catre baza de date, in campul Fisier se va trece calea corecta catre baza de date.

Arhivare date

Selectand optiunea Arhivare date obtineti urmatoarea fereastra:

Campurile Server si Denumire fisier vin implicit completate din Selectie societate. In campurile Utilizator si Parola se trec numele utilizatorului si parola cu care se realizeaza logarea la baza de date, ele vin implicit completate nu trebuiesc modificate.

In campul Denumire backup se trece calea corecta unde se va dori sa se realizeze backup-ul bazei de date. Dupa ce toate datele au fost introduse corect se apasa butonul OK pentru a se pastra salvarile din dialogul Backup baza de date.

Atentie! Verificati sa nu se lucreze pe baza de date in timpul salvarii.

Nota !

a) Va recomandam folosirea bifei Verifica backup.

b) Este indicat sa aveti creat un director "SALVARI" care sa nu se afle pe acelasi HDD cu baza de date .Deasemenea HDD pe care se fac salvarile zilnice sa difere de HDD pe care se fac salvarile lunare.Iar spatiul disponibil sa fie o data si jumatate din spatiu ocupat de baza si executabil.

Este bine ca subdirectorul din Salvari in care se salveaza datele sa fie numit sub forma<ZZLLAA>. Salvarile lunare se pot salva ulterior pe CD pentru a elibera spatiul necesar.

Atentie! meniul contine si alte instructiuni despre care vom detalia la sectiunea de Administrare, un utilizator care nu are atributii de admnistrare aplicatie, nu trebuie sa acceseze alte instructiuni ale acestui meniu.

Meniul Setari

In utilizarea curenta a programului sunt necesare setari ale unor informatii, cum ar fi data curenta a programului, gestiunea de lucru, etc. Setarea de la bun inceput a anumitor elemente in lucrul cu programul are implicatii majore. Primul pas la deschiderea programului este selectarea societatii de lucru, executand dublu clic pe campul de langa eticheta “Societatea” si selectand apoi din lista intitulata Selectie societati. Similar se selecteaza data de lucru.

Observatie ! Selectarea datei curente si a societatii de lucru in mod eronat pot conduce la rapoarte eronate (toate rapoartele au ca filtru perioada) sau la negasirea datelor deja introduse.

Printre principalele setari amintim:

Selectie societate

Instructiunea Selectie societate, afiseaza lista conexiunilor pe care le-ati definit deja si va permite in acelasi timp sa definiti noi conexiuni cu noi puncte de lucru/ baze de date. Conexiunea ii spune programului pe ce baza de date trebuie sa lucreze.

Daca societatile cu care lucrati si conexiunile cu bazele lor de date sunt deja stabilite iar dvs. doriti sa schimbati doar societatea pe care lucrati, pozitionati-va cu mouse-ul pe cea pe care doriti sa lucrati si sa executati clic pe butonul Selectie.

Pentru a defini conexiunea cu o noua baza de date executati clic pe butonul Nou.

Pentru a defini o conexiune noua, este foarte important sa scrieti corect calea catre baza de date. In exemplul prezentat baza de date se numeste 2011Q1MODEL.FDB si se afla local pe discul D, in directorul numit Baze.

In multe situatii baza de date de afla pe un server, caz in care in campul Server se completeaza numele acestuia(sau ip-ul), iar in campul Fisier trebuie completat calea catre baza de date. Dupa ce ati completat toate campurile ferestrei de conexiune, executaţi clic pe butonul pentru a verifica corectitudinea conexiunii cu baza de date.

Pe ecran vi se va afisa un mesaj care va anunta ca testul de conexiune este in regula. Executati clic pe butonul OK din fereastra de informare.

Daca doriti sa creati o societate noua, executati clic pe butonul pentru ca programul sa inceapa crearea noii baze de date. Pe ecran se afiseaza o fereastra similara celei de mai jos

In momentul cand programul a finalizat aceasta operatiune, apare fereastra de informare.

Pentru a se realiza imediat conexiunea, executaţi clic pe butonul OK. Acum in lista de societati figureaza si aceea pe care tocmai ati creat-o. Este posibil ca baza de date sa existe deja intr-o locatie, iar utilizatorul sa trebuiasca sa realizeze conexiunea cu aceasta. In acest caz executati clic pe butonul Nou, completaţi Nume, Descriere, Server, Fisier (cu calea catre baza de date), Utilizator si Parola. Verificati corectudinea conexiunii cu butonul si apoi executati clic pe OK pentru a va conecta efectiv la baza de date.

Similar, pentru a renunta la conexiunea cu o anumita baza de date, pozitionati-va pe aceasta si executati clic pe butonul Sterge. Folositi butoanele Modifica sau Copie in situatia cand doriti sa le modificati conexiunile deja definite, respectiv sa le copiati (in vederea unei noi definiri).

Setarea datei de lucru

Data curenta a programului este foarte importanta, in special in procesul de facturare, care ia ca data curenta a documentelor aceasta data. De asemenea, aceasta data este folosita la filtrarea implicita a rapoartelor si a diverselor definiri . Iata de ce este vital pentru o buna functionare a programului sa verificati daca de lucru a programului este cea corecta.

Data de lucru si gestiunea curenta se pot vizualiza usor privind bara de stare a programului.

Bara de stare este de asemenea si o posibilitate de a apela dialogul de schimbare a datei, prin dublu-clic cu mouse-ul pe data. O alta modalitate de a apela dialogul de schimbare a datei este prin selectarea comenzii Selectie data lucru de la meniul Setari.

In dialog puteti scrie direct data dorita (atentie la formatarea din Windows – daca primele doua cifre sunt ziua sau sunt luna), sau puteti apela un calendar prin care sa selectati o anumita zi. Apelarea calendarului se face fie prin apasarea tastei F2, fie prin apasarea butonului . Dupa selectarea corecta a anului, lunii sau zilei, apasati butonul sau tasta ENTER pentru a selecta data dorita. Daca doriti sa selectati rapid data curenta (data curenta din Windows), apasati butonul .

Dupa selectare verificati din nou in bara de stare daca schimbarea facuta e cea dorita de dvs.

Selectarea gestiunii

Gestiunea este o alta setare vitala pentru buna exploatare a programului. Toate operatiunile, atat cele de definiri cat si cele de operare curenta marcheaza informatiile introduse in program cu codul gestiunii.

Observatie ! Daca gestiunea nu este corect selectata in momentul operarii poate apare denaturarea grava a datelor din baza de date. Vor fi afectate in special rapoartele de stocuri. Gestiunea curenta pe care se lucreaza se poate vizualiza usor privind bara de stare a programului.

Bara de stare este de asemeni si o posibilitate de a apela dialogul de schimbare a gestiunii, prin dublu-clic cu mouse-ul pe numele gestiunii curente. O alta modalitate de a apela dialogul de schimbare a gestiunii este prin selectarea comenzii Selectie gestiune de la meniul Setari.

Prin dublu-clic pe numele gestiunii dorite sau prin clic simplu urmat de apasarea butonului OK se va selecta gestiunea de lucru dorita.

Dupa selectare verificati din nou in bara de stare daca schimbarea facuta e cea dorita de dvs.

Documente cu regim special

Completarea plajei de numere pentru documentele fiscale si evidenta documentelor tiparite, anulate sau disponibile se poate face prin comanda Setari/Documente cu regim special. La tiparirea documentelor fiscale, programul propune de fiecare data o serie si un nr. document in ordinea celor introduse de utilizator prin intermediul acestei instructiuni. Programul poate oferi si o evidenta a documentelor anulate prin intermediul ferestrei accesibile aici cu tasta (F8).

Prin intermediul rapoartelor Verificari/Verifica/Rapoarte verificare /Raport continuitate serii documente emise, respectiv Verificari/Verifica/Rapoarte verificare/ Raport continuitate serii incasari emise programul permite o mai buna gestionare a lucrului cu documentele cu regim special, in sensul ca pot fi depistate seriile lipsa sau pot fi obtinute informatii despre starea documentelor, agentul, gestiunea pe care au fost emise, etc.

Se poate folosi acest mod de gestionarea a documentelor emise, nu doar pentru documentele fiscale, ci si pentru documentele interne emise – cum sunt bonurile de consum, notele de predare in productie, notele de transfer intre gestiuni, N.I.R.-uri.

Observatie ! Completarea incorecta a plajelor de numere pentru avize si / sau facturi are ca efect tiparirea gresita a documentelor. Este foarte important sa verificati cu atentie numerele de avize / facturi care urmeaza a fi tiparite, in momentul inceperii tiparirii.

La inserarea unei noi plaje de numere vor trebui completate urmatoarele campuri:

Cod tipizat – tipul de formular pentru care se introduce plaja de numere. Se selecteaza dintr-o lista predefinta care contine diverse tipuri (avize, facturi, chitante, monetare)

Seria – seria setului respectiv de documente

Nr Start – numarul primului exemplar din plaja de numere

Serie incasare – pentru situatia cand formularul cu regim special include atat factura cat si chitanta

Nr. start incasare - numarul primului exemplar din plaja de numere pentru situatia cand formularul cu regim special include atat factura cat si chitanta

Nr Stop – numarul ultimului exemplar din plaja de numere

Data intrarii – data la care incepe sa fie folosita plaja de numere. Implicit se completeaza data de lucru a programului din momentul definirii plajei de numere

Alocat – arata ca este folosit numai de un anumit utilizator, sau pentru toti utilizatori valoarea '-1'

Data alocarii - data in care este alocata unui utilizator plaja de numere. Implicit se completeaza data de lucru a programului din momentul definirii plajei de numere

Alocat pentru – se selecteaza din lista utilizatorul caruia ii este alocata acea plaja de numere, sau valoare '-1' pentru toti. Utilizatorul este definit in program la Def/Agenti instructiunea Agenti utilizatori

Ultimul numar tiparit – ultimul numarul care a fost tiparit.

Consumat - daca setul respectiv a fost consumat, astfel el nu mai apare la tiparire in lista de documente cu regim special

Utilizator – nu se editeaza de catre utilizatori; este o informatie interna care arata ce utilizator a modificat ultima oara aceasta inregistrare

Observatie ! Daca din diverse motive s-a pierdut un formular (s-a prins in imprimanta, s-a scris de mana, etc), aceasta informatie va trebui sa fie modificata manual de utilizator. In acest camp trebuie sa apara exact acelasi numar de formular ca si cel din imprimanta, care urmeaza la tiparire.

Import date(surse externe)

Comanda este utila pentru introducerea soldurilor initiale, dintr-un fisier cu extensie xls (selectati Setari | Import date(surse externe | Contabilitate - solduri initiale).

Mai puteti face import si din formatele:dBase, MS Access Database, Xtreme Sample Database 2008

Procedura de lucru:

Vom exemplifica importul din format xls, care este cel mai raspandit. Selectati Setari | Import date(surse externe | Contabilitate - solduri initiale, bifati optiunea Dupa fisier xls.

De la pictograma folder, selectati fisierul de pe disk, care doriti sa-l importati

in imaginea de mai sus am selectat fisierul ImportSIContabilitate.xls. Dupa selectie fisierului alegeti in campul Tabela sursa sheet-ul pe care sunt datele.

1. Folositi drag&drop pentru a specifica legatura intre campurile tabelei sursa(campurile din fisierul xls) si campurile tabelei destinatie.

2. Butonul "Automat" face legatura intre campurile tabelei sursa si destinatie pe baza numelui identic al coloanelor.

3. Butonul "Sterge" sterge toate legaturile dintre campurile tabelei sursa si destinatie

4. Butonul "Seteaza constanta" realizeaza setarea valorilor unui camp selectat de utilizator cu o constanta data.

Observatie !

a) daca se doreste setarea manuala a unui camp cu o constanta ea trebuie sa fie incadrata de semnul ~ ca in exemplul "~ATTOSOFT~".

b) se poate seta um camp cu o constanta si prin apasarea tastei F2 in tabela destinatie (din dreapta).

5. Butonul "Seteaza nul" realizeaza setarea valorilor unui camp selectat de utilizator cu valoarea <NONE> (nimic). Atentie! daca se doreste setarea manuala a campului cu valoarea <NONE> se scrie in camp textul <NONE>.

Semnificatia campurilor este urmatoarea:

1. AN - Anul financiar curent pentru care se fac inregistrarile;
2. PUNCT - Punctul de lucru pentru care se fac inregistrarile;
3. SIMBOL - Simbolul contului;
4. CODBUGET - Codul bugetului/activitati pentru care se inregistreaza soldul initial. Daca nu se lucreaza cu bugete oricum vine un buget implicit '.'
5. PARTENER - Partenerul pentru care se inregistraza soldul. Acest camp este util cand nu se lucreaza cu analitice la parteneri, dar se doreste o evidenta pe parteneri. Evidenta pe parteneri rezulta din documentele inregistrate. Daca codul este cel implicit atunci inseamna ca nu este nici un partener inregistrat pe respectivul sold.
6. CODAGENT - Agentul pentru care se inregistreaza soldul;
7. CONTANTRECUT - simbolul contului in anul anterior;
8. SOLDDEBIT - Soldul pe debit al contului este soldul final al anului trecut;
9. SOLDCREDIT - Soldul pe credit al contului este soldul final al anului trecut;
10. RULAJDEBIT - Rulajul pe debit al balantei in momentul in care preluam o societate noua si nu vrem sa introducem toate documentele. Atentie! Trebuie sa introducem numai rulajul precedent fara solduri initale.
11. RULAJCREDIT - rulajul pe credit al balantei in momentul in care preluam o societate noua si nu vrem sa introducem toate documentele. Atentie Trebuie sa introducem numai rulajul precedent fara solduri initale.
12. IDUSER - Utilizatorul logat care a realizat modificarea soldului(AGENTUL)
13. SITE - calculatorul dupa care se fac modificarile in baza de date, contine: calculatorul, utilizatorul din sistemul de operare si data ultimei modificari

Nota ! aceste informatii le regasiti si daca apelati butonul de ajutor

Inchideri/Validari

Pentru o viteza mai mare de lucru, programul foloseste o tehnica de“inchidere” a lunilor in care nu se mai opereaza date; in acest fel, rapoartele preiau anumite valori (de ex.stocurile) de la o anumita data, mai exact de la data ultimei luni inchise, urmand a recalcula rulajele(intrari si iesiri) numai pentru luna sau lunile curente (lunile in care inca operati date). Efectul este de crestere a vitezei de lucru – in special la firmele cu volum mare de date. In plus, programul nu permite operarea de date intr-o luna inchisa, deci veti fi atentionat daca pe documente introduceti din greseala o data necorespunzatoare.

Din punctul de vedere al aplicatiei, lunile anului pot avea patru stari:

Validata\Inchisa – este o luna in care s-au operat datele, nu se mai opereaza si pentru care calculele de stocuri si preturi au fost deja efectuate; Valorile deja calculate pentru acea luna (mai exact pentru ultima luna inchisa din an) sunt luate ca valori de plecare in calculele realizate de program pentru lunile curente(stocuri, adaosuri comerciale, etc).

Calculata – este o luna in care se mai pot opera date fara interventia administratorului pentru a deschide luna respectiva. Din punctul de vedere al calculelor, aceste luni sunt similare cu cele inchise –au calculele deja efectuate si sunt luate ca baza in calculele efectuate pentru rapoartele curente. Daca operati un document cu data corespunzatoare unei luni calculate, aceasta trece in mod automat in starea necalculata.

Necalculata – este stare corespunzatoare lunilor in care se opereaza in mod curent date. Pentru operatiunile din aceste luni, programul recalculeaza rulajele, stocurile, preturile de cost atunci cand este cerut un raport.

In functie de starea lunii pe care v-ati pozitionat, pe dialog apare diferite comenzi:

Inchide - reprezinta comanda de inchidere a unei luni; asa cum precizam mai sus, inchiderea

presupune in mod obligatoriu calcularea lunii respective; calculul si inchiderea unei luni presupune calculul si inchiderea tuturor lunilor anterioare ei.

Invalideaza este comanda prin care o luna calculata este trecuta in starea modificata, astfel incat orice raport va recalcula si operatiunile din luna respectiva.

Redeschide este comanda prin care o luna inchisa este deschisa din nou in vederea operarii de

date. Toate lunile inchise, ulterioare lunii respective vor fi si ele redeschise. Lunile redeschise in acest mod vor fi trecute in starea calculata.

Adauga luna/zi are ca efect deschiderea unei luni sau zi in care nu s-a s-au operat inca date

(nedeschisa).Aceasta luna, impreuna cu toate lunile anterioare cu starea nedeschisa vor fi trecute in starea necalculata

Inainte de a cere programului sa execute un calcul, este important sa verificati setarile legate de recalcularea pretului pe iesiri. Bifand Set PuC (PuC – pret unitar cumparare), programul este fortat sa recalculeze ordinea descarcarcarii de gestiune (pe fiecare gestiune in parte) si eventual sa schimbe pretul de cumparare pentru marfurile de pe documentele de iesire. Aceasta modificare a pretului de cumparare pentru marfurile de pe documentele de iesire poate apare daca ati revenit in urma cu documente de intrare, sau ati vandut marfa fara a avea realizate intrarile. Principalele efecte pe care le are aceasta recalculare si “rearanjare” a loturilor sunt:

- posibile diferente ale adaosului comercial, in special daca raportul este cerut pe o perioada mai scurta;

- valoarea de intrare pe raportul Miscari / Iesiri pe documente poate sa difere, daca ati optat sa

vizualizati si coloana valoarea de cumparare;

– rapoartele balanta stocurilor, stocuri de marfa cantitativ valorice pot avea rezultate diferite inainte

si dupa aceasta recalculare;

Observatie ! Nu trebuie sa va ingrijoreze aceste diferente, care provin din “reasezarea” loturilor de intrare, cel putin atat timp cat ele se produc in luna curenta, pentru care nu s-au facut raportari financiare. Pentru lunile in care s-au facut deja raportari, este preferabil sa declarati aceste luni inchise, pentru a evita sa aveti modificari fata de raportarile anterioare. Daca din diferite motive ati selectat in mod intentionat anumite loturi de preturi, deci ati fortat o descarcare particulara, alta decat FIFO sau LIFO si doriti sa pastrati aceasta descarcare, este foarte important sa nu bifati aceasta optiune.

Inchidere luna contabilitate

Inchiderea de luna in Client-server. presupune validarea in prealabil a tuturor documentelor contabile si de gestiune operate pana in luna respectiva inclusiv.

Procedura inchiderii de luna respecta ordinea fireasca a etapelor care trebuie respectate in scopul finalizarii lunii din punct de vedere financiar-contabil.

Inchidere lunii in gestiune: in aceasta etapa toate documentele de gestiune sunt operate , calculate si validate. Daca aceasta procedura de calcul si validare se finalizeaza cu succes, luna este considerata inchisa din punct de vedere al gestiunii.

Inchiderea lunii in contabilitate: in aceasta etapa toate operate in gestiune si importate in contabilitate precum si cele operate in contabilitate sunt validate din punct de vedere al operatiunilor contabile specifice. Daca validarea se finalizeaza cu succes luna este considerata inchisa din punct de vedere

contabil.

Restrictii si reguli de operare (inserare/modificare/stergere) asupra documentelor de gestiune in luni inchise.

- Nu se pot efectua operari asupra documentelor de gestiune in luni inchise in gestiune.

- Nu se pot efectua operari asupra documentelor de gestiune in luni inchise in contabilitate.

- Nu se pot executa procedurile de operare, calcul, validare a documentelor de gestiune in luni inchise in gestiune.

- Nu se pot executa procedurile de operare, calcul, validare a documentelor de gestiune in luni inchise in contabilitate.

- Nu se pot efectua proceduri de deschidere, calculare, validare, inchidere a lunilor in gestiune daca acestea sunt inchise in contabilitate.

- Inchiderea lunii in gestiune este urmata in mod firesc de inchidere lunii in contabilitate.

- Deschiderea lunii in gestiune presupune in mod obligatoriu deschiderea lunii in contabilitate.

Restrictii si reguli de operare (inserare/modificare/stergere) asupra documentelor contabile in luni inchise.

- Nu se pot efectua operari asupra documentelor contabile in luni inchise in contabilitate.

- Inchidere lunii in contabilitate se face dupa inchidera lunii in gestiune si validarea documentelor operate atat a celor de gestiune cat si a celor contabile.

- Pentru intelegerea mai rapida a succesiunii procedurilor de inchidere a lunilor se poate schita urmatoare succesiune de etape:

Inchiderea de luna Operatiile care se executa sunt:

- Operarea, calcularea, validarea documentelor de gestiune

- Inchiderea luni in gestiune

- Export in contabilitate

- Operarea, validarea documentelor contabile

- Inchiderea luni in contabilitate

Securitate program

In acest meniu, Setari/Securitate program se pot stabili criteriile de securitate asupra datelor editate in program. Acestea sunt impartite in urmatoarele categorii:

a) Drepturi Documente/Perioada de editare

b) Administrare utilizatori,roluri,meniuri

c) Agenti pe jurnale

d) Agenti gestiuni

e) Articole contabile pe jurnale

Atentie! Lucrul cu conexiunile la bazele de date si cu elementele de securitate in program este bine sa fie atribuit doar administratorului departamentului IT. Limitarea drepturilor agentilor de a edita se poate face doar de catre administratorul de sistem si are drept scop limitarea accesului la documente si protejarea in acest fel a informatiilor si controlul asupra lucrului in program.

a)Drepturi documente/Perioada de editare ,afiseaza o fereastră de dialog similară celei de mai jos.

In partea stanga vizualizati lista cu agentii definiti anterior in program in meniul Def/Agenti instructiunea Agenti (doar cei la a caror definire nu ati bifat caseta Nu se permite logarea în sistem), iar in partea dreapta administratorul de sistem poate acorda sau revoca, dupa caz, drepturile de operare ale agentilor in aplicatie.

Selectati utilizatorul pentru care doriti sa stabiliti drepturi de editare. Setati Zile minus si/ sau Zile plus fata de data curenta, reprezentand dreptul de a edita documente cu data egala cu data curentă minus/plus numarul de ziele completat in campurile omonime.

Optiunea Editează documentele altora (utilizatori) are rolul de a da drepturi de editare utilizatorului respectiv nu doar asupra documentele intocmite de el, ci si pe acelea intocmite de alti agenti utilizatori.

Se poate stabili starea documentelor asupra carora utilizatorul respectiv poate actiona: Neoperat, Operat, Tiparit. Pozitionati-va cu mouse-ul pe tipul de document pentru care doriti sa acordati/ ridicati drepturi si executati dublu clic în campul Editează documentele in starea aferent. După clic pe butonul de selectie pentru a alege din lista derulanta starea documentelor ce pot fi editate. Acordand drepturi asupra documentelor de gestiune – parinte (ca in exemplul din imaginea se mai sus), prin bifarea cimpului Activ (dublu clic in caseta), utilizatorul primeste drepturi de operare in toate documentele din arbore - fii (de la Aviz la Rezervare stoc comanda). Programul “citeşte” mai intai selectiile fiilor si apoi pe a parintelui, de aceea nu trebuie sa mai bifati casetele fiilor pentru ca anuleaza bifarea parintelui.

In coloana Referinta puteti selecta Ziua curenta sau Luna curenta executand dublu clic in campul aferent. Astfel zilele plus si/sau zilele minus se vor seta fata de referinta aleasa. Pentru a parasi instructiunea Editare limitare agenti la editare, executati clic pe butonul Inchide. Programul va va solicita confimarea salvarii modificarilor operate. Executati clic pe butonul Da.

b) Administrare utilizatori,roluri,meniuri

c) Agenti pe jurnale

Programul facilitează restrictionarea operarii in program doar de persoane autorizate. In acest scop instructiunea de editare actiuni agenti pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare utilizator in ce jurnale si ce drepturi (adaugare/ stergere/ modificare informatii, vizualizare, stornare, validare documente) ii sunt acordate in vederea lucrului cu software-ul de contabilitate. Fereastra vizualizata este aceeasi de la meniul Def/Inregistrari contabile instructiunea Agenti pe jurnale

In partea stanga vizualizati lista agentilor care folosesc programul, iar in partea dreapta lista Jurnalelor definite

Executati dublu clic cu mouse-ul in casetele corespunzatoare jurnalului, respectiv operatiunii, pentru care doriti sa acordati drepturi utilizatorului/agentului respectiv. Butoanele permit schimbarea modului de vizualizare a listelor cu agentii si cu jurnalele definite. Executati clic pe butonul Agenti pentru a vizualiza Actiunile agentului X pe jurnale.

Executaţi clic pe butonul Jurnale pentru a vizualiza Acţiunile agenţilor pe jurnalul X.

e) Articole contabile pe jurnale

Programul facilitează restrictionarea operarii articolelor contabile in program doar pe anumite jurnale contabile. In acest scop instructiunea de editare articole pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabilească pentru fiecare articol contabil in ce jurnal/jurnale “are dreptul” sa opereze

In partea stanga vizualizati lista articolelor contabile definite in program, iar in partea dreapta lista jurnalelor. Pozitionati-va pe articolul contabil dorit si executati dublu clic cu mouseul in caseta/casetele din coloana Select care corespund jurnalului/jurnalelor in care doriti sa lucreze articolul contabil respectiv.

Proprietati societate

Meniul Setari/ Proprietati societate este destinat stabilirii de la bun inceput a modului in care se lucreaza cu programul. Setarile sunt diferentiate conform ferestrei din stanga dialogului (General, Documente, Nomenclatoare, Incasari/ Plati, etc.)

Sectiunile disponibile pentru aplicatia DataLight Enterprise MyManager sunt:

a) Date identificare proprietar cuprinde datele generale ale firmei care utilizeaza aplicatia de gestiune, date care pot fi ulterior folosite in antetul rapoartelor (in Notele de intrare receptie, de exemplu).

b) Setari generale aplicatie

Seteaza data curenta din sistem la incarcarea programului

Bifarea acestei instructiuni determina facptul ca in momentul intrarii in aplicatie, data computerului va deveni automat data curenta in program.

Mod modificare implicit setat

Aceasta instructiune o data activata, implica faptul ca nu este nevoie sa folositi F9 sau Modifica pentru a adauga sau modifica in documente. Instructiunea dezactivata asigura utilizatorul ca nu modifica involuntar.

Mod cautare cu filtrare

In momentul cand se incearca gasirea unui element dintr-o lista (de exemplu selectia unui anume partener pentru a face o filtrare in functie de acesta in lista de documente) caseta “Cu filtrare” va veni implicit bifata.

Cautare key-sensitive globala

In momentul cand se cauta o inregistrare intr-o lista, aceasta instructiune ii spune programului sa tina cont de caracterele mari sau mici. La bifarea acestei instructiuni se activeaza Key-sensitive (caractere mari/ mici sunt distincte).

Prefix import parteneri din alte aplicatii

In situatia cand anterior folosirii aplicatiei client/server, au fost folosite sistemele desktop, este prevazuta posibilitatea de a prelua in mod automat datele din acestea.

Sectiunea mai cuprinde:

Avertizari la pornirea programului - in dezvoltare

Configurare implicita pentru RAPOARTE

Font implicit rapoarte

Bifarea acestei instructiuni, activeaza o fereastra similara celei de setare a fonturilor in Windows. Astfel utilizatorii pot configura rapoartele folosite.

Module functionale

Descarcare de gestiune

Se lucreaza cu lot manual

Descarcarea de gestiune nu se mai face respectand principiul setat la Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Gestiuni, ci se alege manual lotul de marfa. Daca Se lucreaza cu lot manual – ordinea editarii documentelor este ordinea datelor calendaristice.

Cu serii de produs

Activarea lucrului cu serii e produs. Folosirea lor se justifica pentru marfuri pentru care seria de produs poate fi identificata in mod unic - pentru obiecte de folosinta indelungata frigidere, computere, televizoare, etc. pentru care, in afara de codul de bare, este utila informatia care confera unicitate produsului (in vederea acordarii garantiei de exemplu).

Modifica costul la retur furnizor

Cand programul cauta un lot din care sa descarce, daca nu gaseste un lot cu acelasi pret, descarca dintr-unul cu pret diferit (schimba CostC-ul = costul de cumparare al pozitiei, discountul pozitiei si reducerea de pe document astfel incat soldul documentului sa ramana constant).

Replicare/Puncte de lucru distribuite

Se vad date care apartin oricarui punct de lucru/ Se editeaza date care apartin oricarui punct de lucru

Sunt instructiuni care se folosesc daca se lucreaza cu aplicatia in puncte de lucru situate la distanta (de exemplu in localitati diferite). Mecanismul folosit se numeste replicare – proces prin care doua sau mai multe baze de date comunica intre ele, prin transfer de date si informatii. Sistemul de replicare consta intr-un server care supervizeaza si asigura transferul informational intre terminale. Folosirea instructiunilor “Se vad date care apartin oricarui punct de lucru”/ “Se editeaza date care apartin oricarui punct de lucru” – permite punctelor de lucru sa interactioneze.

Documente La setarea modului de lucru in sectiunea Documente, optiunile pot diferi in functie de tipul documentului (intrare, iesire, transfer). In fiecare din cele 3 tipuri de documente, se pot adauga sau renunta la un moment dat la campuri suplimentare pe antetul documentului, sau pe pozitiile din documente:

- Campuri suplimentare documente,

- Campuri suplimentare pozitii documente.

Se poate stabili modul de calcul a valorilor de pe documente: numarul de zecimale de calcul pentru preturi si valori (aceste setari se pot accesa si din meniurile de editare a documentelor – fereastra Editare optiuni calcul valori document). Numarul de zecimale de calcul setate aici poate diferi de numarul de zecimale de editare, respectiv afisare – care se stabilesc in meniul Setari/ Optiuni numere.

Optiuni calcul valori documente – se regasesc si in meniurile de editare a documentelor de intrare/ iesire, in Optiuni calcul valori document(separat pe intrari si iesiri)

Optiuni de calcul a discountului pe pozitiile documentelor

Setare care se salveaza local. Toate aceste optiuni se regasesc in meniul de editare a documentelor de iesire.

Daca se lucreaza cu casa de marcat, calculul valorilor documentului este condus de pretul cu TVA, pentru ca valoarea de pe bon sa coincida cu valoarea de pe factura.

- discountul se aplica la valoarea cu TVA rotunjita – cazul lucrului cu casa de marcat Sapel

- discountul se aplica la valoarea cu TVA nerotunjita – cazul lucrului cu casa de marcat Handy

Zona denumita Mod de lucru :

La dispozitii de livrare PUV=CostC

(pretul unitar de vanzare egal cu costul de cumparare).

Cota TVA =0 la bonuri de consum si dispozitii de livrare

In mod normal, bonurile de consum si dispozitiile de livrare nu sunt purtatoate de TVA.

Schimba discountul la vanzare

Bifarea acestei instructiuni permite operatorului de iesiri de marfa sa se abata de la discountul impus in meniul Def/Parteneri/ Clienti/Furnizori la pagina Comercial(F6) – campul "Discount implicit". Totodata se poate stabili procentul maxim in campul Discount maxim.

Schimba grupa de pret de vanzare, respectiv Schimba pretul de vanzare

Instructiuni care determina accesul operatorului la toate listele de preturi stabilite la meniul Def/Preturi/Grupe preturi de vanzare; sau permit acestuia sa modifice manual pretul propus de program (si pe care programul il “citeste” din lista corespunzatoare setata la Proprietati societate – Diverse).

Schimba PUV pentru fiecare poz.din doc. pentru gestiuni la pret de furnizor'

Face sa apara coloana Pret vanzare fara TVA in dialogul Furnizori/Documente primite.

Confirmare la tiparirea documentului

Instructiune care determina aplicatia sa solicite o confirmare a tiparirii corecte a facturii de iesire. Daca din diverse motive factura trebuie retiparita, utilizatorul nu va confirma tiparirea acesteia, programul urmand sa n-o treaca in starea tiparit. Numarul de document cu regim special propus de program trebuie urmarit si eventual modificat astfel incat sa se mentina concordanta intre hartie si computer.

Nota ! -optiune valabila pana in versiunea Q3_2009

Restrictie PUV>=PUC

Instructiune care-i indica programului ca trebuie sa nu permita o iesire de marfa la un pret inferior celui de intrare. Verificarea se face tinand cont si de discounturile aplicate, daca este cazul.

Documente/Incasari/Plati

Meniul Incasari/ Plati este in stransa legatura cu meniurile Furnizori/ Plati si Clienti/ Incasari, in lei si valuta.

Se pot seta campuri suplimentare (Agent sau Explicatii), se poate impune Repartizarea pe grupe de marfa in ordinea prioritatilor stabilite la Definiri/ Grupe de marfa/ Inregistrari/Editare prioritati grupe de marfa. Adica se poate stabili in ce ordine se realizeaza legatura intre documente de intrare/ iesire si plati/ incasari, primele fiind luate in calcul facturile avand ca pozitii de marfa, pe acelea apartinand grupelor considerate “prioritare” la plata/ incasare.

Documentele de incasare/ plata pot stinge partial soldurile facturilor : este posibil ca utilizatorul sa doreasca ca o suma platita sau incasata sa fie repartizata mai multor facturi, in sensul ca dintr-un sold al unei facturi, se repartizeaza doar o parte a acestuia platii sau incasarii respective. Daca suma de incasat este de 600 lei, iar soldul partenerului este compus din 3 facturi a cate 300 de lei, programul se poate seta astfel incat sa se repartizeze cate 200 de lei fiecarei facturi; sau 300 primei facturi, 100 celei de-a doua si 200 celei de-a treia.

Lucrul in program cu penalizarile datorate intarzierilor la platile efectuate de catre clienti, se stabileste bifand caseta Se lucreaza cu penalizari, stabilind totodata procentul zilnic de penalizare (eventual si pentru zilele nelucratoare) si numele pozitiei de pe factura a carei semnificatie va fi penalizarea.

Generare document de avans la operare document de Incasare/ Plata cu completarea Valorii minime a avansului – la operarea unei incasari/ plati, daca aceasta nu este repartizata unei facturi, iar valoarea sa depaseste valoarea minima stabilita aici, determina generarea unui document/ facturi de avans care este repartizata platii/ incasarii respective. Stabilirea valorii minime are drept scop evitarea generarii acestor documente de avans pentru orice valoare ramasa nerepartizata (care ar putea proveni de la zecimale neafisate de exemplu).

Clienti/Creditare clienti

Controlul asupra creditatii la facturare a clientilor, se poate face prin setarile: Definiri Terti/ Comercial (F6)/ Zile credit demo si Credit maxim Zile credit (F12) pe partener, pe gestiuni respectiv Creditare clienti din Proprietati societate.

Folosind optiunile din Proprietati societate, restrictiile se pot stabili pe fiecare client in parte (caz in care, pe fiecare client, in Definiri Terti/ (F6) trebuie completata limitarea creditului acestuia) sau global pentru toti clientii (sold maxim, nr. maxim zile de intarziere sau ambele).

Totodata se stabileste modul de gestionare a creditarii clientilor: interzicerea facturarii sau doar avertizarea depasirii restrictiei impuse.

Comenzi

Fata de posibilitatile oferite in meniurile Comenzi catre furnizori si Comenzi de la clienti, in meniul Proprietati societate exista optiuni suplimentare care pot impune setari implicite, inclusiv folosirea clauzelor contractuale prestabilite si salvate intr-un fisier pe disc

Nomenclatoare/Parteneri

Se poate stabili modul de lucru cu informatiile referitoare la terti.

Mod verificare cod fiscal

Verificare formala dupa cod control

Programul verifica unicitatea si nr. caractere ale codului fiscal (minim 5 caractere). Este recomandata folosirea acestei verificari pentru e evita dublarea tertilor in baza de date (si distorsionarea rapoartelor).

Nomenclatoare-Marfuri/Anvelope aici se stabilesc campurile suplimentare afisabile la definirea marfurilor. De asemenea se seteaza anumite optiuni de editare a marfurilor (lungime camp,prefix scanner, etc.)

Adaugare marfa la selectia de marfa

Folosirea acestei instructiuni face ca in cursul editarii documentelor, sa se poata defini din mers marfuri noi, fara a fi nevoie sa se intrerupa editarea documentului si trecerea mai intai prin Definiri/ Marfuri (Alt M).

Editare marfa la selectie marfa – similar, pentru modificarea caracteristicilor unei marfi din mers.

Cursul la vanzare ca maxim dintre cursul din lot si cursul datei documentului – pentru situatiile cand preturile de lista sunt in valuta, pentru a se evita situatia vanzarii la uncurs valutar mai mic decat cel de achizitie.

Contare documente gestiune

Contarea pe document si nu distinct pentru fiecare pozitie din document ar permite reducerea numarului de inregistrari din tabele, si implicit ar permite cresterea vitezei de lucru a aplicatiei.

Pentru un document din gestiune cu mai multe pozitii, in contabilitate se exporta un document cu articolul contabil si conturile aferente. Pentru fiecare pozitie de pe documentul din gestiune, in contabilitate vor fi mai multe linii/ inregistrari , corespunzatoare numarului de linii din articolul contabil folosit.

Documentele din gestiune pot fi exportate in contabilitatea in momentul operarii lor - daca se foloseste bifa Exporta documente, incasari etc. la operarea in jurnale, sau prin intermediul instructiunii Import din modulul gestiune in Contabilitate.

Se lucreaza cu contabilitatea in fiecare punct – fiecare punct de lucru are modulul sau de contabilitate.

Setarea activitatii pe documente poate fi facuta manual sau se pot folosi setarile implicite din meniul Def/Agenti respectiv Def/Gestiuni. Adica programul va asocia documentelor activitatile in functie de gestiunea sau agentul folosit.

Setari / Optiuni numere

In acest meniu se vor defini modul de afisare/ editare a valorilor din program. Optiunea are urmatorul dialog:

Se stabileste nr. de zecimale la editarea sau afisarea cantitatilor, preturilor in lei sau valuta, valorilor de pe documente in lei sau valuta,procentelor. Lucrul fara zecimale poate induce utilizatorul in eroare in anumite situatii (valoarea afisata la total factura poate diferi in aparenta de valoare obtinuta prin inmultirea cantitatii cu pretul unitar).

Meniul Op.int

Note de transfer intre gestiuni

Notele de transfer intre gestiuni se opereaza in meniul Op. Interne/Note de transfer intre gestiuni. Se adauga o noua inregistrare cu tasta INSERT (de la tastatura) sau cu unul din cele 2 butoane cu functii echivalente : si din bara de comenzi.

Se debifeaza optiunea pentru ca in urma operarii acestei note de transfer sa se genereze 2 documente: unul pe intrare pentru gestiunea destinatie si unul pe iesire pentru gestiunea sursa.

Se selecteaza gestiunea sursa – din care pleaca marfa si gestiunea destinatie –in care ajunge marfa. Daca gestiunea destinatie este una din masinile de traseu – aceste masini sunt tratate ca gestiuni mobile- se selecteaza agentul (cel ale carui comenzi sunt incarcate in acea masina) si articolul contabil este Articol nul. Daca gestiunea destinatie este una din gestiunile reale, articolul contabil este TRANSFER INTRE GESTIUNI.

Observatie ! Nu lasati necompletat campul articol contabil.

Dupa completarea articolului contabil cursorul trece pe butonul cu care se adauga pozitii de marfa in nota de transfer. Acest buton deschide lista de selectie marfa si dupa selectarea unui produs cursorul se muta in campul Cantitatea tranferata. In acest camp programul aduce cantitatea disponibila pentru transfer (adica stocul produsului din gestiunea sursa), avand posibilitatea sa modificati aceasta cantitate . Daca stocul afisat este 0 (zero) atunci campul Pret transfer fara TVA va fi tot 0 (zero).

Dupa ce se insereaza toate pozitiile de marfa , nota se incheie cu tasta F11 sau click mouse pe butonul .

Documentele generate de nota de transfer sunt vizibile in dialogul de intrari marfa – cu articolul care este si pe nota de transfer- si in dialogul de iesiri marfa cu Articol nul. Sunt marcate cu culoarea gri in lista de documente din stanga ecranului de intrari/iesiri si nu pot fi modificate in aceste meniuri.

Gestiunile de o nota de transfer nu pot fi modificate si in cazul in care alegeti gresit una din gestiuni, trebuie sa stergeti nota de transfer si sa o editati din nou .

Editarea proceselor verbale de inventar

Inventarierea marfurilor din cadrul unei gestiuni reprezinta o operatiune importanta si in acelasi timp laborioasa. Pentru ca aceasta activitate sa se desfasoare mai usor si corect modulul de inventariere din DataLight Enterprise Gestiune 3.0 executa urmatorii pasi:

Pasul 1 - se intocmesc liste (caiete de inventar) cu marfurile si materialele din gestiune care pot fi tiparite si pe care se completeaza cantitatile faptice gasite in momentul numararii/cantaririi produselor

Pasul 2 completarea de catre operator a cantitatilor faptice in caietele de inventar create mai sus; programul compara stocul faptic cu stocul scriptic (stocul scriptic se afla in memoria programului si este calculat pe baza intrarilor si iesirilor de marfa din program)

Pasul 3 se genereaza din aplicatie (in functie de setarile utilizatorului) documente de reglare de stoc care regleaza diferentele aparute la inventar.

Primele setari privind modul de lucru cu inventare se fac in meniul Setari/Proprietari societate sectiunea Inventare.

In acest dialog se pot seta:

Setari preturi pe inventar

- Preturile cu care se lucreaza in inventar; este o optiune foarte importanta deoarece procedura de inventar genereaza documente de intrare si/sau iesire care vor da nastere unor loturi noi de pret.Se poate alege:

ultimul pret (si in acest caz programul propune ultimul pret validat) sau

pretul maxim (in aceasta situatie se alege pretul maxim, chiar daca acesta nu este ultimul pret);

Preturile se pot edita cu sau fara TVA.

Optiuni generare documente

- Partener si Agentul aceste informatii vor apare pe antetul documentelor generate de inventar.

- Tip document, Seria si Articolul contabil reprezinta valorile implicite pentru documentele de reglare de stoc (pentru documentul de intrare se alege Aviz, iar pentru cel de iesire Bon de consum)

Comanda efectiva de lucru privind inventarierea se afla in meniul Op.int/Editare procese verbale de inventar. In acest dialog se introduc procesele verbale de inventar. Dupa setarea antetului (data inventarului, seria si nr. caietului de inventar, gestiunea, membrii comisiei de inventariere) se foloseste butonul . Acest buton permite stabilirea urmatoarelor date:

- Tipul de inventar:

Inventar global - se inventariaza toate produsele din gestiunea respectiva si documentele generate vor afecta stocul tuturor produselor selectate

Inventar partial - se pot selecta doar o parte din marfurile din wizard-ul de selectie marfa si in urma generarii documentelor de inventar doar stocul acestor marfuri va fi afectat

- Mod generare document - pe intrare, pe iesire sau dupa semn (in aceasta situatie se genereaza un document pe iesire pentru minusurile de inventar si un document pe intrare pentru plusuri);este recomandat sa se lucreze cu documente generate pe iesire astfel incat programul sa gaseasca un lot de pret din care sa faca descarcarea

- Doc diferenta-stoc initial - documentul de inventar care regleaza stocul rezulta ca diferenta dintrw stocul faptic si cel scriptic sau stocul faptic din inventar devine stoc initial pentru gestiunea respectiva

- Membri comisiei de inventariere -

Daca sunt generate documentele de reglare de stoc si se doreste revenirea asupra inventarului (corectii in caietele de inventar dupa o noua numaratoare/cantarire) ele se pot sterge cu butonul din sectiunea Documente generate

Pentru a aduce marfurile in caietul de inventar setat cu pasii de mai sus se foloseste butonul . Astfel pe ecran apare lista de selectie marfa cu urmatoarele filtre: Punct lucru, Grupa de marfa, Producator, Grupa contabila, Tip marfa, Lista de pret, Locatie magazie. Fiecare dintre aceste filtre este util operatorului ca sa realizeze caiete de inventar usor de folosit pentru cei care inventariaza pe teren; in cazul unui inventar partial aceste filtre folosesc la restrangerea listei de cautare a marfurilor care vor fi inventariate.

Stocul afisat in caietele de inventar se selecteaza tot in acest ecran de selectie marfa si poate fi:

- Stoc la data inventarului

- Lotul la data inventarului

- Stocul curent (cu optiunea stoc curent diferit de zero)

- Lotul curent

Dupa ce se stabilesc conditiile de selectare a marfurilor se foloseste butonul (sageata circulara de culoare verde) si apoi cu butonul se aduc marfurile in caietul de inventar.

Nota ! Optiunea Grupare pozitii marfa dupa denumire face ca marfurile selectate in caietul de inventar sa fie aranjate in ordine alfabetica (pentru usurinta cautarii de catre persoana care face inventarul pe teren)

In ecranul de definire a proceselor verbale de inventar exista in partea stanga filtrele (consacrate) de cautare a acestora:

punctul de lucru,

data inventarului,

gestiunea pe care s-a facut inventarul,

marfa.

Dupa efectuarea inventarului faptic se introduc in aceste caiete de inventar cantitatile reale (pe coloana cantitate) si se poate trece la etapa urmatoare si anume generarea documentelor de reglare de stoc.

Generare corectii procese verbale de inventar

In meniul Op.int/Generare corectii procese verbale de inventar se pot vizualiza initial diferentele de inventar folosind butonul .

Aveti urmatoarele optiuni pentru filtrare:

Afiseaza doar diferentele - util cand inventarul este global

Doar linii de total - implicit bifat, daca este debifat va afiseaza pentru fiecare marfa loturile

Trece documentele generate in starea operat - implicit bifat, la generarea documentelor de diferenta acestea vor trece in starea "Operat"

Diferentele dintr-un inventar se pot vizualiza si in Raport procese verbale de inventar cantitative din meniul Rapoarte-Operatiuni interne.

Pantru generarea efectiva a documentelor de diferenta apelati butonul

Inventariere cu dispozitivul de citire PT630

De amintit: Modulul de inventariere permite si lucrul cu dispozitive de inventariere. In Proprietati societate la pagina Dispozitive de citire se poate bifa optiunea de lucru cu dispozitivul PT630. Dispozitivul de citire PT630 se incarca cu nomenclatorul de marfuri (marfuri care trebuie definite cu coduri de bare in aceasta situatie) cu comanda Export PT630 din meniul Inregistrari din fereastra de definire marfuri.

Se inventariaza marfurile pe teren cu ajutorul acestui dispozitiv scanand produsele si inregistrand cantitatea gasita. Cantitatile inregistrate in dispozitivul PT630 se insereaza intr-un caiet de inventar cu comanda Import pozitii din PT630 din meniul Inregistrari din ecranul de definire a proceselor verbale de inventar.

Dupa aceasta operatiune se continua inventarul cu generarea raportului de diferente si a documentelor de reglare de stoc.

Scrisori de confirmare sold furnizori/clienti

Generalitati

Scrisorile de confirmare sold reprezinta o modalitate de verificare a creantelor comerciale cu partenerii (clienti si furnizori). Ele nu constituie somatie la plata. Solicitarile de confirmare trebuie sa fie intocmite intr-o maniera clara si concisa, pentru a se asigura intelegerea de catre partenerul-respondent.

Informatiile solicitate privind confirmarea soldurilor de catre partile implicate, se refera la perioda de la inceputul anului curent pana la data dorita de utilizator.

Procedura de lucru

Informatia se obtine sub forma unui raport care se executa din meniul Op. Int. instructiunea Scrisori confirmare sold clienti, respectiv Scrisori confirmare sold furnizori.

Raportul furnizeaza soldurile clientilor/furnizorilor plus un mecanism de selectare, filtrare, tiparire si expediere prin posta electronica a scrisorilor de confirmare a soldului.

Fereastra care se deschide ofera urmatoarele filtre:

Agentul din parteneri - se refera la agentul din definiri partenerilor.

Data - reprezinta data la care se executa raportul, de exemplu inventarierea la sfarsitul anului precedent.

Limitare sold - se trec valorile pentru soldul minim si maxim afisat.

Zile depasire scadenta - procent depasire zile implicite scadenta. Se porneste de la campul completat la Def./ Parteneri, pagina Comercial(F6).

Nr. inregistrare - camp in care se introduce un numar de inregistrare. Apoi acesta se completeaza automat pentru toti parteneri cu numere de inregistrare pornind de la cel introdus si incrementand de fiecare data cu 1.

Formular - reprezinta calea catre formularul de tiparire a scrisorilor. Formularul trebuie sa fie un fisier cu extensia RTF sau eml.

Nota ! in directorul aplicatiei, in subdirectorul Modele formulare aveti fisierul ScrisoareConfirmareSoldClienti.rtf ca exemplul. El poate fi modificat si adaptat cerintelor dumneavoastra.

Coloanele afisate in raport:

Nume partener - se va afisa numele partenerului.

Cod partener - se va afisa codul partenerului.

Sold - reprezinta soldul partenerului fara sold negrativ si fara sumele nerepartizate

Sold negativ - reprezinta soldul facturilor de retur sau cu minus.

Sume nerepartizate - reprezinta sumele care sunt incasate pe partenerul respectiv, dar nu s-au repartizat pe facturi de marfa sau servicii.

Sel - bifa de selectie a partenerului respectiv. La executia raportului, este implicit pusa la executia raportului pe partenerii al caror sold nu include sume din incasari/ plati nerepartizate pe facturi, sau efecte comerciale de asemenea nerepartizate.

E-mail - adresa de e-mail a partenerului

Coloanele Zile scadenta implicite si Zile scadenta depasite se afiseaza doar daca este completat campul Zile depasire scadenta (%).

Observatie ! - rotunjirea se face matematic in cazul cand numarul de zile din calcul rezulta cu virgula. (In exemplul prezentat 40% din 7 este 2,8, iar in raport se afiseaza 3 - pe coloana Zile scadenta depasite).

Pentru a putea afla ce variabile se pot folosi in formularul de tiparire apelati butonul care va deschide fereastra

Pentru ca cecurile si biletele la ordin neconfirmate, plus avansurile nefacturate trebuie sa apara in mod evident pe scrisoarea de confirmarea sold, astfel incat utilizatorul sa poata stabili cat mai corect componenta soldului clientului se utilizeaza variabile:

<TotalAvansuriNefacturate> - Totalul avansurilor de facturat

<ListaAvansuriDeFacturat> - Lista facturilor de avans cu sold de facturat

<SoldDeIncasat> - Soldul cu C.E.C./B.O. Incasate

<SoldCuCECNeincasat> - Soldul clientului-furnizorului (include si CEC-urile neincasate)

<ListaFacturiSold> - Lista facturilor in sold (soldul include si CEC-urile neincasate)

Aceste variabile se vor folosi doar pentru formularul de tiparire.

Trimitere scrisori confirmare

Trimiterea scrisorilor de confirmare sold catre parteneri se poate face:

- a) prin posta pe baza unei scrisori

- b) pe e-mail

a)trimiterea prin posta,

1. Se selecteaza in campul Formular tiparire - calea catre formularul de tiparire a scrisorilor.Formularul trebuie sa fie un fisier cu extensia RTF.

2. se tiparesc la imprimanta scrisorile. Tiparirea se executa din butonul . La trimiterea scrisorilor la imprimanta, acestea sunt trimise initial prin Open Office sau Microsoft Office Word, in functie ce aveti instalat pe calculatorul respectiv.

b) trimiterea pe e-mail

1. In meniul Setari/Proprietati societate la sectiunea Servere in partea dreapta la Configurare cont de server de e-mail(pentru mesajele trimise de sistem) se va completa:

Utilizator SMTP - se completeaza numele contului pentru autentificare.

Parola utilizator - parola pentru contul introdus

Nume server SMTP - numele serverului SMTP, ex:smtp.gmail.com

Port server SMTP - valoarea implicita standard este 25. Pentru Google este 587

Adresa retur - se paote completa in formatul standard nume@domeniu.com sau "Nume de afisat" <nume@domeniu.com>

Trimite copie la BCC - toate e-mailurile vor fi trimise spre arhivare la aceasta lista de conturi. In principiu se trec un cont administrativ care va fi importat in modulul de arhivare e-mail-uri

Nota ! Daca se foloseste o adresa de Google mail se poate completa doar utilizatorul SMTP si parola de autentificare. Aveti nevoie de biblioteca OpenSSL pe care o puteti descarca de la adresa htpp://www.openssl.org/

2. Crearea fisierului eml. Daca nu doriti sa folositi modelul va puteti crea propiul fisier eml astfel: in aplicatia Outlook Express(sau alta aplicatie de e-mail) se va face copy-paste la continutul formularului de confirmare sold cu extensie rtf, apoi din meniul File\Save as se va salva eml-ul pe un calculator la o locatie aleasa de catre utilizator.

3. Se selecteaza in campulFormular email - se selecteaza calea catre formularul EML de generare si expediere a e-mail-urilor catre parteneri.

4. Se folosesc butoanele care au urmatoarea semnificatie:

- modifica direct pe raport adresa de e-mail a partenerului pe care se afla cursorul, fara a mai necesara completarea lui in meniul de definire a partenerilor. Daca modificati adresa de e-mail direct in acest dialog, la trimiterea efectiva va aparea fereastra de confirmare care va intreaba daca doriti sa actualizati adresa de e-mail si in Def/Clienti/Furnizori

- trimite scrisorile de confirmare sold prin e-mail

se apeleaza cel de al 2 lea buton.

Daca parteneri dumneavoastra nu au adresa de e-mail completata in bara de stare(de jos)va apare mesajul: "Nu este completata adresa de email la partenerul: "ALEX & MARIUS COM S.R.L."!"

De amintit: - pentru a putea trimite scrisorile pe e-mail la parteneri trebuie sa achizitionati utilitarul SendMail.exe

Cheia de verificare: soldul tiparit din acest meniu trebuie sa fie acelasi cu soldul partenerului din Fisa clientului si Facturi de incasat (atentie la setarea referitoare la avansurile neinchise cu facturi de marfa sau servicii).

Meniul Def

Modul de definire elementelor din aceasta sectiune este foarte important intrucat acestea se regasesc in codificarea altor elemente precum documente, parteneri etc. Este foarte important sa nu stergeti sau sa schimbati codurile si denumirile elementelor daca deja s-au facut inregistrari in baza de date sau ati atribuit deja aceste coduri.

In prima parte a manualului vom prezenta modul de definire a principalelor notiuni necesare in program. Aceste notiuni sunt:

· definirea cotelor de tva,la care vor fi ascociate toate marfurile

· tipuri de documente, documentele care vor fi folosite in lucrul cu programul(facturi,solduri initiale, avize, formulare)

· tipuri de documente incasari/plati, documentele pe care se vor face incasarile si platile(cecuri,operatiuni numerar,operatiuni banca)

· Centre de profit si pierdere, unde se vor defini punctele de lucru, gestiunile,centrele de descarcare, activitatile/bugetele, resurse/bugete, centre de profit si pierderi.

· definirea planul de conturi, unde se vor defini conturile cu care lucram in gestiune.

· definirea Inregistrari contabile, unde se vor stabili variabile globale cu care vom lucra in articolele contabile,articolele contabile,agentii pe jurnale,categorile de jurnale si jurnalele contabile.

· definiri marfuri/servicii, unde se vor defini grupele contabile,grupele de marfa,categoriile de facturare,marca marfi, marfurile.

· definirea preturilor, unde se vor defini listele de preturi pe gestiuni.

· definirea partenerilor,unde se vor defini caracteristicile partenerilor si lista CAEN,aici sunt si elemente predefinite din program.

· definirea valutelor, unde se vor definit valutele cu factorul de conversie

· definirea cursului valutar care se poate actualiza direct prin conexiune la intenet.

· definirea semnaturilor.

Definirea cotelor de TVA.

In program se pot defini 6 cote de TVA si data de cand acestea intra in aplicare.

Nota ! Este important bifarea casetei Folosita pentru ca acea cota sa fie utilizabila pe documente.

Definirea tipurilor de documente gestiune/Tiparirea documentelor de gestiune

In acest meniu se definesc toate tipurile de documente cu care se va lucra in gestiune. Meniul este impartit in trei pagini:

- Editare(F5),

- Articole contabile(F6)

- Optiuni tiparire(F7).

Pagina Editare(F5): Pentru adaugarea unui document nou se va apasa pe butonul de adaugare,dupa care se va alege tipul de document, codul acestuia, seria si numarul implicite, numele documentului si codul documentului tipizat.

Daca se lucreaza cu formulare tipizate atunci seria si numarul se vor intoduce la Setari/ Documente cu regim special, unde se vor introduce seria, numarul de start si numerul de stop.

In sectiunea Formulare tiparire se va selecta calea catre fisierul in care se gaseste formularul pentru tiparirea documentului. Pentru a selecta acel fisier se va apasa butonul de deschidere folder care va deschide un dialog din care se va selecta fisierul cu extensia ini dorit. Formularul de tip ini simuleaza factura reala (campurile din documentul tipizat se regasesc in acest formular). Formularul de tiparire doi se configureaza atunci cand pentru un document avem nevoie de doua formulare de tiparire (de ex. factura si chitanta)

Optiunea Fiecare utilizator are carnet de documente se activeaza atunci cand fiecare utilizator lucreaza pe un set diferit de documente (facturi,avize, bonuri consum, etc.). Alocarea carnetelor de documente pe utilizatori se face din Setari/ Documente cu regim special.

Optiunea Tiparire preturi in valuta serviciului se activeaza atunci cand se emit documente in valuta. In sectiunea Optiuni de calcul a valorilor pozitiilor documentelor se alege optiunea pentru rotunjirea valorilor de pe acest tip de document.

Aceasta oportunitate este disponibila si in ferestrele de editare a documentelor, la Editare optiuni calcul valori document

La sectiunea rotunjiri se opteaza pentru una din variantele de mai sus dar se poate face si direct in pagina de editare a documentelor. In momentul in care pentru un anumit document se doreste modificarea modului de calcul se selecteaza butonul care permite setarea modului de calcul

Pagina Articole contabile(F6): Aici se atribuie articolele contabile ce se folosesc pe acest tip de documente. Se atribuie un numar redus de articole (nu toate din lista) pentru a usura selectarea articolului dorit pe document.

Articolele contabile se atribuie separat pe documentele de iesire si pe documentele de intrare. Daca documentul definit aici se foloseste si pentru documentele de intrare si pentru documentele de iesire atunci in sectiunea Documente de intrare se va alege articolul contabil specific documentelor de intrare si in sectiunea Documente de iesire se va selecta articolul contabil pentru iesirea de documente.

Articolele atribuite aici vor aparea in listele derulante (ex: vezi la Incasari/Plati – Tip incasare/plata).Tot aici se selecteaza un articol contabil implicit pentru tipul de document.

Pagina Optiuni tiparire(F7):

Tratarea rotunjirilor

Modul de tratare a rotunjirilor se poate face diferentiat pe intrari sau pe iesiri. Calculul la preturi poate fi la un anumit nr. de zecimale si valorile la altul.

Tiparirea centralizat pe formular

In meniul Clienti-> documente clienti, la fulger exista comanda; Mod tiparire pe formular Modul de tiparirea poate fi selectat implicit si la definiri tipuri de documente.

Tiparirea delegatului

La tiparirea delegatului intalnim urmatoarele situatii:

- daca nu se gaseste nimic completat la Definiri/ Parteneri/ Reprezentanti – sa ia din header Agent si Masina (fara sa mai trebuiasca folosit butonul Delegat)

- daca e completat la Definiri/ Parteneri/ Reprezentanti sa ia de acolo Delegat si Masina (fara sa mai trebuiasca folosit butonul Delegat)

- daca este folosit butonul Delegat din Iesiri, implicit sa vina completat primul din lista de la Editare parteneri pagina Reprezentant cu masina lui. Daca userul doreste, poate sa schimbe Reprezentantul si automat se completeaza masina asociata lui din Editare Parteneri.

- daca in plus se pune bifa « Selectie din agentii proprii » sa nu se mai completeze nimic implicit la Agent si Masina si userul isi selecteaza intai agentul propriu. Daca acesta e asociat si ca sofer unei masini in Editare masini proprii, sa i se completeze automat masina de acolo. Daca nu e si sofer, masina trebuie selectata de user.

Definirea punctelor de lucru:

Punctele de lucru sunt reprezentate dintr-o gestiune sau un grup de gestiuni situate intr-o anumita locatie (de ex. o firma poate functiona cu puncte de lucru diferite in localitati diferite). Aici exista doua pagini cu informatii ce trebuiesc configurate:

- Definire(F5)

- Conexiune server SQL(F6).

Pagina Definire(F5): Daca folosim mai multe puncte de lucru si o baza ne vom defini fiecare punct de lucru si tipul de program cu care se face conexiunea. Pentru adaugarea unui nou punct de lucru se va apasa pe butonul Nou, apoi se vor completa campurile aferente.

Tip punct lucru este destinat stabilirii clare a modului de conexiune cu punctul de lucru respectiv. Astfel conexiunea se poate face cu:

- un punct de lucru local,

- Remote DataLight (cu un punct de lucru aflat undeva la distanta, prin aplicatia CRM),

- Remote VanzPos 2.0 sau 3.0 (conexiune cu un punct de lucru aflat la distanţa prin intermediul aplicatiei VanzPos – aplicaţie destinata vanzarilor directe din magazin sau depozit cu facturare rapida din puncte multiple).

Adresa punct de lucru se va trece calea catre punctul de lucru(ip extern,sau

numele calculatorului daca se lucreaza local).

Procent consolidare – reprezintă procentul participaţiilor stabilit pentru punctul respectiv, in cadrul afacerii respective. Fiecare dintre puncte participa la desfasurarea activitatii economice cu resurse si beneficiaza in final de o parte a rezultatului economic. Pentru fiecare punct de lucru se stabileşte astfel procentul de consolidare care va fi egal cu procentul cu care acesta participa in cadrul activitatii economice.

In campul Procent consolidare se va trece procentul pe care il are punctul de lucru in balanta consolidata din contabilitate.

Grupa pret implicita se alege grupa de pret cu care va lucra programul implicit pe punctul

de lucru respectiv.

Pagina Conexiune server SQL(F6): Pe aceasta pagina se configureaza serverul in felul urmator:

- in campul Server-baza de date se trece calea catre serverul pe care se afla baza de date.

- in campul Nume de logare se trece numele utilizatorului cu care punctul de lucru se va conecta la baza de date.

- in campul Parola de logare se trece parola utilizatorului cu care punctul de lucru se va conecta la baza de date.

Definirea gestiunilor

Gestiunea este o entitate cu stoc cantitativ sau cantitativ/valoric propriu. Rapoartele de stocuri se pot obtine pe fiecare gestiune in parte sau pe toate gestiunile cumulat. In orice moment se poate stie cantitatea existenta dintr-o anumita marfa si in ce gestiune se afla aceasta. In dialogul de inserare a unei noi gestiuni se precizeaza codul si numele acesteia.

La inserarea unei gestiuni trebuie sa selectam tipul de gestiune (depozit, magazin) si modul de descarcarea a acesteia. Tot aici vom seta modul de lucru cu stocuri negative.

Nota ! Alegerea tipului de gestiune si a metodei de descarcare vor influenta modul de lucru si reflectarea in contabilitate, respectiv valorile din conturi. Schimbarea metodei de descarcare si a tipului gestiunii nu trebuie facuta in decursul unui execitiu financiar, ci doar la inceputul anului fiscal.

Mod operare cu loturi negative/ Mod operare cu stocuri negative

Sunt instructiuni similare celor existente in aplicatia de gestiune desktop, care asigura utilizatorului controlul in privinta lucrului cu loturi si stocuri negative. Variantele posibile sunt Interzicere/ Avertizare/ Liber. Interzicerea lucrului pe stoc negativ se refera la stocul curent (reprezinta suma tuturor documentelor editate pana in momentul respectiv).

Ex. – operez o nota de transfer intre gestiuni, si la un moment dat ii modific data, trecand-o intr-o luna anterioara. Stocul curent in acea luna anterioara va fi negativ, iar cum eu am interdictie la lucrul cu stoc negativ, se va crea un lot negativ.

Daca am interdictie si pentru lucrul cu lot negativ, inseamna ca iesirea/ transferul din luna anterioara nu poate fi operata. Se poate ajunge intr-o situatie fara iesire. Pentru a o rezolva, se anuleaza interzicerea de lucru cu lot negativ, se da un calcul si se activeaza apoi din nou interzicerea.

Definirea Centre de descarcare:

Centrele de descarcare reprezinta un grup de gestiuni sau de puncte de lucru, pe care descarcarea de gestiune opereaza unitar. In acest meniu se definesc centrele in care se va efectua descarcarea de gestiune .Aici vom seta modul de lucru cu loturi negative.

Nota ! : Daca la definirea gestiunilor s-a ales un alt centru de descarcare programul nu va tine cont de metoda aleasa pentru descarcarea de gestiunii definite, ci va tine cont de metoda de descarcare a centrului de descarcare.

Definirea Activitati/Bugete:

Aceasta aplicatie de gestiune permite societatilor comerciale care au o activitate structurata pe diverse activitati, sa tina o evidenta separata din punct de vedere managerial, contabil si al gestiunii. Spre exemplu o societate poate presta servicii si poate desfasura si activitate de comert. Cele 2 pot fi definite ca activitati distincte, iar in continuare rapoartele pot fi filtrate pe fiecare din acestea. Informatia poate fi obtinuta si per ansamblu daca se renunta la filtrare pe activitati. Fiecarei activitati i se poate stabili un buget si se pot controla veniturile, stabilindu-se astfel profitabilitatea ei. Managerul poate decide ca una din activitati este neprofitabila, decide s-o reorganizeze sau renunta la ea. Activitatile definite aici se folosesc la definiri Resurse/Bugete.

Definirea Resurse/Bugete

In acest meniu se repartizeaza resursele pe activitati. De exemplu parcul auto este folosit in proportie de 85% de activitatea de vanzari si 15% pentru distributie. Butonul Verifica procente aduna procentele pe care le are fiecare activitate si suma lor trebuie sa fie 100.

Definirea centrelor de profit si pierdere

Programul permite urmarirea desfasurarii activitatii economice atat pe puncte de lucru, activitati cat si pe centre de profit (care pot include mai multe puncte de lucru sau mai multe activitati/ gestiuni/conturi, ce sunt “declarate” de utilizator ca facand parte din acelasi centru de profit). Pentru definirea unui centru de cost apasam pe butonul de inserare pentru a se activa campurile din partea stanga.

Nume centru cost: se va trece numele/codul centrului de profit.

Tip centru cost: se alege tipul centrului din punct de vedere daca reprezinta: cheltuiala, venit, sau ambele.

In a partea de jos a dialogului se regasesc patru taburi(pagini) prin intermediul carora se poate configura centrul de profit, astfel:

- Activitati(F5): se definesc activitatile care fac parte din centrul de profit. Activitatile se vor selecta dupa cod.

- Gestiuni (F6): In aceasta sectiune se definesc gestiunile care fac parte din centrul de profit. Mai multe gestiuni pot apartine aceluiasi centru de profit, in schimb gestiunile trebuie sa fie toate la fel (depozit sau magazin).

- Conturi(F7): Daca dorim sa folosim analiticele drept centre de profit, in aceasta sectiune se aleg conturile.

- Puncte(F8): Aici se stabilesc punctele de lucru care fac parte dintr-un centru de profit.

Nota ! : Cand definim centrele de profit trebuie sa completam numai o pagina din cele patru,in functie din ce dorim sa fie format centrul de profit (numai din activitati, gestiuni,conturi sau puncte de lucru).

Definirea planului de conturi

Planul de conturi are menirea de a transpune informatiile din gestiune in contabilitate. Stergerea conturilor folosite conduce la probleme la exportul din gestiune in contabilitate. Meniul de definire a conturilor contine doua pagini:

- Definiri(F5)

- Analitice(F6).

Pagina Definiri(F5): Planul de conturi vine completat deja cu o parte din conturile sintetice. Daca dorim sa adaugam un cont sintetic sau analitic se va apasa pe butonul de inserare pentru a se activa campurile din dialogul din stanga.

Simbol cont: se va introduce simbolul contului,putem defini cont sintetic sau analitic.

Titlu contului: se va introduce denumirea contului.

Tipul contului: se alege tipul de cont: activ, pasiv sau bifunctional.

Se stabileste daca este Cont de tip total. In continuare se vor alege atributele contului: carui tip de balanta apartine si nivelul contului(analitic,sintetic).

Nota ! Este importanta alegerea tipului de balanta corect, de ex.: daca contul este selectat pe tip balanta – in afara bilantului – el nu va aparea la tip balanta – bilant. In sectiunea Folosite la inchiderea de an se va stabili daca contul isi va schimba simbolul in anul urmator sau daca acesta se va inchide pe bugetul implicit.

Pagina Analitice(F6): In acest dialog se configureaza conturile analitice. Daca dorim ca programul sa genereze automat conturile analitice, se va bifa optiunea Cu conturi analitice automate'. Daca se doreste generarea analiticelor cu punct se va activa optiunea Analiticul contului se genereaza cu punct.

Definirea inregistrarilor contabile

In aceasta meniu putem face urmatoarele definiri:

1. Variabile articole contabile

2. Articole contabile pe jurnale

3. Agenti pe jurnale

4. Categorii de jurnale

5. Jurnale contabile

6. Variabile globale

Variabile articole contabile

Variabilele contabile sunt variabile ce pot fi folosite la definirea ulterioara a articolelor contabile. Pot fi de tipul: Suma, Cont, Partener, Agent sau Banca.

Pentru a introduce o noua variabila contabila, se apasa butonul Nou, atunci cand sunteti pozitionati pe lista de documente din stanga (titlurile listei sunt scrise cu culoarea roşie). In partea din dreapta a dialogului se activeaza campurile cu informatiile despre documente, in asteptarea datelor noii variabile. Introduceti de la tastatura Nume variabila si Descriere. In campul Tip selectati tipul variabilei din lista derulanta care se afisează pe ecran (Suma, Cont, Partener, Agent, Banca)

Articole contabile

Articolele contabile sunt elemente care “poarta” informatia din gestiune in contabilitate. Din motive de securitate si pentru a usura lucrul in program, articolele contabile pot fi asociate anumitor utilizatori. Similar articolele contabile pot fi asociate anumitor jurnale contabile, astfel incat este usurata operarea (prin faptul ca utilizatorul nu trebuie sa aleaga dintr-o lista foarte lunga de articole). Pentru definirea de articole contabile altele decat cele predefinite se foloseste fereastra Editare articole contabile:

Dialogul este alcatuit din 3 sectiuni:

· Lista articolelor contabile deja definite, in partea stanga

· Datele documentului selectat din lista, in partea dreapta

· Continutul articolului contabil.

Introduceţi de la tastatura informatiile referitoare la Cod articol si Nume articol. Executati clic cu mouse-ul pe butonul Selectie din dreapta campului Variabile citite si selectati variabila/ variabilele din lista derulanta care se afiseaza pe ecran (variabile contabile pe care le-ati definit anterior si care vor fi folosite la generarea articolului contabil respectiv). La Tip articol, stabiliti daca acesta este de gestiune, contabilitate, etc.

Introduceti formula de calcul a articolului contabil respectiv prin completarea coloanelor tabelului din fereastra dreapta jos – contul care se debiteaza, contul care se crediteaza si expresia propriu-zisa de calcul. Corectitudinea acestei definiri de articol contabil determina corectitudinea operarii in gestiune. Aveti grija sa stabiliti expresia de calcul la definirea fiecarui articol contabil (in caz contrar, articolul contabil desi este definit, nu veti putea inregistra sumele in conturile din debit si din credit).

Pe coloana Var. este bine sa se selecteze numele variabilei corespunzatoare, pentru ca acest lucru va fi util in modulul contabilitate la definirea si folosirea rapoartelor externe definite de utilizator la Definiri/ Configurare rapoarte contabile (spre exemplu Jurnalele de TVA de vanzari si cumparari).

Nu se anuleaza articolele contabile care au fost deja folosite (intrucat au fost introduse inregistari care au folosit aceste articole). Daca definiti articole contabile care pot folosi mare parte din informatia deja introdusa la definirea altor articole contabile, pentru a economisi timp, executati clic pe butonul Copie.

Butonul va permite sa realizati selectia articolelor contabile pe jurnale. Executand clic pe el obtineti urmatoarea ferestra de dialog:

Din lista de jurnale (aflata in dreapta ferestrei de dialog) selectati-le pe acelea care vor folosi articolul contabil pe care tocmai îl definiti. Selectia se face prin intermediul sagetilor de culoare verde (folositi sageata dubla daca doriti sa selectati toate elementele din lista), obtinand in final in dreapta ferestrei lista de jurnale care folosesc articolul contabil respectiv. Finalizati executand clic pe butonul OK.

Daca doriti sa abandonati operatiunea de selectie a articolelor contabile pe jurnale, executati clic pe butonul Renunta. Evetualele modificari, in sensul de-selectarii anumitor jurnale care folosesc articolul contabil respectiv, se fac folosind sagetile verzi in sens contrar.

Campul Cost este destinat facilitării activitatii firmelor mari de contabilitate pentru care poate fi utila atribuirea unei unitati de cost/ efort fiecarui articol contabil. Atribuirea unei unitati de cost/ efort fiecarui articol contabil (spre exemplu unitatea de cost poate corespunde la 2 minute de editare de text) se face în vederea stabilirii cu usurinta a costurilor finale de tinerii a contabilitatii pentru terti, in functie de complexitatea activitatii lor economice (costuri finale obtinute prin inmultirea unitatii de cost per articol contabil cu numarul de articole contabile de costul respectiv, si însumarea in cele din urma a produselor matematice obtinute).

Definirea marfurilor si servicilor

Definirea marfurilor si serviciilor este una din etapele esentiale ale lucrului cu aplicatia. Dupa inceperea lucrului cu aplicatia nu mai sunt permise modificari esentiale asupra marfurilor. Marfurile la care s-a renuntat pe parcurs nu se sterg, ci li se bifeaza caseta Marfa curenta nu este utilizata. In meniul de definire a marfurilor sunt vizibile acele campuri care au fost anterior activate la maniul Setari /Proprietati societate sectiunea Nomenclatoare /Marfuri. Deci administratorul de sistem poate permite/interzice utilizatorilor obisnuiti sa vizualizeze/intervina asupra anumitor informatii.

Chiar daca ati completat informatii intr-un camp, dupa care dezactivati acel camp – informatia este doar “ascunsa”; programul a salvat-o si tine in baza de date toate informatiile introduse.

Campurile care vin implicit vizibile sunt:

Cod marfa reprezinta codul de marfa, asa cum il regasiti pe factura furnizorului, sau cu codificarea stabilta de dumneavoastra.

Nume marfa numele marfii, al produsului.

Grupa reprezinta grupa de marfa, in care se incadreaza marfa/produsul. Este util sa incadrati marfurile in grupe pentru obtinerea rapoartelor de analiza.

Valuta implicita este folosit in stabilirea listelor de preturi de vanzare (pentru gestiuni la pret de intrare). Acest aspect este tratat pe larg intr-un capitol separat.

UM este utilizat pentru stabilirea unitatii de masura. Se pot alege doua optiuni de afisare a cantitatii de marfa pe documente:

UM = C*UM_set (unitatea de masura este formata din numarul de cantitati inmultit cu cantitate set. Ex: bax=12*buc)

UM*C = UM_set (unitatea de masura inmultita cu cantitatea formeaza Unitatea de set.Ex.buc=1/12*bax)

Tip marfa se alege din lista tipul de marfa : marfa, serviciu, materiale, materii prime, etc. In functie de aceasta imparire a marfurilor puteti face filtrari in rapoartele de analiza. Pentru cei care lucreaza cu modulul de contabilitate acest camp se poate introduce in conditia de calcul astfel(exemplu):

daca Tip marfa=Marfa se calculeaza Pret vanzare * Cantitate

daca Tip marfa=Materiale consumabile se calculeaza Pret cumparare * Cantitate

Rolul campurilor Stoc de avertizari si Stoc comanda este de a avertiza atunci cand marfa a ajuns la un stoc critic si de a sugera o cantitate optima in momentul editarii unei comenzi la furnizor.

Marfa curenta nu este utilizata se bifeaza cand nu mai dorim sa utilizam aceasta marfa. Prin bifarea optiuni marfa nu mai apare in dialogurile de editare, in schimb apare in continuare pe documetele emise si se pot obtine raportari pe perioade anterioare. Optiunea este vizibila pentru utilizatori cu drept de administrare program.

Optiunea Marfa curenta se exporta la casa de marcat se va activa atunci cand programul lucreaza cu casa de marcat. Pentru a exporta marfa la casa de marcat trebuie sa completam campul Nume marfa 2.

Nota ! Dupa ce s-a definit marfa orice modificari asupra ei, in special aspura codului de marfa sau a denumirii poate denatura stocul,listele de preturi si descarcarea de gestiune. Este recomandat ca dupa definirea marfii sa nu se mai opereze modificari esentiale asupra ei,in special daca aceasta a intrat in componenta unor documente.

De amintit: simbolul de culori al marfurilor in dialogul de definire este:

-negru - marfuri care se pot utiliza in mod curent si care Tip marfa=Marfa

-visiniu - marfuri pentru care campul Tip marfa=Ambalaje

-gri - marfuri care au bifata optiunea Marfa curenta nu este utilizata

-verde - alte produse pentru care campul Tip marfa=Servicii, Servicii diverse, Servicii manopera

-albastru inchis - marfurile au bifata optiunea Marfa curenta se exporta la casa de marcat

-albastru deschis -

Selectie marfa

Este o modalitate facila de a urmari stocurile (inclusiv cele de avertizare), loturile de marfa, echivalentele, care marfuri sunt neutilizate, care marfuri sunt sterse. Permite filtrarea informatiei pe gestiuni, grupa contabila si grupa de pret, pe tipul marfii.

Modul de afisare a ferestrei poate fi setat diferit pe fiecare computer, diferit pe dialogul Documente clienti, Documente primite, Selectie marfa, astfel incat fiecare utilizator sa beneficieze doar de informatia care este importanta pentru el. In acest meniu se vizualizeaza dialogul de selectie marfa asa cum o sa apara atunci cand se vor edita documente.

Definirea agentilor

Submeniul Agenti este format din:

- Adauga agent

- Agenti/Agenti utilizatori

- Masini proprii

- Comisioane pe grupe de marfa

Adauga agent

Este dialogul de definire a agentilor "din mers"(din alte dialoguri ale programului), vezi figura de mai jos:

Campurile care trebuiesc completate in aceasta fereastra sunt:

Cod LOGIN - camp obligatoriu, care permite operarea in sistem pe baza de parola

Extensie - este vizibil daca la meniul Setati/Proprietati societate la sectiunea Contabilitate/Contare documente de gestiune este bifata optiunea Se lucreaza cu export in contabilitate, ceea ce presupune ca aveti integrat modulul de gestiune cu aplicatia DataLight Enterprise Contabilitate

Ajuta la crearea de articole contabile, prin crearea in articolul contabil a unor conditii pe campul Cod LOGIN

Nume agent - camp obligatoriu, se completeaza de regula cu Nume si Prenume

Data nasteri - data de nastere a agentului

CNP - codul numeric personal

CI/BI-Seria/Nr - cartea de identitate cu numarul si seria

Total(are agenti) - o optiune utila in momentul cand dorim si raportari ierarhice. Bifati caseta corespunzatoare daca un anumit utilizator este privit ca un supervizor al altor utilizatori.

e-mail - adresa de e-mail a agentului

Observatie ! agenti definiti aici nu au drept de logare in aplicatie

Agenti/Agenti utilizatori

Definirea agentilor poate servi atat firmelor care realizeaza distributie cat si altor unitati, care doresc un criteriu in plus de selectare a documentelor primite sau emise. Dat fiind ca agentul (sau mai exact informatia definita la agent) se poate selecta pe orice factura sau nota de transfer, aceasta informatie poate deveni utila in momentul raportarilor, care in majoritatea permit filtrari pe agenti.

Pentru societatile care folosesc efectiv agenti se poate urmari activitatea acestora, precum si realizarile pe agenti pe baza comisioanelor de pe facturi si a bonusurilor/penalizarilor de la incasari. La definirea tertilor – furnizori sau clienti, se poate selecta pe fiecare in parte un agent , astfel incat atunci cand se emite un document pentru acel partener sa se completeze in mod automat si agentul.

Dialogul este format din:

a) lista agentilor/utilizatorilor definiti, in partea stanga

b) editarea informatiilor, in partea dreapta

a) lista elementelor definite. La filtrul Agenti/Utilizatori se pot vizualiza separat agenti si utilizatori, sau daca se debifeaza filtrarea se pot vedea toti

Nota !

- diferenta intre cele doua categorii este ca Utilizatori se pot conecta in aplicatie (Agenti se vad in lista de culoare albastra)

- agenti stersi sunt marcati printr-o linie la mijloc, si au activa optiunea Nu se permite logarea in sistem

Bifati caseta corespunzatoare instructiunii Nu se permite logarea in sistem, daca pentru un anumit utilizator doriti sa retrageti drepturile de operare în program.

- utilizatori cu drept de administrare sunt marcati underlines, si au bifata optiunea Permite administrare program

b) editarea informatiilor, in plus fata de dialogul de Adauga agent avem urmatoarele campuri:

Telefoane - grid de editare numerelor de telefon

Activitate - atribuirea unei activitati fiecarui agent permite folosirea acesteia la exportul din gestiune in contabilitate (in Setari/ Proprietati societate/ Contare documente de gestiune se poate stabili preluarea implicita a activitatii aferenta agentului) si obtinerea rapoartelor in functie de activitati.

Punct lucru - punctul de lucru in care este desemnat agentul, util cand se lucreaza cu baze de date in puncte diferite

Agent/utilizator sters - apare numai daca la meniul Inregistrari se bifeaza Vizualizare agenti stersi

Executand clic pe butonul obtineţi o ferestra de dialog prin care administratorul de program poate schimba parola de conectare pentru utilizatori si le poate configura conturi de posta electronica.

Atentie! infomatia introdusa aici este key-sensitive

Pagina Rute se configureaza daca se lucreaza cu distributie de marfa. Printre informatiile care se pot preciza in legatura cu clientii/ furnizorii dvs. se afla si ruta pe care care se afla acel partener. Vezi si meniul Def -> Parteneri -> Rute.

Pagina Grupe marfa pe gestiuni este utila pentru a atribui utilizatorilor grupele de marfa in vederea lucrului cu PALM-urile.

Observatie ! Pagina Rute si Grupe marfa pe gestiuni sunt vizibile daca la meniul Setati/Proprietati societate la sectiunea Agenti sunt bifate optiunile:

- Rute

- Grupe marfa pe gestiuni

Masini proprii

Definirea parcului auto are ca scop atat evidenta operatiunilor din parcul auto al unitatii, cat si o optimizare a gradului de incarcare a masinilor. Asa cum veti observa la definirea nomenclatorului de marfa, la fiecare produs in parte se poate defini greutatea si volumul. In acest fel se poate calcula exact care este incarcarea (greutatea si volumul) pe fiecare masina, atunci cand intocmiti facturile pentru clienti.

Pentru a defini o noua masina, apasati butonul Nou din partea de sus a ferestrei programului, sau butonul din navigator. Din tastatura, definirea unei noi masini se face apasand tasta INSERT. La apasarea acestei comenzi campurile dialogului se activeaza, asteptand sa fie completate dupa cum urmeaza:

Cod masina - serveste pentru identificarea unica a masinii.

Extensie - se completeaza cu un cod care va identifica analiticele pe care doriti sa le deschideti pentru masina in planul de conturi (ex. pentru contul de cheltuieli cu combustibilul). Codul pe care il tastati aici (cifre sau litere) va fi asezat in componenta analiticului. Daca nu completati nimic in acest camp, programul va completa automat in acest camp expresia de la campul Cod masina.

Observatie ! faptul ca se completeaza automat o informatie in acest camp nu inseamna ca programul va genera automat analitice. La definirea planului de conturi va trebui sa specificati la ce conturi doriti ca programul sa genereze aceste analitice.

Denumire - este un nume generic pe care il puteti da acestei masini. El trebuie sa fie cat mai sugestiv, intruct acest nume este cel dupa care identificate masinile la completarea documentelor si la emiterea rapoartelor.

Volum/Greutate - reprezinta doua informatii care va servesc pentru urmarirea gradului de incarcare a masinii respective. Avand completate aceste valori, programul poate sa va atentioneze atunci cand masina este supraincarcata sau cand volumul marfii depaseste capacitatea de transport a masinii.

Sofer implicit - este conducatorul auto al masinii

Alocata la punctul - infomatia este utila in momentul cand am mai multe puncte de lucru (baze de date diferite)

Dupa completarea datelor pe care le considerati oportune, apasati butonul V din navigator pentru a realiza salvarea explicita a acestor informatii. Un alt mod de a realiza salvarea este sa incepeti sa definiti o noua definire, apasand tasta INSERT sau butonul Nou; in acest caz, programul salveaza datele introduse, inainte de a incepe definirea noilor informatii.

Stergerea unei masini se face pozitionand-va pe masina respectiva, dupa care se apasa butonul din navigator sau simultan tastele Ctrl+Delete.

Pentru a modifica informatiile va trebui sa va pozitionati pe elementul respectiv, dupa care sa apasati tasta F9 sau butonul din navigator. Folosirea acestor comenzi are ca efect activarea campurilor de pe dialogul respectiv, care pana in acel moment erau dezactivate (de culoare gri).

Comisioane pe grupe de marfa

In acest dialog se configureaza comisionul pe care il primesc agenti din incasari pe fiecare grupa de marfa, la intevalele stabilite de dumneavoastra.

De amintit: stabilirea intervalelor se face din meniul Setari-Proprietati societate sectiunea Agenti.

Rezultatul acestor calculule il regasiti in raportul Realizarile agentilor pe grupe de marfa

Definirea partenerilor

1.Editare coduri clasificare CAEN si Editare obiecte activitate parteneri furnizeaza liste cu informatii folosite ulterior la definirea tertilor pe pagina Clasificare (F5). Daca este cazul se pot defini noi coduri si noi obiecte de activitate.

2. Editare categorii de parteneri – meniu prin intermediul caruia se pot introduce noi criterii de clasificare a tertilor, utilizabile la definirea acestora (pagina Comercial). Ulterior rapoartele referitoare la terti pot folosi ca filtru aceasta categorie.

3. Editare rute De multe ori un agent are impartita zona de vanzare pe mai multe rute, iar la un moment dat doreste sa vizualizeze numai clientii de pe o anumita ruta. Rapoartele care filtreaza clientii in functie de aceasta informatie sunt si ele legate de operatiunile cu clienti: vanzari, incasari si facturile de incasat pe o anumita ruta. Modul in care se definesc rutele trebuie sa fie cat mai intuitiv cu putinta (ex. numele oraselor sau a regiunilor, respectiv nume de cartiere, etc); Dupa definirea rutelor, la comanda Definiri/ Parteneri (Clienti / Furnizori) pagina Comercial (F6) veti putea preciza, pentru fiecare partener in parte, ruta de care apartine.

4. Editare rute clienti Odata rutele definite, clientii pot fi asociati rutelor, pot fi copiati dintr-o ruta in alta, pot fi mutati intre rute. Folositi pagina Adauga clienti daca intentionati sa atribuiti clienti unei rute existente, si Sterge ruta daca doriti stergerea tuturor clientilor din ruta Z.

5. Editare banci Documentele de plata/ incasare - daca folosesc ca tip document unul din acelea corespunzatoare derularii prin banci, aplicatia va obliga sa completati banca si contul. Prin intermediul lor se desfasoara operatiunea respectiva. Informatiile acestea completate la editarea documentelor, impreuna cu extrasele de cont (Banci-extrase de cont de la meniurile Furnizori/ Clienti) permit verificari si raportari in contabilitate pe conturile de banca.

6.Editare Clienti/Furnizori(Alt+T)

Din punct de vedere al aplicatiei partenerii pot fi furnizori, clienti, producatori, potentiali clienti, banci.

Pagina General (F4) se completeaza cu informatii pe ordin general. Campul Cod fiscal este o modalitate de a asigura unicitatea partenerilor persoane fizice definiti in baza de date. Programul verifica si corectitudinea codurilor fiscale completate. Prin intermediul conexiunii Internet, butonul Informatii financiare partener ofera date publice despre partenerul respectiv. Tertii pot fi impartiti pe liste de selectie (editate la Definiri/ Parteneri/ Liste de selectie parteneri) care functioneaza ca criterii suplimentare de clasificare a acestora. Butoanele Adauga un partener intr-o astfel de lista, Adauga toti partenerii din filtru intr-o lista, respectiv Afiseaza listele de selectie in care se afla partenerul respectiv. Campul Tip partener trebuie sa fie corect completat pentru a evita situatia cand pe documente nu-l puteti selecta din lista de terti. E posibil sa-l fi definit ca furnizor si incercati sa-l asociati unui document de iesire.

Pagina Clasificare(F5) Exista 2 câmpuri în care puteţi completa Denumirea activităţii şi Codul CAEN al partenerului respectiv, dacă este cazul. Aceste informatii functioneaza ca filtre in raportul Nomenclatoare/ Terti.

Pagina Comercial(F6) Contine o ferestră de dialog în care puteţi completa date referitoare la ruta parcursă, grupă de preţ, licenţă, informaţii delegat şi mijloc de transport, extensia contului ce va reprezenta analitic partenerul respectiv. Creditul maxim si discountul implicit completate aici vor influenta ulterior activitatea de facturare. Programul va avertiza sau interzice facturarea catre clientul respectiv daca s-a depasit creditul maxim (tinand cont si de setarile din Proprietati societate), respectiv va propune acest discount in momentul operarii unei facturi catre acest partener. Campul Extensie cont este folosit la exportul informatiilor in contabilitate.

Pagina Bănci(F8) Contine o fereastră în care puteţi completa pentru partenerul respectiv, informaţii privitoare la băncile corespondente şi conturile lui la acestea, în funcţie de moneda contului.

Pagina Reprezentanti (F10) Puteti să completaţi informaţii de contact pentru reprezentantii principali ai partenerului respectiv. In momentul facturarii, prin intermediul butonului referitor la date delegat se completeaza pe factura toate datele necesare care au fost completate la Reprezentanti. Datele pot urma si circuitul invers, adica indormatii completate la Clienti/ Documente clienti/ editare date delegat pot fi salvate in tabela de reprezent

Pagina Adrese de livrare (F11) Pe formularul ini folosit la tiparirea facturii se poate seta adresa de livrare in locul adresei completate la pagina General.

Pagina Pret,Discount Lucrul in gestiune cu creditele acordate clientilor (in sensul acceptarii ca plata sa nu se faca la facturare) este setat in Proprietati societate. La definirea tertilor, in afara de creditarea glogala de la pagina Comercial, se poate stabili un mod de creditare diferentiat pe gestiuni. La facturarea marfurilor asociate gestiunii pentru care au fost impuse restrictii, programul va anunta ca soldul nu se incadreaza in restrictiile setate.

Atentie!: Nu este corect sa stergeti sau sa modificati un cod al unui partener, daca el a fost folosit pe documente. Aceasta actiune are ca efect denaturarea grava a informatiilor din baza de date sau la pierderea acestora. Nu este corect sa modificati denumirea unui partener, daca el nu mai este folosit si sa inlocuiti numele lui cu numele unui partener pe care doriti sa-l definiti. Aceasta actiune are ca efect denaturarea grava a informatiilor din baza de date.

Editare contracte discount partenerii

Discounturile se pot defini in doua dialoguri : ca procent de discount pe pagina Comercial (F6) de la Definiri/ Parteneri/ Clienti-Furnizori si in dialogul Definiri/ Parteneri/ Contracte discount clienti.

In acest dialog se introduc informatii referitoare la data de inceput a a valabilitatii contractului de discount si data de sfarsit a acestuia. In header (partea de sus a ecranului) vor fi informatii despre numele grupei de discount, valoarea procentuala a discountului si nivelul acesteia (nivelul de baza este 0; nivelul >0 echivaleaza cu o perioada scurta in care se practica discountul). Codul grupei de discount se genereaza automat.

Pagina Parteneri contine lista cu acei parteneri care beneficiaza de discounturile trecute in acest contract pe perioada definita.

Atentie!: un partener nu poate avea definite simultan (pentru aceeasi perioada de timp) doua sau mai multe contracte de discount.

Pe pagina Grupe de marfura (F5) se trec acele grupe de marfuri si discounturile asociate ce fac parte din contract.

Pagina Marfuri (F6) sunt asociate marfurile la contractul de discount. Pot exista doua situatii : a. se poate completa numai procentul de discount pe o marfa

b. se poate completa pentru o marfa un pret fix intr-una din monedele definite la meniul Definiri/ Valute; in acest caz se va lua in considerare acel pret fix introdus, neglijandu-se eventualul discount introdus pe pozitia de marfa.

In momentul cand se editeaza o factura de iesire marfa, programul va tine cont de aceste discounturi introduse de dvs.

Modalitatea de calcul a discountului intr-un document de iesire

In momentul cand pe document sunt completate data, partenerul si marfa ca pozitie pe document pretul de pe pozitia respectiva a marfii se calculeaza astfel :

• mai intai programul verifica daca exista vre-un contract de discount activ la data documentului pentru partenerul respectiv si marfa de pe pozitia documentului (aceeasi de la pagina marfuri din contractele de discount)
• daca se gaseste aceasta informatie, atunci daca este completat pretul fix se ia acest pret ce este trecut intr-o moneda si se converteste in lei, valoarea obtinuta trecandu-se in document, discountul trecut pe document fiind zero
• daca nu este completat pretul fix se ia valoarea trecuta la discount, valoare ce se trece in discountul de pe doc.
• daca pe contractul de discount la partenerul respectiv si la data documentului nu este mentionata marfa de pe pozitia documentului, atunci se cauta discountul la grupa de marfa asociata acestui produs. Daca figureaza in contractul de discount grupa de marfa asociata marfii din pozitia documentului, atunci in document se va trece acest discount din contract.
• daca nu se gaseste discountul definit nici pe marfa si nici pe grupa de marfa asociata acesteia, atunci se va lua in considerare discountul trecut pe headerul contractului de discount, dar numai daca acesta este completat.
• daca nici pe headerul contractului de discount nu este completata o valoare atunci discountul de pe pozitia de document va fi discountul de pe pagina Comercial (F6) de la Definiri/ Parteneri/ Clienti-Furnizori.

Definiri valute/curs valutar.

Fereastra de definire a valutelor permite introducerea zilnica a cursului valutar pentru valutele in care doriti sa tineti evidenta preturilor si a operatiunilor de incasare / plata. Evaluarea preturilor, stocurilor si altor informatii in valuta va poate permite sa aveti o idee clara despre profitabilitatea afacerii dumneavoastra, in conditiile inflatiei din tara noastra. Pentru a activa aceste optiuni, trebuie sa bifati Activare modul preturi in valuta in Proprietati societate/ General. Instrucţiunea Valute afiseaza următoarea fereastră de dialog:

Bifarea casetei corespunzătoare câmpului Valuta este utilizată, activează valuta respectivă în tabelul din stânga ferestrei de dialog (valuta respectivă nu mai apare tăiată cu 1 linie). In Romania valuta de referinta este leul, la ea se raporteaza toate celelalte valute folosite.

Lucrul cu valuta impune definirea cursului de schimb valutar. Instrucţiunea Curs valutar afiseaza următoarea fereastră de dialog:

Stabiliţi Data curentă pentru care doriţi să definiţi cursul valutar corespunzător valutelor definite în fascicolul anterior. Puteţi stabili data curenta şi prin intermediul butonului care deschide calendarul lunii în curs din care puteţi selecta ziua. Implicit, Data curentă se completează cu data sistemului (data computerului). Puteţi continua prin a introduce de la tastatură cursurile de schimb, sau (dacă dispuneţi de o legătură la internet) puteţi accesa site-ul Băncii Naţionale României executând clic pe butonul sau puteţi transfera direct datele de pe acest site în aplicaţia dvs. executând clic pe butonul Veţi vizualiza pe ecran un mesaj care vă informează cu privire la numărul de adăugiri/actualizări operate asupra cursurilor valutare.

Programul poate calcula si un curs valutar mediu pe o luna anume sau pe toate lunile din anul curent.

Operatiuni in program

Intrari furnizori/Iesiri clienti

Meniul Furnizori/ Documente primite permite atat editarea intrarilor de la furnizori (in lei sau valuta), cat si documentelor de intrare interne – stoc initial, note de predare in productie, note de transfer, etc.

Similar pe dialogul Clienti/ Documente clienti se editeaza facturile catre clienti, dar si bonuri de consum, avize, note de transfer, inventare.

Documentele de intrare/iesire, atat avize cat si facturi, se opereaza la comanda

Atentie!:Intrucat sunt doua liste, actiunile butoanelor Nou, Modifica, Sterge depind de lista care este activa la momentul apasarii lor. Lista activa este lista care are titlurile scrise cu rosu. Pentru a trece usor de la o lista la cealalta, apasati tasta F3, care comuta “focusul” intre liste.

In partea din stanga sus a dialogului se poate remarca o zona de filtre in care se poate impune selectia in lista numai a documentelor de la un anumit furnizor, dintr-o anumita perioada, tip de document sau dupa numele unui agent, dupa gestiune sau in functie de starea documentului (neoperat, operat, tiparit, validat, neexportat in contabilitate). Daca dorim o cautare mai exacta putem alege marfa din documente. Implicit, lista de documente vine deschisa numai cu filtrare pe documentele din data curenta a a programului. In functie de specificul activitatii, prin intermediul optiunilor de la Setari/ Proprietati societate Documente/ Campuri suplimentare..... pot fi folosite campuri/ informatii suplimentare in dialogul de editare a documentelor (reducere glogaba sau pe pozitii de marfa, articol contabil, data expirarii, etc.).

Editarea unui nou document

- Faceti clic pe lista de documente, pentru a o activa; daca e deja activa (are titlurile scrise cu rosu, acest pas nu mai e necesar)

- Folositi butonul Nou sau tasta Insert; pe ecran apare un document gol unde trebuiesc completate antetul si pozitiile de marfa de pe document.

- Completati Tipul de document - factura,aviz,stoc initial, etc. - selectarea uneia din optiuni e posibila apasand tastele sageata sus /jos; optiunea ce inchide avize anterioare semnifica faptul ca acest document este o factura ce va inchide avize anterioare ale acestui furnizor/ client. Selectati gestiunea unde se introduce documentul de intrare/ iesire,aceasta vine completata implicit cu numele gestiunii curente (cea din bara de stare de jos). Completati data documentului (programul completeaza implicit data curenta a programului); pentru aceasta, scrieti direct in campul respectiv sau apasati butonul ; la fel procedati si pentru data scadenta. Treceti apoi, prin apasari ale tastei ENTER, la selectarea seriei si numarului de factura (la tiparirea pe formular a facturii de iesire programul va completa la tiparirea seria si numarul care urmeaza conform plajei de numere de la setarea documentelor cu regim special). Daca documentul este in valuta se va selecta valuta in care acesta este introdus si valoarea cursului valutar din ziua respectiva; prin apasari ale tastei ENTER la selectati articolului contabil (care va fi folosit la exportul in contabilitate); selectati partenerul si agentul. Dupa alte apasari ale tastei ENTER focusul se va muta in fereastra unde trebuiesc completate pozitiile de marfa.

Nota ! : un tip “special” de document este factura valorica. La acest tip de factura nu exista pozitii de marfa, acest tip de document servind pentru inregistrarea diverselor servicii sau cheltuieli. In acest caz va trebui sa completati direct valoarea facturii si valoarea TVA-ului, precum si un cont corespondent, acesta fiind contul corespondent conturilor de client / furnizor si respectiv contului de TVA (este contul de cheltuiala sau venit). In acest caz este necesar ca articolul contabil sa fie deja creat la comanda “Articole contabile” de la meniul Definiri.

Alte tipuri “speciale” de documente sunt notele de transfer, care sunt editate in program prin comanda “Note de transfer intre gestiuni” de la meniul Operatiuni interne. Aceste note apar ca documente de intrare in aceasta lista, dar nu pot fi modificate (vor apare cu gri). Modificarea sau stergerea lor se face numai de la comanda de editare a transferurilor.

Atentie!: Este foarte important sa completati corect aceste informatii. Completarea gresita a datei, de exemplu, poate avea ca efect “disparitia” acestui document din lista. Documentul nu a disparut efectiv, dar trebuie cautat prin dezactivarea filtrului data si tastarea numarului de document in lista de documente (fiind pozitionati pe coloana Nr document). Daca nu completati campul Furnizor, programul nu va sti carui furnizor sa-i cafecteze soldul, sa faca retur, etc.

Completarea datelor despre pozitiile de marfa se face cu ajutorul dialogului ce apare folosind succesiv tasta Enter, dupa ce s-a terminat de completat dialogul precedent cu datele de pe antet.

Fereastra afisata este cea de Selectie marfa. Pentru campul Gestiune programul propune gestiunea selectata in bara de stare de jos (poate exista situatia cand marfurile apartin unor gestiuni diferite) Se completeaza Cantitatea, dupa caz Pretul de cumparare (pretul de achizitie) – pe intrari sau Pret de vanzare (se editeaza pretul cu care se va face iesirea la acest produs) – pe iesiri sau uneori pe si pe intrari. Stabilirea pretului de iesire in momentul editarii documentului de intrare se poate face tastand direct acest pret de iesire sau completand adaosul comercial in dialogul de modificare pret. Sch. pret. mrf. va deschide urmatorul dialog:

Completarea campului Adaos comercial are ca efect modificarea valorilor din campurile Pret unitar cu amanuntul si Pret unitar vanzare. Optiunea Salveaza noul pret in nomenclator (F10) are rolul de a salva noul pretul stabilit in nomenclator astfel incat atunci cand se va edita o noua intrare cu aceasta marfa (cu conditia validarii pretului in lista de preturi) programul sa propuna pretul salvat in nomenclator.

Optiunea Pret in valuta are rolul de a salva pretul in valuta (pe baza unui curs valutar completat sau selectat din lista). Daca in program este definita o grupa de preturi in valuta, prin intermediul acestei salvari a pretului, pe masura ce operati intrari, lista de preturi in valuta sa va “popula”. Dupa ce s-a validat nou pret prin apasarea butonului de Ok programul va inchide dialogul Modificare Pret si va aparea din nou dialogul de introducere a pozitiilor de marfa. Introducerea unei noi pozitii se face apasand tasta INSERT sau butonul Nou, in timp ce va aflati pe lista de pozitii. Pe ecran apare acelasi dialog, care se completeaza pentru urmatoarea pozitie de pe document. Dupa introducerea tuturor pozitiilor, se poate observa ca in partea de jos programul a calculat valoarea totala fara TVA a documentului, totalul TVA si totalul facturii.

Modificarea unui document

Modificarea informatiilor de pe antet, respectiv data documentului, numarul acestuia, furnizorul, tipul de document se face in felul urmator:

- prin apasarea butonului Modifica, respectiv din navigator, dupa ce in prealabil ne-am pozitionat pe acel document in lista Pe ecran se activeaza in acel moment dialogul prin care am introdus datele de pe antet, urmand sa le modificam dupa cum este cazul.Modificarea informatilor dintr-o pozitie de pe document se face prin mod identic, dar dupa ce in prealabil ne-am pozitionat pe acea pozitie (prin click cu mouse-ul). Evident, pe ecran se activeaza dialogul prin care am completat initial datele, urmand a le modifica dupa cum este cazul. Salvarea modificarilor se face prin apasarea cu mouse-ul a butonului din navigator sau prin pozitionarea pe alt document. din lista. Renuntarea la modificarile facute se realizeaza prin apasarea butonului sau a tastei ESC.

Stergerea unui document

Pentru a sterge un document cu toate pozitiile sale, ne pozitionam pe acel document in lista de documente, apoi apasam butonul Sterge sau combinatia de taste Ctrl si Delete. Pe ecran apare un dialog care anunta ca acest document are pozitii si cere confirmarea de stergere. Daca se accepta aceasta confirmare, documentul este sters.

Stergerea unei pozitii de pe un document Pentru a sterge o pozitie de pe un document trebuie sa ne pozitionam pe acea pozitie, prin clic cu mouse-ul, apoi apasam butonul Sterge sau combinatia de taste Ctrl si Delete. Pe ecran apare un dialog care cere confirmarea de stergere. Daca se accepta aceasta confirmare, pozitia este stearsa.

Atentie!Daca stergeti un document sau o pozitie de pe un document, nu exista posibilitatea de a anula aceasta actiune. Documentele sau pozitiile sterse nu mai pot fi restaurate.

Avize

Avizele sunt documente de intrare care incarca stocul si nu creeaza obligatie de plata. Acestea se introduc la fel cum s-a prezentat in sectiunea Editarea unui document de intrare, singura diferenta este ca atunci cand se selecteaza tipul de document se va selecta Aviz. Dupa emiterea mai multor avize trebuie sa editam o factura ce inchide avize pentru a crea obligatia de plata catre furnizor. Crearea unui document de aceasta natura se face in felul urmator: Antetul documentului se face la fel cum este descris in sectiunea Editarea unui document de intrare si trebuie sa avem grija ca atunci cand se completeaza dialogul Partener ca partenerul selectat sa fie acelasi ca si cel de pe avize. Dupa completarea avizelor se va apasa pe butonul (inchide avize automat) care deschide un dialog din care se vor selecta avizele pe care dorim sa le inchidem. Se pot inchide si doar anumite pozitii de marfa de pe un aviz.

Intrari /iesiri in valuta

Documentele de intrare de la furnzori in valuta, atat avize cat si facturi, se opereaza la comanda Facturi in valuta de la meniurile Furnizori respectiv Clienti. In acest dialog se pot introduce, modifica sau sterge documentele in valuta de la furnizori/ catre clienti, cu pozitiilor lor. Editarea unui nou document se face la fel asa cum este prezentat in sectiunea Editarea unui document de intrare. Diferenta consta in antetul documentului unde exista o sectiune Valuta: de unde se va selecta valuta in care se introduce documentul de intrare si cursul acesteia. Vizualizarea facturii se poate face in doua feluri lei sau valuta, in functie de ceea ce bifam in sectiunea Vedeti in.

Implicatii documente de intrare

Pentru documentele de tip Aviz si Factura (ce incarca stocul) introduse in acest meniu, programul genereaza automat NIR-ul acestora. NIR-urile generate pot fi vizualizate in lei la meniul Rap-Note de receptie. Toate documentele introduse aici au implicatie asupra stocului si/sau soldului partenerului selectat pe document. Rapoartele in care se pot vizualiza aceste modificari se regasesc in meniul Rap:

1. Balanta stocurilor cantitativa prezinta un raport asupra stocului.

2. Balanta stocurilor cantitativ valorica prezinta un raport asupra stocului si a valorii acestuia.

3. Miscari-Intrari marfuri pe documente prezinta un raport asupra documentelor care sau inregistrat in gestiune.

4. Rulaje- Rulaje marfuri pe intrari prezinta un raport aupra rulajelor marfurilor din documentele de intrare.

5. Fisa marfii prezinta un raport asupra tuturor modificarilor de pret si de stoc asupra marfii selectate.

6. Furnizor- Fisa Furnizorului prezinta un raport asupra obligatiilor de plata catre furnizor.

Retururi

Pentru a realiza un document care face retur exista doua posibilitati:

1.Se selecteaza documentul pentru care dorim sa facem returul si se apasa butonul de Copiere. Acesta va deschide urmatorul dialog:.

- optiunea "Retur document(cantitatile cu semn schimbat)" va creea un document de retur, unde toate cantitatile sunt cu semnul minus(-).

- optiunea "Retur partial document(selectie partiala,editare cantitati)" va deschide urmatorul dialog:

din care putem selecta pozitiile pentru retur

2. Se editeaza un document de intrare obisnuit, pentru furnizorul la care dorim sa facem returul. Cand se introduc pozitiile de marfa, in campul cantitate se completeaza cantitatea cu semnul minus(-).

Observatie ! : returul de marfa trebuie sa se faca respectand pretul de pe documentul initial, pentru e evita crearea de stocuri negative la descarcarea de gestiune.

DVI

Editarea documentelor de intrare de tip DVI (declaratii vamale de import) este necesara firmelor care folosesc importuri de marfa. Aceste documente se opereaza la comanda Declaratii vamale Import de la meniul Furnizori. In acest dialog se pot introduce, modifica sau sterge acest tip de documentele, cu pozitiilor lor . Pe dialog exista doua sectiuni:

- sectiunea de sus unde se introduc datele antetului documentului (factura de import, compania care a efectuat transportul si vama prin care a intrat marfa pe teritoriul tarii)

- sectiunea de jos in care se completeaza pozitiile de marfa de pe document.

Folosind meniul Setari/ Proprietati societate/ Documente/ Declaratii vamale de import, utilizatorul poate seta seriile implicite ale documentelor asociate (factura de marfa, factura de vama, factura de transport a marfii), poate adauga sau poate renunta la anumite campuri pe antetul DVI-ului sau pe pozitiile de marfa ale acestuia.

Editarea unui nou document

Pentru a edita un nou DVI se va apasa butonul Nou sau tasta Insert. Pe ecran apare un document gol unde trebuiesc completate urmatoarele sectiuni:

Campurile Data, Seria, Numarul se completeaza cu informatii de pe documentul emis de vama. In campul Curs se va trece Cursul valutar pe care il are valuta din DVI, valoarea completata pe document de catre organul vamal (este necesar ca acest curs valutar sa fi fost in prealabil definit in program – Definiri/ Curs valutar).Se completeaza datele referioare la factura de import: Data emiterii, Scadenta, Serie si Numar. In partea dreapta a antetului se selecteaza/ completeaza partenerii: furnizorul marfii, transportatorul si vama care a intocmit DVIul. Gestiunea poate fi completata pe antet si pe pozitiile din document (astfel incat, daca este cazul, sa se distribuie marfa din DVI in gestiuni diferite). Editarea continua cu completarea pozitiilor de marfa. Principiul este acelasi ca la documentele de intrare obisnuite. Campurile suplimentare sunt cele referitoare la Accize, Taxe Vamale, Comision Vamal.

Atentie!: Valoarea transportului, reducerea si alte taxe se pot completa dupa ce s-au editat toate pozitiile de marfa. Aceste butoane deschid dialoguri in care se editeaza valorile totale ale reducerii, transportului, altor taxelor, urmand ca programul sa le imparta pe pozitii proportional cu ponderea detinuta de acestea in valoarea totala a DVI-ului.

Observatie !

1. Daca dorim ca editarea taxelor din pozitiile de marfa sa se faca procentual sau suma bifam una din cele 2 optiuni:

2. Daca dorim sa vizualizam valorile din document in valuta sau in lei selectam optiunea din urmatorul dialog:

Selectarea unui document

Selectia documentelor introduse se face din fereastra Selectie DVI care se deschide cu butonul

In acest dialog sunt toate documentele de tip DVI introduse pana in momentul respectiv. Selectarea unui document din lista se face prin pozitionarea pe documentul dorit si apoi prin validarea selectiei. Pentru facilitatea cautarii sunt disponibile filtre: perioada, furnizor, vama, transportator. Operarea unui DVI are ca efect generarea a doua facturi in valuta, ce pot fi vizualizate in meniul Intrari Furnizor/ Facturi primite in valuta - factura cu pozitiile de marfa si factura valorica ce reprezinta valoarea transportului), respectiv a trei facturi in lei, facturi ce pot fi vizualizate in meniul Intrari Furnizor/ Documente Primite - factura cu pozitiile de marfa convertita din valuta in lei, factura valorica ce reprezinta valoarea care s-a platit vamii (incluzand taxele vamale, comisionul vamal, alte taxe, plus TVA-ul aferent intregii valori de pe DVI), factura valorica ce reprezinta valoarea transportului. Toate costurile suplimentare in afara costului efectiv al marfii din DVI, sunt reflectate pe documentul de intrare corespunzator furnizorului marfii, in campul Cheltuieli taxe. Aceasta pentru ca in final, in Fisa marfii pentru produsele importate, costul de cumparare sa includa pretul marfii, transportul ei si toate cheltuielile care mai rezulta in urma importului

Stergerea unui DVI Se selecteaza documentul dorit asa cum s-a prezentat mai sus. Apoi se face clic in campul Numar si se foloseste butonul Sterge.

Atentie!Documentele sau pozitiile sterse nu mai pot fi restaurate

Comenzi furnizori

In meniul Furnizori-Comenzi furnizori, se vor introduce comenzile catre furnizori dupa cum se vede mai jos:

Aici se vor introduce urmatoarele campuri obligatorii cum ar fi: data, gestiunea, seria si nr.comenzii, furnizorul de la care se face comanda iar in pozitii marfurile si cantitatile comandate , data livrarii precum si pretul cu care se va face achizitia. Aceste comenzi sunt folositoare pentru buna desfasurare a fluxului de documente deoarece in momentul in care se primeste factura de marfa, din acest loc se pot trece comenzile in facturi.

Plati la furnizori si incasari de la clientii lor

Platile si incasarile sunt operatiuni prin care sunt onorate/ decontate obligatiile fiscale intre parteneri. Intrucat cele doua dialoguri sunt identice, vom prezenta numai dialogul de plati la furnizor. In dialog va trebui sa completam informatiile referitoare la platile care se fac, prin precizarea numarului de document, a datei documentului, a sumei, a partenerului, dar si a agentului sau activitatii pentru care s-a efectuat plata/ incasarea. Aceasta ultima informatie serveste la rapoartele care arata ce anume s-a platit prin acest document.

Completarea unei noi plati / incasari

Pasii de parcurs sunt urmatorii:

• apasati butonul Nou sau tasta Insert; pe ecran se activeaza campurile din zona “Editare”
• selectati tipul documentului de plata si data.
• completati campurile aferente documentului, respectiv numarul documentului, data platii/incasarii.
• selectati articolul pentru export apasand tasta F2 cand sunteti pozitionati pe acel camp sau prin apasarea butonului
• selectati partenerul apasand tasta F2 cand sunteti pozitionati pe acel camp sau prin sarea butonului
• completati suma platita / incasata.

Dupa ce s-a completat suma avem trei posibilitati: 1. Repartizarea manuala a sumei.

2. Repartizarea automata a sumei.

3. Suma sa ramane nerepartizata.

1. Repartizarea manuala a sumei se realizeaza folosind butonul care afiseaza o lista care contine toate facturile primite de la partenerul selectat, si care au sold partial sau integral. Selectam din acel dialog documentele pe care dorim sa repartizam suma,total sau partial.

Pentru a selecta o factura la plata, este suficient sa va pozitionati pe ea si sa faceti dublu-clic sau sa apasati butonul Repartizeaza. Daca suma platita este mai mare decat valoarea soldului la factura pe care ati ales-o, programul va afisa din nou, in mod automat, dialogul cu documentele in sold, pentru a selecta o noua factura la plata. Acest sistem functioneaza in acest mod pana la epuizarea sumei platite, sau pana apasati butonul Renunta. Daca renuntati la selectarea de facturi inainte de a fi epuizat suma de plata, programul va afisa valoarea ramasa la Suma nerepartizata. Pentru a “folosi” aceasta suma ulterior, va trebui sa regasiti acest document de plata si sa incercati selectarea de noi facturi, pana la stingerea acestei sume. In situatia cand se doreste repartizarea sumei platite/ incasate pe mai multe facturi (fara a o repartiza integral pe nici una dintre ele) se completeaza campul Sold partial.

2. Pentru repartizarea automata se va apasa butonul .Repartizarea automata are rolul de a stinge facturile cu sold in ordine cronologica.

3. Daca nu dorim ca sa repartizam suma pe nici un document, dupa ce am completat campul suma operam documentul. Daca tipul de document folosit este Operatiune prin banca, Ordin de plata sau Operatiuni diverse prin banca, este obligatoriu sa completati campul banca.

Observatie ! Daca folosim ca document de incasare sau plata cecul, in momentul operarii documentului se creeaza in meniul Documente primite, respectiv Documente clienti, un document numit Efect de plata/ incasat. Acesta are data si scadenta cecului si reprezinta factura de avans careia ii este repartizat cecul automat. In aceasta faza – a primirii cecului – si pana la confirmarea sa, soldurile partenerilor tin cont de sumele aferente cecurilor neconfirmate doar daca in Fisa partenerului se bifeaza cecuri – situatie in care este vizibil in raport si Efectul de plata/ incasat.

Legatura intre documentele de intrare/ iesire si operatiunile de plata/ incasare este vizibila in campul Sold.

Incasari in avans

1. Se editeaza tipul de document factura de avans din dialogul de intrari. La operarea facturii de avans programul cere editarea incasarii care va fi repartizata automat pe factura de avans.

Se lucreaza cu bifa din Proprietati Societate/ Incasari/Plati/ Generare document de avans la operare document de Incasare/Plata si se completeaza Valoarea Minima a Avansului la care va fi generat automat factura de avans (exista bifa distincta pe Incasari si pe Plati)

La operarea unui document de incasare, daca exista o suma nerepartizata mai mare dacat Valoarea Minima a Avansului se genereaza automat o factura avans.

2. Se face incasarea fara repartizare si se apasa butonul Generare Avans. Dupa operarea unui document de incasare, daca exista suma nerepartizata, prin apasarea butonului Generare Avans se va genera automat factura de avans.

3. Se face incasarea si se bifeaza Constituie Avans

Daca se face un document de incasare, care este avans INTEGRAL , se bifeza Constituie Avans si se genereaza automat o factura de avans care NU ESTE vizibila din dialogul de iesiri clienti (e vizibila doar in Fisa Clientului). Acest document de incasare nu poate fi repartizat partial pe o factura . Stingerea unei facturi de avans se poate face in momentul in care se opereaza un document de iesire sau dupa operare prin apasarea butonului "Inchide avansuri cu documentul curent".

La operare apare lista cu facturi de avans care nu sunt stinse sau care sunt stinse partial. Se selecteaza avansul care se vrea inchis si se genereaza automat:

• factura storno avans care storneza valoarea facturii operate

• operatiune numerar cu valoare 0 (zero) repartizata pe factura de iesire si pe factura de storno avans

Redeschiderea unui avans se face din dialogul de iesiri avand selectat avansul si apasand butonul Redeschide avans, stergandu-se documentele generate automat (factura storno avans si operatiune numerar cu valoare 0 )

Pentru ca plata sau incasarea sa afecteze rapoartele, trebuie ca documentele sa fie in starea Operat. Operarea/ dezoperarea se realizeaza prin intermediul butoanelor respectiv . Butonul pune la dispozitia utilizatorului o lista derulanta cu optiuni suplimentare:

• Restaurare document permite -recuperarea documentelor care au fost sterse (cu conditia sa apara inca in lista de documente, taiate cu 1 linie). Daca documentul a fost sters definitiv, nu mai poate fi recuperat.

• Stornare document – operatiune care creeaza inregistrarea (incasarea/ plata) cu minus.

• Inchide document stornat –

Daca la tip document se selecteaza Operatiuni diverse prin banca – exista posibilitatea de a duce platile/ incasarile direct pe cheltuieli/ venituri. Acest tip de document nu obliga la selectia unui partener. Se poate defini un articol contabil care foloseste variabila CONTCORESP (dupa ce a fost in prealabil definita in Definiri/ Inregistrari contabile/ Variabile articole contabile) . La selectarea tipului de incasare, se afiseaza si campul CC (cont corespondent) in care utilizatorul selecteaza contul pe care se inchide cheltuiala/ venitul respectiv. Tipul acesta de documente Operatiuni diverse.... poate fi folosit la transferul sumelor din casa in banca (prin foaie de varsamant) intrucat nu este cazul sa fie selectat cu partener; poate fi folosit la evidentierea comisioanelor si dobanzilor bancare.

Operarea CEC-urilor/confirmari/girari

Pentru a opera in aplicatia de gestiune cecurile, la tip incasare/ plata se foloseste Primire cec. Se completeaza data documentului, data scadenta, Banca , Client si Banca Client (pentru borderou). Repartizarea se face pe facturile din sold, pentru partenerul respectiv. La operarea documentului se genereaza automat un document valoric vizibil in dialogul de iesiri/ intrari, (care nu poate fi editat pe iesiri/ intari). Acest document valoric este de tip Efect de incasat/ platit; clientul,valoarea, data si data scadenta sunt cele editate pe Primire cec. Efectul de incasat/ platit trebuie sa fie sincronizat cu documentul de incasare din punct de vedere al clientului, valorii lui, data sau data scadenta.

Documentul trebuie sa aiba setat in Definiri/ Tipuri documente gestiune/ Efect de incasat un articol contabil, pentru ca altfel la importul in contabilitate vor fi erori; acest tip de document nu se poate edita din dialogul de iesiri/ intrari.

In acest moment soldul clientului este stins (daca verificam raportul Fisa partenerului, fara sa fie bifa pusa pe Efecte de primit), astfel se poate verifica daca soldul din fisa clientului este acelasi cu cel din contul 4111.

Daca se pune bifa pe caseta Efecte de primit in raportul Fisa partenerului si se debifeaza caseta Fisa client se poate verifica soldul cu contul 413.

Un document de tip Primire cec poate fi stornat, iar in momentul stornarii se creeaza un Efect de incasat cu minus care se repartizeaza pe aceleasi facturi ca si efectul stornat. Se mai genereaza un document de incasare cu valoare zero care este repartizat pe efectul de incasat si pe storno-ul acestuia. Facturile vor avea suma incasata zero si astfel vor putea fi incasate cu un alt document de incasare.

La data scadentei cecului, se opereaza un document tip Confirmare cec, care are ca suma pe cea aferenta unui document Primire cec anterior; Suma nu se poate modifica. Tipul de document Confirmare cec este cel care va repartiza/ inchide suma aferenta cecului cu efectul de incasat care s-a generat la primirea cecului. Raportul Fisa partenerului, furnizeaza informatii in functie de setarile impuse de utilizator: se poate genera doar fisa client sau se poate afisa/ calcula soldul in functie de avans si/ sau de efectele de primit.

Grupe si liste de preturi de vanzare.

Folosirea listelor de preturi este necesara pentru a se putea gestiona unitar adaosul comercial practicat. Daca politica de preturi a firmei dvs. presupune raportare a o valuta, sau se lucreaza in mai multe locatii, sau sunt aplicate preturi diferite pentru categorii diferite clienti – toate aceste situatii impun definirea si folosirea mai multor liste de preturi.

1. In dialogul de definire al marfurilor Definiri/ Marfuri/Servicii/ Marfuri se completeaza un camp numit "Valuta implicita", informatie care vine implicit LEI, la introducerea unei marfuri noi, dar care poate fi modificata in orice alta valuta definita in program.

2. In dialogul de definire a grupelor de preturi de vanzare Definiri/ Preturi/ Grupe de preturi de vanzare (gestiuni la pret intrare) se defineste grupa de preturi corespunzatoare valutei in care sunt exprimate preturile aferente acestei grupe. Pot exista doua situatii :

~ fie aveti bifat ca pretul de vanzare este intr-o moneda explicit aleasa de dvs.

~ fie aveti bifat ca pretul de vanzare e in valuta marfii, valuta pe care am descris-o mai sus, la punctul 1.

Descrierea functionarii listei preturilor de vanzare

Listele de preturi sunt organizate pe gestiuni si pe grupe de pret (acestea reprezinta si filtre obligatorii in cadrul acestui dialog):

Filtrele referitoare la Grupa de marfa, Marca Tip, Producator, Moneda si Furnizor implicit sunt de fapt filtre pe informatii specifice marfurilor existente pe lista de pret curenta. Puteti aduce din lista de pret curenta numai acele marfuri ce au pretul diferit de zero sau egal cu zero(sau fara pret). De asemenea puteti vizualiza optional numai acele marfuri ce au preturile valide sau invalide (pret valid = pretul de iesire al marfii care va fi folosit pe facturile catre clienti; acest pret este stabilit de catre o persoana autorizata sa valideze aceste preturi) In cadrul acestui dialog pot fi realizate urmatoarele operatiuni:

Copie preturi – operatia se face prin apasarea butonului cu acest text – realizeaza copierea preturilor dintr-o gestiune/grupa de pret sursa intr-o gestiune/grupa de pret destinatie Copierea poate fi facuta selectiv, numai pentru anumite marfuri, prin folosirea filtrelor; filtrarea se realizeaza pe Grupa de marfa, Marca Tip, Furniz. implicit si Producatorul din marfurile sursa. De asemenea, copierea preturilor in destinatie se poate face astfel incat preturile din destinatie sa fie exact cele din sursa sau aceste pot fi marite/micsorate procentual in functie de optiunea de la Modificari / mareste preturi cu ...%.

Cand se copie preturile din sursa in destinatie se poate face rotunjirea pretului specificat de dvs. (se rotunjeste pretul cu TVA sau cel fara TVA), celalalt determinandu-se in functie de cel rotunjit prin aplicarea tva-ului. Rotunjirile se realizeaza cu sau fara optiunile de rotunjire existente. De asemenea se copie din sursa in destinatie Preturile care nu exista in destinatie (adica numai acele marfuri ce exista in sursa dar nu sunt si in destinatie) sau Toate preturile(se copie in destinatie toate marfurile ce exista in sursa) Dupa ce ati specificat conditiile in care sa se realizeze copierea preturilor si dati clic pe butonul Copie, va poate aparea o fereastra Completare coef. de conversie valutara in functie de tipurile grupelor de pret ale sursei si ale destinatiei.

Astfel:

a. Daca grupa de pret sursa e in aceeasi valuta cu grupa de pret destinatie nu este necesar nici un coeficient de conversie de la o valuta la alta (ex. sursa = EUR, destinatia = EUR).

b.Daca grupa de pret sursa este in valuta marfii si grupa de pret destinatie este intr-o anumita valuta, atunci sunt necesari coeficienti de conversie valutara pentru marfurile ce sunt in alta valuta decat valuta grupei de pret destinatie (ex.: sursa e in valuta marfii si avem in lista din sursa marfuri in EUR, USD si LEI, lista din destinatie este in EUR; in acest caz trebuie realizata conversia de la USD la EUR, aceasta realizandu-se prin solicitarea cursurilor in lei pentru fiecare din aceste monede).

c. Daca grupa de pret sursa este intr-o anumita valuta (de ex. EUR), iar grupa de pret destinatie este in valuta marfii (deci poate cuprinde preturi in EUR, USD sau LEI), atunci sunt necesari coeficienti de conversie de la valutele ce nu se regasesc in valuta grupei destinatie catre aceasta valuta (in acest caz trebuie realizata conversia din EUR in LEI si din EUR in USD).

d. Daca grupa de pret sursa e intr-o moneda (USD) iar grupa de pret destinatie este tot intr-o singura moneda dar diferita de sursa (EUR), atunci trebuie realizata conversia intre cele 2 monede.

In exemplul ilustrat in imagini, avem o grupa de pret sursa in valuta marfii si o grupa de pret destinatie in valuta EURO (cazul b). Inainte de a incepe copierea propriu-zisa se face o selectie preliminara a valutelor marfurilor sursa (in cazul de fata acestea sunt in valuta marfii, conform grupei de pret sursa) si a valutelor marfurilor destinatie (in exemplul nostru acestea sunt in EUR, conform grupei de pret destinatie). Pentru a face conversia valorica a preturilor de la o valuta la alta va apare o caseta in care se vor completa coeficientii de conversie a valutelor sursa-destinatie. Daca marfa sursa are pretul de vanzare 1 USD (fara TVA) – este prima marfa din exemplu – si daca la coef. de conversie se completeaza 1USD = 3 (sursa) si 1EUR = 4 (destinatia), atunci aceasta marfa va avea pretul de vanzare fara TVA = 1 * 3 /4 = 0.75 EUR in gestiunea si in grupa de pret destinatie (care e in EUR) Daca marfa sursa are pretul de vanzare 2 LEI (fara TVA) si daca la coef. de conversie se completeaza 1LEI = 1 (sursa) si 1EUR = 4 (destinatia), atunci aceasta marfa va avea pretul de vanzare fara TVA = 2 * 1 /4 = 0.5 EUR in gestiunea si in grupa de pret destinatie (care e in EUR).

Modifica preturi – realizeaza modificarea preturilor numai pe marfurile ce sunt selectate in dialogul de baza.

In fereastra afisata se vad explicitate in partea de sus filtrele ce sunt puse in dialogul de baza. Zona Baza pret (fara TVA) are mai multe optiuni, acestea fiind : Ultimul pret intrat (achizitie) – pentru o marfa se ia ca pret de referinta la modificarea pretului, PUC (pretul unitar de cumparare) gasit pe cel mai recent document ce aduce preturi noi din intrari (recent din punct de vedere al datei documentului), doc. respectiv avand marfa respectiva pe pozitie. Documentele care pot modifica preturile sunt: factura, factura inchidere avize, nota de transfer, raport productie, stoc initial, D.V.I., schimbare de pret.

Ultimul pret intrat(amanunt) – la fel ca mai sus, numai ca se ia PUV (pretul unitar de vanzare).

Pretul actual de vanzare= pretul de referinta este actualul pret de vanzare pe lista de pret curenta. La fel ca la copierea preturilor, modificarea preturilor se poate face prin marirea lor procentuala, cu rotunjire si cu specificarea pretului care se rotunjeste (cel cu TVA sau cel fara TVA). Adauga marfuri fara pret – are ca efect aducerea in nomenclatorul curent de preturi (gestiune si grupa de pret curente) a tuturor marfurilor ce nu au asociate nici un pret. Introducerea acestor marfuri se va face cu pretul 0. Bifa Calc. adaos si discount-uri in functie de ultimele marfuri intrate – in prima etapa are ca efect vizualizarea mai multor informatii pe ecran (Adaos existent, Discount maxim disponibil, Discount maxim existent).

Coloanele ce apar suplimentar au datele completate pentru o marfa numai daca exista document de intrare pentru acea marfa pe gestiunea din lista. CostC in valuta marfii – reprezinta costul de cumparare obtinut din cel mai recent document pe care figureaza marfa respectiva ca pozitie pe document. Observatie : pe documentele de intrare acest cost este in LEI, dar daca marfa respectiva are pe coloana Moneda o alta valuta, atunci se face o conversie a acestui cost de cumparare din Lei la valuta marfii, conversie facuta conform cursurilor valutare introduse de catre dvs., luindu-se in considerare cursurile valutare introduse la data documentului respectiv sau la o data cat mai apropiata (dar anterioara datei doc.) acestuia (documentului). Adaos existent [%] - se calculeaza astfel : (PUV – costc) / costc * 100; Obs. Este vorba de valori in moneda afisata pentru marfa respectiva;daca costc=0, atunci rezultatul e null Discount maxim disponibil [%] - se calculeaza astfel : (PUV – COSTC) * 100 / PUV; Obs. Este vorba de valori in moneda afisata pentru marfa respectiva; daca costc=0, atunci rezultatul e null

Daca se bifeaza Afiseaza discounturile marfurilor la data ... si se executa raportul, atunci vor mai apare 5 coloane, astfel : discount max. marfa [%], discount max. grupa de marfa [%] discount max. grupa discount [%] , discount max. parteneri [%] discount max. existent [%] In cadrul acestui ecran se pot modifica atat preturile (cu sau fara TVA), modificarea unuia ducand la modificarea celuilalt si la validarea automata a pretului pentru marfa respectiva.

De asemenea se pot modifica adaosul sau discountul maxim disponibil, acestea ducand la modificarea preturilor. La operarea unui document de intrare pentru 1 marfa, daca pretul din intrare difera de pretul din lista, atunci in lista de preturi, pe gestiunea pentru care se face intrarea, pretul marfii se invalideaza.

Oferte furnizori.

Se porneste de la ideea ca furnizorii trimit oferte in diverse formate electronice, oferte cu multe pozitii. Daca oferta este un fisier *.db se importa ca atare , fara nici o prelucrare preliminara a fisierului. Daca oferta este un fisier *.xls este nevoie de inregistrarea unui alias pentru acest fisier. Alias-ul se inregistreaza cu Data Sources (ODBC) (in Control PanelAdministrative Tools)

User DNS- alias-ul creat se vede doar de catre user-ul care l-a creat ,userul de Windows. System DNS- alias-ul inregistrat e vizibil pentru toti user-ii

Importul ofertelor se face in tabele distincte astfel incat sa nu se incarce in nomenclatorul de marfuri produse care nu exista in stoc si poate nici nu vor exista. Importul in cadrul programului se face la meniul Furnizori/ Oferte furnizori/ Import oferte furnizori:

Legatura intre coloanele ofertei si coloanele tabelei din baza de date in care se face importul, se poate face cu drag&drop sau cu butonul care mapeaza automat campurile dupa denumirea lor (deci e necesar ca denumirea coloanelor din db sursa sa fie identic cu cea din destinatie). Se pot seta valori de tip null ale campurilor din destinatie cu sau valori constante cu butonul . In oferte se importa pretul fara TVA al produselor din tabela sursa. Daca pretul din tabela sursa contine TVA se bifeaza “cu TVA” in optiunea si in acest fel , in momentul importului se extrage TVA-ul din pretul sursa. Oferta se importa la un anumit curs al unei valute si cu un anumit procent de discount acordat de furnizor (astfele incat in oferta sa existe pretul cu discount inclus)

Se poate actualiza in nomenclatorul de marfuri existent campul cod producator cu codul existent in tabela de oferte pentru marfurile asociate la marfurile din nomenclator. Asocierea marfurilor din oferta se poate face “unu la unu” (unui produs din nomenclatorul de marfa ii corespunde un produs din oferta) sau “mai multe la unu” (mai multe produse din oferta sunt asociate unui singur produs din nomenclatorul de marfa). Aceasta asociere este utila pentru luarea unei decizii de aprovizionare in situatia in care un produs se poate achizitiona de la mai multi furnizori. Din lista de selectie marfa se acceseaza oferta cu F10 sau Ctrl+Alt+O. La inserarea unui produs din oferta in nomenclatorul de marfa (cu comanda Asoc. la o marfa noua in nom.mrf) acesta pastreaza toate atributele din oferta (cod, grupa, marca/tip,denumire, valuta marfii, producator, etc.) si se actualizeaza si pretul din oferta in lista de preturi. In cazul ofertelor in valuta in lista de selectie oferta se afiseaza si pretul in lei la cursul valutar setat in program pentru ziua respectiva.

Comenzi clienti/Facturare comenzi din ecran de comanda..

Unul din avantajele programului este posibilitatatea de a tine evidenta comenzilor primite de la clienti, comenzi care se pot transforma ulterior in factura sau aviz. Lantul complet al acestor operatiuni este cel prezentat mai jos: Comanda Client -> Comanda Furnizor -> Factura furnizor -> Comanda Client -> Factura Client. La primirea unei comenzi de la un client, aceasta este inregistrata in baza de date a programului. In conditiile in care marfurile solicitate nu exista in stoc, aceasta comanda a clientului poate fi transformata in mod automat comanda furnizor. La receptionarea marfii, aveti posibilitatea de a transforma in mod direct comanda furnizorului in factura de la furnizor, precizand eventualele diferente care apar. In momentul in care aveti marfa in stoc, puteti reveni la comanda clientului, pe care de asemeni o puteti transforma in factura catre client, deasemeni cu modificarile corespunzatoare. Facturarea comenzilor de la clienti se poate face in doua moduri : pornind din Clienti/ Comenzi de la Clienti, sau invers , pornind din ecranul de facturare. In acest mod se pot factura pozitii din mai multe comenzi (cu cantitati totale sau partiale). Dupa ce se completeaza header-ul facturii se da comanda Genereaza factura din comenzi:

Selectia multipla a produselor din comenzi se face cu Ctrl+click mouse Cantitatea care se factureaza se poate modifica si se poate selecta si lotul din care se factureaza (pentru cei care lucreaza cu lot manual):

Acelasi mod de lucru (facturare partiala din mai multe documente) este valabil si in cazul facturilor ce inchid avize.

Pornind din Clienti/ Comenzi de la clienti pe ecran apare urmatoarea ferestra de dialog:

Atentie! Lista de documente conţine toate comenzile deja introduse, şi care respectă condiţiile impuse de filtrele de deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate. Se pot astfel selecta numai anumite tipuri de documente, dintr-o anumită perioadă (implicit luna curentă), de la un anumit client, agent, sau un anumit tip de comanda (tiparita, vlidata, facturata, stearsa).

Programul vă oferă posibilitatea să definiţi şi comenzi în valută. Pentru aceasta bifaţi caseta În valută, iar în acest moment câmpurile Valuta şi Curs devin active. Selectaţi valuta dorită din lista deschisă prin intermediul butonului cu săgeată neagră aferent (puteţi edita acum valuta respectivă) şi cursul valutar din lista deschisă prin intermediul butonului

Puteţi vizualiza valorile din comandă, fie în lei, fie în valută, dacă bifaţi în mod corespunzător casetele Modului de afişare. Pentru ca programul să ia în considerare comenzile clienţilor la întocmirea rapoartelor şi pentru a putea genera facturi din comenzi, acestea trebuie tiparite si apoi validate. Trecerea in starea tiparit, respectiv validarea comenzilor se face prin intermediul butoanelor In urma validarii comenzii, programul afiseaza o lista din care puteti stabili (in functie de stocul curent efectiv si cel rezervat) cantitatea care urmeaza sa se comande la furnizor.

Vi se propune o cantitate = 1000, dar in acest moment puteti decide ca ar fi bine sa comandati 3000. Daca pe o comanda au fost completate mai multe pozitii de marfa,la validarea acesteia puteti aduce pe comanda furnizor Toate pozitiile, sau doar unele dintre ele - cu mouse-ul si tasta CTRL (simultan). Executaţi clic pe butonul Pe ecran se va afişa acum dialogul de facturare comenzi client. Pentru a putea factura, este necesară ca valoarea din coloana Cantităţi stoc sa fie mai mare sau egală cu cea din coloana Cantitate comandată (pozitia respectiva este scrisa cu coloarea rosie).

Pentru translatarea informaţiilor din comandă (partea superioară a dialogului) în factură (partea inferioară a dialogului) folosiţi butoanele (simple sau duble) cu săgeată verde.

Nota ! Verificaţi corectitudinea informaţiilor aduse în factură, apoi executaţi clic pe butonul OK. Programul va ofera acum informatii cu privire la Total sold de plata pentru clientul respectiv (se tine cont de eventualele restrictii ca nr. zile sau sold maxim) astfel incat utilizatorul sa decida acum daca incasarea este obligatorie.

În acest moment puteţi vizualiza factura pe care tocmai aţi generat-o, în meniul Clienţi / Facturare clienţi. O dată facturată, o comandă client este considerată închisă. Executaţi clic pe butonul pentru a închide comanda respectivă fără a mai genera facturi din cantităţile nefacturate. Pe pagina Opţiuni vizualizare stabiliţi în primul rând seriile implicite pentru comenzi clienţi/ furnizori si pentru cele importate din PALMuri:

Puteţi aduce pe aceeaşi comandă poziţii de marfă din gestiuni diferite şi să şi vizualizaţi acest fapt pe comandă, dacă bifaţi caseta Fiecare poziţie poate fi din altă gestiune. Bifând caseta Vizualizare preţuri unitare cu TVA, pe comandă se afişează coloana Preţ vânzare cu TVA; debifând-o, Pe pagina Factura proforma (F8) se pot vizualiza informaţiile grupate care vor apărea pe aceasta, şi puteţi eventual tipări acest gen de factură, prin intermediul butonului

Dispoziti de livrare.

Dispozitiile de livrare sunt documente folosite pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau a altor valori materiale destinate vanzarii, celor transmise pentru prelucrare la terti, a celor aflate in custodie sau spre pastrare.

Servesc ca:

• document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii;
• document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare;
• document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz.

Lucrul cu dispozitiile de livrare este similar cu lucrul cu comenzi clienti. Ecranul, butoanele si modul de folosire al acestora este identic.

In plus, in dispozitiile de livrare, pe langa coloana Cantitate comandata, exista coloanele Cantitate livrata (editabila de catre utilizator) si Cantitate nelivrata.

Dispozitiile de livrare sunt copii ale comenzilor sau se pot face dispozitii de livrare fara a face in prealabil o comanda.

Orice comanda editata in program este vizibila si ca dispozitie de livrare. Modificarile (cantitate livrata, masina, cursa, pret de vanzare) si informatiile completate (seria si numarul) pe dispozitia de livrare se transfera automat in factura.

O dispozitie de livrare se va tipari pe formular numai daca este validata. Tiparirea pe formular tipizat se face asemanator cu tiparirea pe formular a celorlalte tipuri de documente. Mai intai se asociaza formularul in meniul Def./ Tipuri de documente de gestiune - campul Formular de tiparire. Pentru tiparirea efectiva se foloseste butonul:

La fel ca si comenzile, dispozitiile de livrare pot fi tiparite in bloc, in ordinea din filtru.

Incarcare masina

Activitatea firmelor care se ocupa de distributiea marfurilor comerciale, presupune de multe ori si transportul acestora la beneficiari. Optimizarea distribuirii efective a marfurilor are in vedere si urmarirea/organizarea modului in care este folosit parcul auto.

De aceea aplicatia DataLight Enterprise Gestiune 3.0 include la meniul Op. int. si instructiuni referitoare la incarcarile de masina, cu rapoartele aferente.

Intocmirea incarcarilor de masina din facturi

Folosirea incarcarilor de masina porneste de la faptul ca pe marfuri este necesara completarea informatiilor cu privire la greutate unitara si volum unitar.

In acest scop, in meniul Setari -> Proprietati societate sectiunea Marfuri trebuie bifata caseta Gabarit(greutate si volum). Deasemenea este necesara definirea masinilor proprii si a caracteristicilor acestora (volum si greutate), la meniul Def. -> Agenti -> Masini proprii.

Se intocmesc facturile de marfa catre clienti (direct in meniul Clienti -> Documente clienti sau prin facturarea comenzilor, inclusiv cele importate din PALM-uri).

In meniul Op.int. -> Incarcari masina(facturi) se face asocierea dintre facturi si masinile de transport ale marfurilor.

Dupa completarea datelor din antet (serie, numar si data document, masina, cursa si sofer) se foloseste butonul

Pe ecran se afiseaza fereastra de selectie a documentelor conform carora se incarca masina.

Aceste documente pot fi filtrate dupa masina si agent, dupa gestiune si client, dupa tip document (inclusiv daca este tiparit sau nu). Printre coloanele afisate se afla si cele referitoare la localitate si adresa, pentru a stabili ordinea abordarii clientilor.

Filtrul vine implicit pe documentele tiparite, pentru a evita asocierea pe o incarcare a documentelor care nu sunt tiparite. daca utilizatorul doreste, acest filtru poate fi eliminat.

Facturile se selecteaza una cate una prin pozitionare pe factura dorita si clic pe butonul OK, sau pot fi selectate toate facturile din filtru folosind butonul Tot.

Programul atentioneaza/ avertizeaza daca sunt depasite greutatea sau volumul masinii (e posibil ca greutatea insumata a tuturor marfurilor sa fie mai mica decat greutatea pe care o poate transporta masina, dar volumul fiind completat, nu mai pot fi adaugate fizic marfuri in masina, si deci teoretic, nici facturi pe documentul de incarcare masina).

Nivelul de incarcare al masinii se determina vizual urmarind zona marcata cu rosu in imagine. Incarcarea exemplificata mai permite adaugarea de marfuri/ facturi atat ca greutate cat si ca gabarit.

De greutatea si volumul cu semnul minus trebuie sa se tina seama atunci cand se face si retur de marfuri sau ambalaje.

Atentie! Folosirea butonului conduce la stergerea tuturor pozitiilor/ facturilor de pe incarcarea de masina, nu doar a aceleia pe care este pozitionat utilizatorul.

Pagina Marfuri (F6) cuprinde 3 rapoarte:

• Raport incarcare masina - trateaza informatia din punct de vedere al marfurilor de pe facturile din incarcare, inclusiv cu informatii despre acestea (producator, locatie in magazie, grupa de marfa, etc.).

Pe aceasta pagina cu detaliere pe marfuri se poate face filtrare pe gestiune, astfel incat incarcarea de masina sa poata fi scoasa doar pe o gestiune. La tiparirea incarcarii in antet sunt enumerate facturile care fac parte din incarcarea de masina, conform filtrului folosit(filtrul pe gestiune).

• Raport centralizat - marfurile din incarcare sunt centralizate pe grupe de marfuri

• Raport detaliat - trateaza informatia din punct de vedere al facturilor implicate in incarcarea de masina.

Din meniul Inregistrari se poate stabili afisarea preturilor cu sau fara TVA, modificarea masinii sau soferului de pe o incarcare de masina fara a sterge pozitiile de pe aceasta, tiparirea listei de facturi, inclusiv a partenerului din factura:

Nota ! Stergerea unei incarcari de masina, are ca efect "eliberarea" facturilor asociate ei, in sensul ca facturile de pe o incarcare stearsa, pot fi repartizate din nou pe o alta incarcare.

Raport incarcari masini din facturi

Afiseaza informatia cu privire la incarcarile de masina realizate din facturi, centralizata atat din punct de vedere al facturilor cat si al marfurilor, cu posibilitate de grupare pe masini si soferi.

Intocmirea incarcarilor de masina din dispozitii de livrare comenzi

Diferenta dintre acest mod de lucru in aplicatie cu incarcarile din dispozitii de livrare comenzi, fata de incarcarea masinilor in functie de facturi consta in afisarea in listele de selectie a comenzilor in locul facturilor.

In rest, modul de lucru este identic. In plus la meniul Inregistrari exista si instructiunea Vizualizeaza dispozitii de livrare care comuta in ecranul de editare a dispozitiilor de livrare comenzi, iar in lista filtrata de aici se regasesc doar dispozitiile/ comenzile aferente acelei incarcari.

Din meniul Clienti -> Dispozitii de livrare comenzi se poate genera direct documentul de incarcare masina in momentul facturii in bloc a dispozitiilor.

In fereastra de facturare in bloc a dispozitiilor, ca si la comenzi exista setarea Genereaza incarcari masina - pentru ca documentul sa fie generat aceasta optiune trebuie bifata, precum si filtrele Masina si Cursa din partea stanga a ecranului.

Rezultatul va fi ca dispozitiile de livrare vor fi facturate si se va genera si documentul de incarcare masina aferent.

Raport incarcari masini din dispozitii de livrare comenzi

Acest raport arata, pornind de la comenzi si de la pozitiile acestora, stadiul de facturare in care se afla fiecare pozitie de comanda in parte.

In acest raport nu sunt cuprinse informatii referitoare la eventualele reduceri la nivel de comanda client sau reducere existenta la nivel de factura (factura realizata pentru comanda selectata).

Generarea incarcarilor de masina direct din comenzi

Cu conditia activarii filtrelor Masina si respectiv Cursa din ecranul de comenzi, daca se foloseste butonului de facturare in bloc, devine disponibila setarea Genereaza incarcari masina din lista afisata in meniul Clienti/ Comenzi de clienti.

In ecranul de comenzi de la clienti (si in dispozitii de livrare) exista si filtru pentru Incarcare masina

Atunci cand se lucreaza cu PDAOffice si comenzile vin din palm in DataLight Enterprise Gestiune 3.0 , comenzile sa asocieze pe un document (pe o incarcare masina, fara sa existe riscul de a se dubla o comanda), in ordinea stabilita de operator conform rutei.

Procese verbale de inventar.

Una din operatiunile care consuma mult timp in cadrul evidentei unei gestiuni este inventarierea produselor din aceasta gestiune. Pentru a va usura aceasta activitate, este necesar ca programul sa execute urmatorii pasi:

1. intocmirea unei liste cu marfurile si materialele din acea gestiune, in vederea listarii ei; pe teren va trebui sa completati cantitatile faptice gasite;

2. completarea cantitatilor gasite pe teren in lista de inventar aflata in program. Programul poate acum sa compare cantitatile faptice, introduse de dvs., cu cantitatile scriptice (stocul pe care il are in memorie, exclusiv pe baza operatiunilor de intrare si iesire);

3. crearea automata a unui document de reglare, document care regleaza diferentele de cantitate gasite de catre program; documentul poate fi un document de intrare / iesire sau ambele, in functie de semn;

In prealabil trebuie sa stabiliti conditiile de lucrul cu meniul de gestionare a inventarelor. Pentru aceasta folositi pagina Inventar de la meniul Setari/ Proprietati societate:

Foarte importante sunt preturile cu care se lucreaza, intrucat inventarele pot determina generarea de documente de intrare si/ sau iesire, si implicit concura la lucrul cu loturi. Se poate folosi ultimul pret sau pretul maxim, cu sau fara TVA. Implicatiile sunt ca la folosirea ultimului pret, programul propune ultimul pret validat, iar la folosirea pretului maxim, pe procesul verbal este adus pretul maxim chiar daca nu este ultimul.

In urma intocmirii proceselor verbale de inventar pot rezulta plusuri sau minusuri in gestiune care se vor reflecta in documente de intrare sau iesire. Fereastra alaturata permite setarea agentului si partenerului implicit, tipul de document si seria implicita, inclusiv articolul contabil aferent – pentru documentele de diferenta generate.

Comanda efectiva de lucru este Procese verbale de inventar de la meniul Operatiuni interne. La apelarea acestei comenzi, pe ecran apare urmatorul dialog:

Dupa completarea datelor din antetul documentului, folositi butonul Proprietati inventar Fereastra astfel obtinuta permite stabilirea tipului de inventar (global sau partial), modul de generare a documentelor de reglare (pe intrare, pe iesire, dupa semn pe intrare sau iesire).

Documentele de diferenta fie ca rezulta din diferenta dintre inventar (faptic) si stoc(scriptic), fie face ca valorile faptice aferente inventarului sa devina stocuri initiale pentru gestiunea respectiva.

Atentie!Cea de-a doua varianta este riscanta, in sensul ca o data generate documentele de diferente, stocurile initiale existente anterior sunt inlocuite cu cantitatile din inventar.

Membrii comisiei de inventare selectati in aceasta fereastra pot fi considerati superviseri ai inventarului (si implicit ai membrilor comisiei selectati in antetul documentului). Salvati setarile executand clic pe butonul OK. Pentru a aduce marfurile pe caietul respectiv de inventar folositi butonul in acest moment pe ecran este afisata fereastra Dialog selectie marfuri inventar.

Este posibila folosirea filtrelor pe Grupa marfa, Grupa pret, Punct de lucru, etc. Filtrul de selectie poate fi stabilit dupa: Stoc la data inventarului, Lotul la data inventarului, Stocul curent (cu optiunea Stoc curent diferit de zero), Lotul curent.

Dupa ce stabiliti conditiile de generare cu ajutorul filtrelor folositi butonul Executa (sageata circulara de culoarae verde), apoi click pe Adauga pentru ca marfurile din filtru sa fie aduse pe caietul pe care tocmai doriti sa-l completati. Fereastra se inchide automat, iar marfurile sunt vizualizate pe procesul verbal de inventar.

Observati ca in lista din partea stanga, caietele sunt ordonate in functie de data, punctul de lucru si gestiunea pentru care se opereaza inventarul. Un inventar global, va include toate caietele avand aceeasi data. Totodata este posibila cautarea caietelor deja operate cu ajutorul filtrelor marfa, cantitate diferita de zero, data, gestiune.

In acest moment inventarul este pregatit pentru generare. Folositi instructiunea Operatiuni interne/Generare corectii procese verbale de inventar. Aici incepeti prin a executa raportul cu ajutorul butonului cu sageata circulara de culoare verde.

Pasul urmator pentru reflectarea in gestiune a diferentelor semnalate este sa executati clic pe Generare documente.

Pentru ca la Operatiuni interne/ Editare Procese verbale de inventar, la butonul "Proprietati inventar" am setat la Mod generare document: Pe iesire, documentele de reglare obtinute in urma inventarului se regasesc la Clienti/ Documente Clienti. Documentul este un bon de consum pentru ca in Setari/ Proprietati societate/ Inventare la Optiuni documente iesire am selectat tip document = bon consum. In meniul Rapoarte/ Operatiuni interne sunt Raport procese verbale de inventar cantitative si Generare corectii procese verbale de inventar, adica inventarul valoric de la Operatiuni interne/ Raport procese verbale de inventar.

Promotii

Dialogul Editare promotii din meniul Def./ Marfuri - Servicii/ Promotii este alcatuit din 2 zone:

a) Lista promotiilor deja introduse, in partea stanga;

b) Datele promotiei selectat in lista, in partea dreapat a dialogului. Aceasta zona contine urmatoarele 4 pagini:

- Promotie

- Produse in promotie

- Bonus

- Parteneri

Pagina Promotii

Pagina Promotii este impartita in :

• Descriere:

Cod promotie - codul promotiei, util pentru raportari si o identificarea mai usoara;

Denumire promotie - se introduce numele reprezentativ al promotiei, stabilit de utilizator;

Categorie client - se introduce una dintre categoriile de clienti care vor avea parte de promotie;

Producator - se introduce numele societatii care va oferi promotia;

Agent - agentul care va putea acorda promotia.

Exemplul agenti care au orase mari in comparatie cu cei din orase mai mici, agenti cu clienti en-gross si cei cu clienti en-detail pot avea promotii diferite.

• Valabilitate:

Data de inceput – reprezinta data de start a promotiei;

Data de final – reprezinta data de final a promotiei;

• Conditii:

Nr.min.sortimente – reprezinta numarul minim de sortimente pe care clientul trebuie sa le achizitioneze pentru a putea avea parte de promotie;

Nr.min.buc. - reprezinta numarul minim de bucati din acelasi sortiment pe care clientul trebuie sa le cumpere;

Suma minima – reprezinta valoarea minima a facturii;

• Tipuri de bonificatie:

a) Bonus cu discount pe marfurile bonus - acest tip de bonificatie are ca rezultat faptul ca pentru un produs sau mai multe produse oferite ca bonus pentru marfurile ce fac parte din promotia definita de utilizator se acorda un anumit discount pentru marfa oferita ca bonus;

Pentru acest tip de bonificatie avem urmatoarele doua setari de bonificare:

- Se alege un singur produs bonus – daca optiunea e bifata clientul poate opta pentru un singur produs din bonus

- Se lucreaza cu stoc – daca optiunea e bifata are ca rezultat faptul ca atunci cand stocul se termina nu se vor mai acorda bonusuri

b)Bonus prin stornarea marfurilor bonus – acest tip de bonificatie are ca rezultat faptul ca pentru un produs sau mai multe, oferite ca bonus in promotie, pe document va apare o pozitie sub forma de marfa de tip serviciu in campul cantitate avand valoarea -1 iar in campul valoare va fi valoarea marfii oferita ca bonus (cant*puv);

Pentru acest tip de bonificatie avem urmatoarele trei setari de bonificare:

- Se alege un singur produs bonus – daca optiunea e bifata clientul poate opta pentru un singur produs din bonus

- Se lucreaza cu stoc – daca optiunea e bifata are ca rezultat faptul ca atunci cand stocul se termina nu se vor mai acorda bonusuri

- Marfa care se foloseste la stornare – se alege din lista una din marfurile dorite de utilizator,care va purta stornarea si bonificarea

c)Bonus valoric – acest tip de bonificatie este asemanator cu tipul de bonificatie bonus prin stornarea marfurilor bonus,diferenta fiind ca pentru marfa care se foloseste ca stornare se stabileste o valoare bonificatie (aceasta valoare este una fixa,in sensul ca nu se va mai calcula ca si produsul dintre cantitatea*puv al marfurilor bonus);

Pentru acest tip de bonificatie avem urmatoarele 2 setari de bonificare:

- Marfa care se foloseste la stornare – se alege din lista una din marfurile dorite de utilizator,care va purta stornarea si bonificarea

- Valoare bonificatie – se introduce o valoare fixa, dorita de utilizator, ce va fi oferita pentru marfa folosita la stornare si care poarta si bonificarea

Observatie ! Categorie client se defineste la meniul Definiri->Parteneri->Lista categorii, unde va apare fereastra de mai jos pentru a introduce datele necesare definirii unei noi categorii.

Asocierea unui partener la o categorie se face in meniul Definiri->Parteneri->Clienti\Furnizori, pe tabul Comercial(F6) in dreptul dialogului categorie se alege categoria in care clientul respectiv va fi incadrat

Pagina Produse in promotie

Pe aceasta pagina utilizatorul poate introduce de la butonul Adauga marfa unul sau mai multe produse ce fac parte din promotie si pe care clientul trebuie sa le achizitioneze pentru a avea parte de bonusurile oferite(in functie de conditiile stabilite de utilizator pe prima pagina Promotie).

Pagina Bonus

Pe aceasta pagina utilizatorul introduce de la butonul Adauga marfa, marfurile oferite ca bonus in promotia respectiva,se va introduce totodata si cantitatea ce va fi oferita ca bonus si se va opta pentru varinta daca oferta este fixa sau nu,se va introduce si discountul acordat pentru marfa oferita ca bonus.

Daca se opteaza pentru optiunea Se lucreaza cu stoc(de pe pagina Promotie) pe pagina de Bonus vor mai apare doua noi coloane:

Stoc total

Stoc curent(ca in figura de mai jos).

In campul Stoc total se va introduce cantitatea totala ce va fi oferita ca bonus pe toata perioada promotiei, Stoc curent pleaca de la 0 si pe masura ce bonusurile vor fi acordat, se va mari cantitatea din campul stoc curent(nu este recomandat ca valoarea cantitativa din stoc curent sa o depaseasca pe cea din stoc total, acest lucru ar insemna ca se va lucra pe stoc negativ).

Exemple:

Exemplu pentru tipul de bonificare bonus cu discount pe marfurile bonus: Pentru un caiet achizitionat vreau sa ofer bonus 2 pixuri cu un discount de 5%.

Pe paginia Promotie se vor completa urmatoarele:

Denumire promotie:promotie test

Categorie client: clienti beneficiari de promotii (definita anterior,doar clientii ce apartin acestei categorii vor avea parte de promotii)

Producator: test

Nr.min.sortimente - 1 buc;

Nr.min.buc - 1 buc;

Suma minima- 10 lei;

Tip bonificare: bonus cu discount pe marfurile bonus

Setari bonificatie: se bifeaza se alege un singur produs si se lucreaza cu stoc

Pe pagina Produse in promotie se vor completa urmatoarele:

Se apasa butonul Adauga marfa pentru a se introduce produsul pentru care este valabila promotia, in cazul de fata se va introduce caiet;

Pe pagina Bonus se vor completa urmatoarele:

De la butonul Adauga marfa vom introduce marfa bonus pentru care se aplica discount, in cazul de fata se va introduce pix; la cantitate introducem 2, bifam casuta pentru Oferta fixata (ceea ce are ca rezultat ca indiferent de cate caiete va achizitiona clientul bonusul va fi intotdeauna de 2 pixuri cu discount de 5%,in cazul in care casuta ramane nebifata pentru fiecare caiet achizitionat i se vor da 2 pixuri cu discount cu 5%,de exemplu daca pe factura avem 5 caiete promotia va fi de 10 pixuri cu discount de 5%);la stoc total vom trece 12,iar la stoc curent 0;

In meniul Clienti\Documente clienti am realizat un document de iesire pe care am introdus o pozitie de marfa caiet.

Observatie: Nu se pot introduce promotii pe documente neoperate

Am operat documentul,iar de la butonul fulgerica, am ales optiunea Aplica promotii pe document.

Dupa ce optiunea a fost aleasa apare o noua fereastra de dialog in care utilizatorul poate opta pentru una dintre promotiile pe care le are definite.

Dupa ce s-a ales promotia care va fi introdusa pe document se apasa butonul Ok.Documentul final va arata ca in figura urmatoare

Daca verificam pe pagina Bonus din meniul Editare promotii, vom putea observa ca stocul curent s-a modificat din 0 in 2.Daca stocul curent depaseste stocul total alocat pentru promotii, se va trece pe stoc negativ, iar promotia din fereastra de dialog Dialog vizualizare produse primite ca promotii va fi editata in rosu ca si mesaj de avertizare,ca in figura de mai jos.

Exemplu pentru tipul de bonificare bonus prin stornarea marfurilor bonu: Pentru un caiet achizitionat vreau sa ofer bonus 2 pixuri,bonificarea constand intr-o marfa de tip serviciu ce va avea valoarea celor 2 pixuri si va aparea cu minus pe documentul de iesire.

Pe paginia Promotie se vor completa urmatoarele:

Denumire promotie: promotie test

Categorie client: clienti beneficiari de promotii (definita anterior,doar clientii ce apartin acestei categorii vor avea parte de promotii)

Producator:test

Nr.min.sortimente - 1 buc;

Nr.min.buc - 1 buc;

Suma minima - 10 lei;

Tip bonificare: bonus prin stornarea marfurilor bonus

Setari bonificatie:se bifeaza se alege un singur produs si se lucreaza cu stoc,iar pentru optiunea marfa care se foloseste pentru stornare se alege marfa dorita de utilizator din lista de selectie.

Pe paginile Produse in promotie si Bonus se urmeaza aceeasi pasi descrisi in exemplu anterior.

Pe pagina Bonus va dispare coloana de discount.

In meniul Clienti\Documente clienti am realizat un document de iesire pe care am introdus o pozitie de marfa caiet.

Am operat documentul,iar de la butonul fulgerica am ales optiunea Aplica promotii pe document. Noul document ce va contine promotia este cel din figura urmatoare:

Exemplu pentru tipul de bonificare bonus valoric: Pentru un caiet achizitionat vreau sa ofer bonus 2 pixuri,bonificarea constand intr-o marfa de tip serviciu ce va avea valoarea 25 (valore stabilita de utilizator).

Pe paginia Promotie se vor completa urmatoarele:

Denumire promotie: promotie test

Categorie client:clienti beneficiari de promotii (definita anterior,doar clientii ce apartin acestei categorii vor avea parte de promotii)

Producator:test

Nr.min.sortimente - 1 buc;

Nr.min.buc - 1 buc;

Suma minima - 10 lei;

Tip bonificare: bonus valoric

Setari bonificatie pentru optiunea marfa care se foloseste pentru stornare se alege marfa dorita de utilizator din lista de selectie,iar in dreptul valore bonificatie se introduce valoarea dorita de utilizator.

Pe pagina Produse in promotie se pastreaza aceleasi setari definite ca si in exemplele anterioare.

Nu se va mai tine cont de setarile de pe pagina Bonus,bonificatia fiind valorica si stabilita pe pagina Promotie.

In meniul Clienti\Documente clienti am realizat un document de iesire pe care am introdus o pozitie de marfa caiet. Am operat documentul,iar de la butonul fulgerica am ales optiunea Aplica promotii pe document.

Noul document ce va contine promotia este cel din figura urmatoare

Exemplu pentru tipul de bonificare bonus valoric: Pentru un caiet achizitionat vreau sa ofer bonus 2 pixuri,bonificarea constand intr-o marfa de tip serviciu ce va avea valoarea 25 (valore stabilita de utilizator).

Pe pagina Produse in promotie se pastreaza aceleasi setari definite ca si in exemplele anterioare.

Nu se va mai tine cont de setarile de pe pagina Bonus,bonificatia fiind valorica si stabilita pe pagina Promotie.

In meniul Clienti\Documente clienti am realizat un document de iesire pe care am introdus o pozitie de marfa caiet. Am operat documentul,iar de la butonul fulgerica am ales optiunea Aplica promotii pe document.

Noul document ce va contine promotia este cel din figura urmatoare

Compensari.

Compensarea este operatiunea prin care se sting fara plata in numerar, unele datorii reciproce intre doua sau mai multe persoane fizice sau juridice, nu in bani ci prin simpla lor inregistrare, ramanand sa se achite eventualele diferente de sume.

Compensarea se foloseste si in relatiile comerciale dintre companii din tari diferite, obligatiile reciproce de plata si drepturile de incasare intre doua sau mai multe tari se onoreaza fara ca soldurile/diferentele sa fie achitate in valuta straina.

Compensarea se poate face cu acelasi partener, in situatia cand partenerul este client si furnizor sau intre parteneri diferiti definiti in baza de date, care in realitate apartin aceluiasi nucleu (de ex. un holding).

Compensarile se opereaza in meniul Op. interne/ Compensari Clienti-Furnizori. Operarea unui document de compensare determina aparitia unui document de incasare si a unui document de plata in meniurile omonime.

In lista de Tipuri de documente incasari/plati este introdus si tipul Compensare. In pagina F6 a acestui ecran se atribuie articole contabile (inclusiv articol contabil implicit) pentru documentul de incasare rezultat din compensare.

Dupa completarea datelor din header, se foloseste butonul marcat cu culoarea rosie pentru a repartiza manual suma completata in campul Valoare.

Pe ecran se afiseaza fereastra cu documente in sold, din care se selecteaza si se repartizeaza cele pentru care se face compensarea.

Se procedeaza in felul acesta pe fiecare din cele 2 pagini: Incasare(F5), respectiv Plata(F6). Dupa selectarea documentelor care participa la compensare, ecranul de compensari arata astfel:

Butonul este folosit atunci cand repartizarea facturilor pe documentul de compensare se face automat (in ordine cronologica).

Articolul contabil din dialogul de compensare este preluat pe documentul de incasare. Documentul de plata rezultat din compensare nu are articol contabil. Pe documentul de compensare nota contabila poate fi vizualizata prin intermediul butonului

Din meniul in care se opereaza compensarile se pot vizualiza imediat documentele rezultate prin intermediul butonului marcat cu culoarea rosie.

La Inregistrari exista posibilitatea de a seta Vizualizare note contabila la operare document, fapt care va determina afisarea automata pe ecran a inregistrarii contabile aferente compensarii in momentul operarii.

Documentele de compensare pot fi tiparite, separat pagina Incasare(F5) de Plata(F6), prin intermediul butonului

Efectele operarii compensarilor se pot vedea in raportul fisa partenerului

si in rapoartele documentelor de incasare,

respectiv de plata.

Compensari Clienti - Furnizori in valuta

Compensarile in valuta se opereaza in meniul Op. interne/ Compensari Clienti-Furnizori in valuta. Operarea unui document de compensare determina aparitia unui document de incasare in valuta si a unui document de plata in valuta, vizibile in meniurile omonime.

Ca si in cazul compensarilor in lei, repartizarea documentelor pe documentul de compensare se poate face manual sau automat (butoanele marcate cu culoarea rosie).

Modul de lucru si de urmarire a rezultatelor compensarilor in valuta sunt aceleasi ca si la compensarile in lei.

Banci /extrase.

Documentul de tip extras de cont contine operatiuni de incasare si plata rezultate in urma operatiunilor financiar-contabile, operatiuni care afecteaza rulajele debitoare, creditoare si implicit soldul contului care face obiectul extrasului de cont in discutie. Acest tip de document poate fi operat in meniul Op.Int. -> Banci -extrase de cont.

Ecranul care se deschide la apelarea acestui meniu contine in partea stanga lista cu extrasele de cont filtrate dupa perioada, banca sau cont si in partea dreapta informatiile extrasului pe care e pozitionat cursorul (data, seria si numarul, banca, contul si documentele care fac parte din extras).

Tipurile de documente de incasare/plata care se pot opera in extrasul de cont sunt:

- Confirmare CEC/BO - (vezi Mod de lucru cu CEC-uri)

- Operatiuni prin banca

- Operatiuni diverse prin banca - este un tip de document de incasare/plata care nu necesita completarea unui partener in header si de aceea este potrivit pentru inregistrarea comisioanelor si a dobanzilor bancare

- Ordin de plata

Un extras nou se introduce folosind tasta Insert sau butonul Nou/+ din bara de meniuri. Se completeaza urmatoarele informatii pe antetul extrasului :

- data extrasului

- seria si numarul

- se selecteaza din lista definita banca si contul inscris pe extras

- Sold initial - soldul initial al contului poate fi completat manual sau importat din modulul Balpro cu ajutorul butonului alaturat . Pentru a importa soldul contului din modulul de contabilitate trebuie definite corect banca si contul (in meniul 'Def. -> Parteneri-Conturi, Banci societate).

Se adauga operatiunile de pe extras cu butoanele Adauga incasare si Adauga plata, selectandu-se pentru fiecare tipul de document, articol contabil, partener, suma si repartizarea pe documentul de intrare/iesire.

Dupa operarea incasarilor/platilor din extras programul calculeaza soldul contului la care se refera extrasul (este un mod de verificare a corectitudinii datelor introduse deoarece soldul contului este tiparit si pe extrasul de la banca). Documentul extras de cont are aceleasi stari ca orice document din gestiune : Neoperat, Operat, Sters, Validat. Trecerea din starea de document neoperat in cea de document operat (si invers) se face cu combinatia de taste "Ctrl+Enter". Modificare unui document de incasare/plata care apartine unui extras de cont se face prin dezoperarea extrasului si prin selectarea comenzii Editare document.

Incasarile si platile dintr-un extras sunt vizibile in ecranele Furnizori-Plati catre furnizori si Clienti-Incasari de la clienti. Daca se incearca modificarea lor in aceste ecrane modulul de gestiune da un mesaj prin care utilizatorul este avertizat ca documentele sunt editate din modulul extrase de cont si doar acolo se poate interveni asupra lor.

Un alt mod de lucru cu extrase de cont porneste cu editarea incasarilor si platilor in ecranele consacrate (Furnizori-Plati catre furnizori si Clienti-Incasari de la clienti). Dupa operarea lor se adauga o noua inregistrare in ecranul Op.int.-Banci-extrase de cont , se completeaza doar header-ul si cu ajutorul butonului Selectie document se adauga documentele de incasare/plata care apartin extrasului de cont.

Operare penalitati.

Penalizarile sunt despagubiri sau sanctiuni aplicate pentru nerespectarea unei reguli stabilite. Se calculeaza ca o majorare aplicata in cazul in care o factura nu se achita la timp, iar procentul de majorare se aplica pentru fiecare zi intarziere, la soldul facturii.

Lucrul cu penalizarile in Gestiune 3.0 comporta 2 aspecte :

A) Penalizare la incasare (se refera la intarzierea cu care este incasata o factura scadenta).

B) Penalizare la rata/ facturare (se refera la intarzierea cu care este facturata o rata scadenta conform unui contract; aceasta pe motiv ca prestatorul nu emite facturi decat in prezenta beneficiarului, adica nu se practica sistemul facturarii automate in momentul scadentei ratei)

A) Pentru a lucra cu penalitati la incasare, e nevoie sa se seteze in meniul Proprietati societate/ Incasari/Plati, Se lucreaza cu penalizari.

Aici se stabileste de la bun inceput procentul de penalizare pentru fiecare zi de intarziere la plata, se seteaza serviciul folosit ca penalizare (definit in prealabil la Definiri/ Marfuri) si se stabileste daca se calculeaza penalizarea si pentru zilele nelucratoare. Acest serviciu cu rol de Penalizare va aparea ca pozitie de marfa pe factura dupa calcularea penalizarii. In momentul acesta pentru fiecare factura este setata procentul de penalizare, cota este editabila in dialogul de documente. Aceasta se face in Clienti/ Documente clienti, butonul Alte operatiuni (CTRL O) selectand comanda Editare penalizare pe document.

Pentru calculul propriu-zis al penalizarilor, din lista deschisa cu CTRL O se selecteaza comanda Calculeaza penalizare partener.

In fereastra afisata se stabileste perioada de selectie a facturilor la care se va calcula penalizarea, apoi se executa filtrul cu butonul cu sageata circulara verde. Dupa click pe butonul OK, pe factura va mai aparea o pozitie cu valoarea penalizarii (daca data curenta a depasit data de scadenta a facturii). Sau, la data curenta, se opereaza un document nou catre partenerul respectiv si se foloseste instructiunea Calcul penalizari.

Este posibil ca factura de penalizare sa fi fost achitata, dar factura initiala sa fi ramas totusi in continuare sold. In acest caz, la un calcul ulterior al penalitatii, programul sesizeaza ca pentru prima perioada de intarziere penalitatea este deja facturata, in consecinta la calculul celei de-a 2 a penalitati va lua in considerare doar perioada dintre data primei penalitati (cea facturata) si data celei de-a 2 a penalitati.

B) Lucrul cu penalizari la facturare, presupune ca in momentul operarii contractului la meniul Clienti/ Contracte clienti(se aplica si contractelor de leasing), sa se specifice Penalizare (%). Se genereaza Desfasuratorul de plati (Clienti/ Contracte clienti/ Facturi (F6)) - cu conditia bifarii casetei Se factureaza cu penalizari si in momentul facturarii ratelor,

pe factura va exista o pozitie suplimentara, aceea de Penalizare (serviciu definit deja la Definiri/ Marfuri).

In functie de Nr. zile de gratie, pe factura va exista o pozitie suplimentara, aceea de Penalizari (serviciu definit anterior la Definiri/ Marfuri). Cele 2 tipuri de penalizari functioneaza ca 2 concepte separate.

In factura pe care apare pozitia de penalizare se completeaza la Cantitate numarul de zile la care se calculeaza penalizarile (insumate de la toate facturile, indiferent de soldul la care se calculeaza penalizari) si pretul este calculat astfel incat, cant * pret sa fie  egal cu valoarea totala a penalizarii.

Vezi si: Raport penalitati la incasari

Penalizari clienti la incasari

Ofera imaginea de ansamblu a penalizarilor pentru incasari. Este folosit la determinarea modului in care se calculeaza penalizarile facturilor neachitate la timp (detaliat pe facturi).

Semnificatia coloanelor raportului

Sold document de penalizat = soldurile facturilor carora ar trebui sa li se calculeze penalizari, conform ceea ce s-a completat la Editare penalizare pe document. Este vorba de valoarea neachitata din documentul mentionat (= valoarea facturata – valoarea incasata. Daca sunt mai multe incasari la o factura, acest sold se obtine scazand valoarea incasata din soldul existent al documentului, sold obtinut dupa aplicarea incasarilor precedente.

Procent penalizare = procentul completat la Editare penalizare pe document si care se aplica la valoarea din coloana Sold document de penalizat.

Penalizare calculata/Nr. zile = reprezinta diferenta de zile (in zile calendaristice sau lucratoare, in functie de setarea din Proprietati societate/ Incasari - plati/ Penalizarile se calculeaza sin in zilele care sunt nelucratoare) dintre ceea ce este completat in campul La data si data scadenta a facturii (completata pe documentul de iesire in campul Scad.)

Penalizare calculata/Valoare = se inmultesc procentul de penalizare completat pe document, numarul de zile de penalizare si valoarea documentului respectiv. In exemplul din imagine 2656,08 = 856,8*5%*62zile

Penalizare facturata/Nr. zile = ce numar de zile de penalizare sunt completate pe factura respectiva. Acesta este zero pentru ceea ce se factureaza fara penalizari. In exemplul prezentat 42 = 14*3 pentru ca avem 3 facturi FCT 30, FCT31 si FCT 33 pentru care penalizarea facturata pe FCT 24 se refera la perioada cuprinsa intre 1.12. si 14.12., adica 14 zile fiecare (pentru ca FCT 30 si FCT 31 au deja penalizata perioada de pana la 30.11.

Penalizare facturata/Valoare = ce valoare are penalizarea completata pe document. Aceasta este zero daca s-a facturat fara penalizari.

De facturat/ Zile = pornind de la valorile din coloanele Penalizare calculata si Penalizare facturata si calcularea in "suveica" a acestora. Adica 168 = 106 + 62; 62 = 168 - 106; 93 = 62 + 31; 66 = 93 + 15 - 42. Valoarea 66

De facturat Valoare = pornind de la valorile din coloanele Penalizare calculata si Penalizare facturata si calcularea in "suveica" a acestora. Respectiv 4232.83 = 1576.75 + 2656.68; 4232.83 - 2443.67; 2154.34 = 1789.17 + 365.21; 1534.86 = 2154.86 + 353.43 - 972.94

Total penalizare facturata = suma valorilor celor 2 facturi ale partenerului din exemplul prezentat, doar acele facturi care contin ca pozitii de marfa si Penalizare. Adica 3416.61 = 2443.67 (aferenta FCT 32) + 972.64 (aferenta FCT 34). Unde 2443.67 = 297.5*5%*(14+30+30zile) iar 972.64 = 856.8*5%*31zile

Fisa penalizare facturata

Prezinta informatii cu privire la soldul de penalizat, penalizarea calculata si penalizarea facturata. Raportul furnizeaza informatii per factura din filtru.

Semnificatia coloanelor raportului

Sold document de penalizat – este vorba de valoarea neachitata din documentul mentionat (= valoarea facturata – valoarea incasata). Daca sunt mai multe incasari la o factura acest sold se obtine scazand valoarea incasata din soldul existent al documentului, sold obtinut dupa aplicarea incasarilor precedente).

Procent penalizare – procentul ce figureaza pe documentul mentionat si care se aplica coloanei Sold document de penalizat

Penalizare calculata (Nr. zile/Valoare) – se calculeaza in functie de mai multe criterii:

• de soldul documentului
• de diferenta in timp dintre data scadenta a facturii ce genereaza penalizare si data facturii de selectate in acest raport ... in cazul in care nu e nici o incasare pe factura ce genereaza penalizarea
• de diferenta in timp dintre data ultimei incasari a facturii generatoare de penalizare si data facturii selectate in acest raport
• daca la o factura sunt realizate mai multe incasari partiale si se aplica penalizari la soldurile intermediare ale documentului, atunci penalizarile calculate tin cont de diferenta de timp dintre incasarile partiale.

Pentru Nr. zile

Pentru FCT 30, 89 = 106 (nr. zile penalizare calculata) - 17 (nr. zile intre data FCT 34 si data la care se da raportul. Pentru FCT 31, 45 = 62(nr. zile penalizare calculata) - 17 (nr. zile intre data FCT 34 si data la care se da raportul. Pentru FCT 33, 14 = 31(nr. zile penalizare calculata) - 17 (nr. zile intre data FCT 34 si data la care se da raportul.

Pentru Valoare

1323.88 = 297.5*5%*89zile 1927.80 = 856.8*5%*45zile 164.93 = 392.7*3%*14zile

Penalizare facturata (Nr zile/Valoare) – sunt penalizarile ce figureaza deja ca pozitii distincte pe alte facturi ale acestui client.

Explicatii – informatii suplimentare legate de cauza ce a generat penalizarea

La sfarsitul acestui raport sunt calculate doua totaluri de Penalizare calculata si Penalizare facturata. Diferenta dintre aceste sume reprezinta valoarea ce figureaza ca pozitie de penlizare pe factura curenta.

Contracte clienti rate

Exista moduri diferite de lucru contracte clienti: cu pret fix, abonament lunar, abonament lunar (30zile).

1. Mod pret = Fix

Dialogul este alcătuit din 2 zone:

1) Lista contractelor clienti deja introduse, in partea stanga

2) Datele documentului selectat din lista, in partea dreapta

Observatie ! Lista de documente contine toate contractele deja introduse, si care respecta conditiile impuse de filtrele de deasupra listei. Filtrele active sunt cele bifate (in imaginea de mai sus - perioada). Se pot astfel selecta numai anumite tipuri de documente, dintr-o anumita perioada (implicit luna curenta), de la un anumit partener sau agent.

Paginile/ Taburile dialogului:

• Parametri contract (F5)
• Parametri generare doc. (F7) - imediat dupa completarea headerului, se seteaza Articolul contabil pentru facturile ce se vor genera, Gestiunea din factura, Modul de tiparire a facturii.

• Observatii contract (F8)
• Alte optiuni – Optiuni generare plan de facturare – rata devine scadenta conform facturarii in avans. Activarea acestei optiuni inseamna ca facturarea primei rate se face in aceeasi luna cu facturarea avansului. Inactivarea ei inseamna ca la facturare, avansul se face in luna contractului, iar prima rata in luna urmatoare (daca data scadenta nu este ultima zi din luna).
• Tipuri de contract – lista cu tipurile setate la Definiri/ Tipuri de contracte.

Beneficiu/an , reprezinta un procent de majorare aplicat la valoarea fara TVA. In coloana Val. beneficiu - vizibila pe pagina Facturi (F6) - suma rezultata mai sus se imparte la numarul de rate si devine scadent odata cu rata.

Pentru a introduce un nou contract, apăsaţi fie tasta Insert, fie butonul Nou, fie butonul plus din navigator, atunci când sunteţi poziţionaţi pe lista de documente din stânga (titlurile listei sunt scrise cu culoarea roşie). În partea din dreapta a dialogului se activează câmpurile cu informaţiile despre documente, în aşteptarea datelor noului Contract.

În spaţiul aferent câmpurilor data, introduceţi data calendaristică care doriţi să apară pe contractul respectiv (data incheierii/ semnarii contractului). Completand campurile Perioada contractului, si De la se completeaza automat campul Până la.

Completaţi de la tastatură câmpurile din antetul contractului: modul de eşalonare a contractului, câmpurile Preţ (Fix, Abonament/ Lunar, Abonament/ Lunar 30zile) şi Mod facturare (Integral, Lunar, La 2 luni, La 3 luni, La 6 luni, La 12 luni) folosind listele deschise prin intermediul butoanelor cu săgeată neagră corespunzătoare.

Selectaţi moneda/ valuta în care este exprimat preţul mărfurilor din contract şi stabiliţi, dacă este cazul, procentul de beneficiu anual pe care doriţi să-l adăugaţi în contractul respectiv. De asemenea, puteţi completa valoarea avansului primit la încheierea contractului.

Pe pagina Produse/ Servicii (F5), executaţi dublu clic în câmpul Marfa/ Servicii. Pe ecran veţi vizualiza fereastra de Selecţie marfă. Executaţi dublu clic pe marfa dorită, ceea va determina “aducerea” ei în dialogul de editare a contractelor.

Completaţi de la tastatură câmpul Cantitatea. Folosind succesiv tasta Enter, programul va completa celelalte coloane ale dialogului; coloana Preţ se completează automat doar dacă anterior aţi salvat preţuri în nomenclator. Pentru cele fără preţuri în nomenclator, puteţi introduce preţul de contract de la tastatură.

Folosiţi tasta Insert pentru a introduce o nouă poziţie de marfă. La editarea fiecărei poziţii, programul completează automat câmpurile Valoare TVA şi Valoare Contract in antetul documentului.

Pe pagina Facturi (F6), executaţi clic pe butonul de Generare automată a planului de rate. În acest moment programul vă afişează sumele şi datele scadente, restul de plată şi valoarea totală, etc.

Tipareste este butonul care tipăreşte planul de eşalonare a ratelor din contract. Facturarea ratelor din contract se poate face prin intermediul butonului Facturare rata - executaţi clic pe el pentru a se genera factura corespunzătoare ratei curente (vizibilă ulterior în dialogul Clienţi/ Facturare Clienţi). pentru cazul cand contractul este incheiat in valuta, la facturarea ratelor, aplicatia solicita completarea cursului valutar.

La finalizarea procesului de facturare a ratelor, in afar de generarea facturii in meniul Editare documente de iesire, pe pagina Facturi (F6), in coloana Factura se completeaza seria, nr. si data facturii,

iar rata respectiva apare scrisa cu gri deschis.

Este posibil si ca sa fie mai intai generata factura din meniul Editare documente de iesire, si apoi in pagina Facturi (F6), in coloana Factura se face dublu clic, apare butonul cu 3 puncte, clic pe el si se afiseaza lista cu facturile partenerului respectiv, din care se poate selecta si asocia una din ele ratei pe care utilizatorul este postat.

Esalonarea planului de rate cand se lucreaza cu avans – este in stransa legatura cu setarea din tabul Alte optiuni (zona din dreapta a dialogului).

Lucrul cu avans conduce la generarea ratei de avans, care primeste nr. Av. Facturile generate din contract cu pret fix este factura valorica.

Cautarea contractelor

Căutarea datelor în documente se face urmărind/ setând filtrele din fereastra situată în partea stângă şi se încheie executând clic pe butonul EXECUTA.

Criteriile de căutare sunt:

• Perioada – pentru folosirea acestui criteriu, completaţi în câmpurile corespunzătoare data de început şi cea de sfârşit a perioadei pentru care faceţi căutarea.

Aceste date se pot introduce şi prin intermediul butoanelor care afişează pe ecran calendarul lunii în curs. Selectaţi data dorită şi validaţi apoi selecţia făcută. Trecerea de la un an la altul fără a modifica luna se face folosind săgeţile din dreapta câmpului albastru ce marchează luna curentă, iar deplasarea pas cu pas de la o luna la alta în cadrul aceluiaşi an se face cu săgeţile din stânga aceluiaşi câmp. Perioada mai poate fi setată şi prin intermediul listei derulante care se afişează executând clic pe săgeata negră din dreapta câmpului. Din lista derulantă selectaţi opţiunea dvs.: ziua curentă/ precedentă, luna curentă/ precedentă, etc.

• Partener - bifaţi caseta din stânga câmpului şi executaţi clic pe săgeata neagră din dreapta lui. Din lista care se va deschide puteţi opta pentru partenerul dorit ca criteriu de căutare. Faceţi clic pe partenerul pe care-l folosiţi drept criteriu de căutare şi apoi validaţi selecţia făcută.

• Agentul – pentru a face căutarea după acest criteriu, bifaţi caseta din stânga câmpului Agent şi executaţi clic pe săgeata neagră din dreapta câmpului, realizând astfel vizualizarea listei cu agenţi, din care îl selectaţi pe cel folosit ca criteriu de căutare a documentului.

Sugestie: Dacă la un moment dat constataţi că nu reuşiţi să găsiţi un anumit document în lista din stânga, verificaţi în primul rând acest filtru; dacă este nevoie, debifaţi casetele filtrelor, după care apăsaţi tasta Scroll Lock (în partea din dreapta sus a tastaturii) sau butonul cu cerculeţ verde, pentru a activa din nou filtrul. Orice modificare a filtrului necesită reapăsarea tastei sau butonului precizat mai sus.

Butonul Alte optiuni:

• Generare facturi in bloc – pentru contractele din filtru, se factureaza simultan toate ratele scadente in perioada selectata.

• Generare aviz – mod de lucru folosit spre exemplu atunci cand se vinde mobila in rate. Mobila este livrata integral pe baza de aviz si apoi sunt generate ratele ca facturi valorice. Nu exista in final o legatura intre avizul initial si rate (prin factura ce inchide avize).

• Suspendare contract – seria si nr. contract, data si partenrul sunt scrise cu alta culoare, nu se mai pot factura rate pentru ca butonul respectiv este acum inactiv. Daca partile contractante, decid de comun acord suspedarea pe o anumita perioada a derularii unui contract.

• Reactivare contract – operatiune opusa suspendarii contractului

• Marcheaza “Netiparit” - pentru o contract a carui esalonare de rate s-a tiparit deja (contractul apare scris italic), se activeaza instructiunea de marcare cu starea netiparit. Altfel nu se pot face modificari.

• Prelungire contract – pentru contractele de tip Abonament lunar.
• Doar pentru userul ADMIN - modifica agent, modifica articol, modifica serie/ nr. contract, modifica mod tiparire facturi, modifica activitatile din pozitiile de contract – instructiuni care permit modificarile omonime, chiar daca sunt rate esalonate sau facturate.

Pe pagina cu tipurile de contracte exista coloana cu activitatea aferenta fiecarui tip de contract, care la esalonarea ratelor este preluata si pozitii - pagina Produse/Servicii (F5). In momentul facturarii ratelor de preia activitatea pe headerul facturii.

La clic dreapta in ecranul de esalonare a ratelor se afiseaza o lista cu urmatoarele optiuni:

• Generare rate contract - echivalent cu butonul
• Sterge rate contract – sterge esalonarea planului de rate. Utila atunci cand sunt necesare modificari ale informatiilor completate pe antetul contractului si in pagina Produse/Servicii(F5)
• Sterge rata curenta – sterge rata pe care utilizatorul este postat.
• Inchide rata – inchide rata fara a o mai factura
• Deschide rata – operatiunea inversa inchiderii sau facturarii ratei. Activeaza rata respectiva, facand-o disponibila pentru facturare. Nu sterge factura si din dialogul de Editare documente de iesire.
• Vizualizare factura – afiseaza pe ecranul monitorului factura generata din rata pe care utilizatorul se afla atunci cand apeleaza aceasta comanda.
• Verifica inchiderea ratelor

2. Mod pret = Abonament lunar

Pe tabul Produse/ servicii (F5) se completeaza valoarea lunara a ceea ce este de platit. Cantitate este mereu 1. Acest tip de contract este potrivit pentru prestari de servicii (de exemplu servicii de curatenie, livrare de corespondenta, etc.).

Pentru acest tip de contract, se poate completa articolul contabil pe fiecare pozitie din contract. Implicit, articolul de pe pozitii va fi preluat de pe headerul contractului, putand fi modificat ulterior. Se poate modifica articolul pe un contract cu esalonare rate sau cu facturi generate, doar cu userul ADMIN. Din lista de la Alte optiuni (fulger rosu) – optiunea Modifica articol. In functie de pozitionarea focusului, se modifica articolul de pe header sau din pozitii. Exista optiune de Prelungire a contractelor cu pret = Abonament lunar, in lista disponibila de la butonul Alte optiuni.

Pagina Facturi (F6) are aceleasi informatii si facilitati ca si la contractul cu Mod pret = Fix.

3. Mod pret = Abonament lunar (30zile)

Este posibila definirea contractele cu data de inceput si cu data de sfarsit (de exemplu 14.05.2007 pana pe 16.05.2008). Controalele de editare pentru numar de luni si data finalizarii contractului trebuie sa se sincronizeze functie de valorile introduse in campul Pret. Numarul de luni trebuie sa reflecte in totdeauna numarul de rate deci, functie de data de inceput a contractului se cumuleaza sau nu fractie din luna curenta cu urmatoarea luna iar numarul de luni trebuie calculat astfel incat sa corespunda cu numarul de rate. Fiecare rata comporta aceeasi valoare lunara mai putin la "capete" unde sunt calculate functie de numarul de zile din fractie, valoarea fiecarei zile calculandu-se pornind de la considerentul ca o luna are 30 zile.Valoarea lunara corespunde valorii serviciilor contractate.

Rapoarte aferente contractelor

Venituri in avans -raport cu repartizarea veniturilor pe facturi atunci cand rata s-a facturat inainte de a fi scadenta.

Rate scadente – pentru perioada din filtru, afiseaza ratele scadente. Se poate astfel stabili ce mai este de facturat in perioada respectiva, cu posibilitatea de a filtra pe partenerul din contract.

Contracte in perioada - contractele active in perioada selectata in filtru, pe valute, mod pret, marca/tip, contracte ce urmeaza a fi inchise, contracte activate in perioada. Afiseaza marfurile pozitie cu pozitie.

Situatie produse servicii parteneri diversi – raport extern care e folosit de Attosoft

Clienti/ Discount clienti – discounturile active la un moment dat pentru clientul din filtru, inclusiv datele contractelor de discount

Exemplificarea reflectarii contractului de discount la facturare:

MeniulService

Definirea nomenclatoarelor

Echipe mecanici

Pentru meniul Service respectiv pentru devizele de oferta, comanda si lucrari, exista posibilitate de a selecta pentru operatiuni atat un mecanic cat si echipa de mecanici, deoarece pot exista situatii in care pe o operatiune poate lucra un singur mecanic sau o echipa de mecanici.

Definirea echipelor de mecanici pentru operatiuni se pot defini in dialogul Editare echipe mecanici din meniul Service/ Nomenclatoare service instructiunea Echipe mecanici.

unde:

Cod echipa – codul echipei de mecanici;

Echipa – denumirea echipei de mecanici, ar trebui sa aiba o denumire reprezentativa;

Mecanic – mecanicul care va face parte din echipa selectata mai sus;

Pondere – ponderea mecanicului din echipa, in functie de acest camp se vor face calcule de realizari.

Observatie !

¤ pe o echipa de mecanici nu se poate defini un mecanic de doua ori. Daca se incearca introducerea unui mecanic de doua ori pe aceasi echipa, la salvare pe ecran va apare un mesaj de atentionare Inregistrare dubla! care face referire la faptul ca mai exista acel mecanic pe echipa.

¤ pe o echipa de mecanici nu se poate depasi ponderea de 100 %. Daca se incearca depasirea ponderei, la salvare pe ecran va apare un mesaj de atentionare care face referire la faptul ca sa depasit valoarea maxima a ponderei, 100 %.

¤ in lista de selectie a menicilor pe deviz sau pe operatiuni service vor aparea atat mecanicii care fac parte din echipe mecanici cat si acei mecanici care nu fac parte.

Selectarea mecanicului sau a unei echipe de mecanici pe operatiuni se poate face:

- automat, prin adaugarea mecanicului din deviz;

- sau manual din sectiunea “Mecanici operatiuni” de pe pagina de operatiuni deviz(“Operatiuni(F8)”).

Adaugarea automata a mecanicului din deviz – in dialogul de setari devize tab-ul Generale in sectiunea "Mod lucru cu operatiuni devize" se va bifa optiunea Seteaza mecanicul implicit din deviz ca fiind mecanicul fiecarei operatiuni din deviz.

Daca se lucreaza cu aceasta optiune, la adaugarea unei noi operatiuni pe deviz se va aduga automat MECANICUL implicit din deviz ca mecanic cu pondere 100% pe operatiune

Observatie !

-campul “Mecanic implicit” devine activ in headerul devizului (pagina “Edit(F5)”) daca se pune bifa pe campul “Mecanic/Echipa deviz”(Setari/Proprietati societate/ Devize oferta, comanda, lucrari, Tab: Vizibilitate campuri, Sectiunea: Campuri suplimentare devize)

-in campul “Mecanic implicit” se poate selecta o echipa de mecanici, un mecanic care face parte dintr-o echipa de mecanci sau un mecanic individual

-daca in campul “Mecanic implicit” sa selectat o echipa de mecanici a caror pondere nu depaseste 100%, pe operatiunile devizului se va trece ponderea totala a echipei, nu 100%

Adaugarea manuala a mecanicului din deviz – daca nu este activ campul “Mecanic implicit”, adaugarea echipei de mecanici sau a unui mecanic individual se poate face direct de pe pagina cu operatiuni deviz in sectiunea “Mecanici operatiune”

Observatie !

- ponderea pe operatiune nu poate depasi valoarea maxima de 100%

- daca ponderea echipei de mecanici plus un alt mecanic individual depaseste ponderea de 100% pe ecran va fi afisat urmatorul mesaj de atentionare:

- daca pe operatiune este selectat un mecanic cu pondere de 80% se se va selecta o echipa de mecanici care impreuna cu ponderea mecanicului selectat depaseste valoarea maxima de 100%, pentru mecanicii din echipa se va seta procentul astfel incat sa nu depaseasca valoarea de 100%, putand chiar sa ramana si mecanici fara pondere chiar daca fac parte din echipa de mecanici

Operarea devizelor.

Liste de selectie mecanic/echipa mecanici deviz

Selectarea unui mecanic/echipe de mecanici pe un deviz(oferta, comanda, lucrari) se poate face astfel:

-in campul “Mecanic implicit” de pe pagina de editare deviz, Edit(F5)

-in sectiunea “Mecanici operatiune” de pe pagina de operatiuni deviz, Operatiuni(F8).In aceasta sectiunea avem:

- Ctrl+E – completeaza la toti mecanicii o pondere egala cu 100 / numar mecanici

- Ctrl+R – completeaza mecanicului curent o pondere egala cu 100 – total pondere mecanici

- Pondere in procente – afiseaza ponderea mecanicilor in procent ( %)

- Pondere in ore – afisare ponderea mecanicilor in ore

Avertizare completare mecanici la inserare operatiuni deviz

- daca se lucreaza cu aceasta optiune utilizatorul va fi avertizat daca pentru operatiunile din deviz nu se completeaza mecanicul(sau nu este selecata mecanicul/echipa de mecanici in campul 'Mecanic implicit'). In momentul in care se va insera o operatiune pe deviz si nu are mecanicul completat si in momentul cand se introduce o alta operatiune, jos in bara va apare un mesaj de genul: "Completati mecanicii pentru operatiunea curenta!"

-daca nu se lucreaza cu aceasta optiune, nu va apare nici un mesaj cum ca nu a fost completat mecanicul pe operatiune la salvarea devizului sau la definirea unei noi operatiuni.

Meniul Verificari

Aceste verificari fac parte din "Operatiuni administrative". Pentru aceasta in meniul Verificari/Verificari/Rapoarte verificare aveti rapoartele:

Lista documente neoperate inchidere

Este de fapt un raport in care va sunt afisate documentele ramase neoperate pe perioada setata in filtru. Este bine sa-l verificati de cate ori aveti nelamuriri cu privire la soldul rapoartelor din intrari si iesiri sau cand nu gasiti un document.

Verifica coerenta stocuri Documente/Stocuri/Detalieri documente/Stocuri pret

Se intampla uneori sa intre aceeasi marfa la preturi diferite ,deasemenea sa facem atat intrari si iesiri cat si retururi sau stornari ,transferuri pe aceasi marfa . Acest raport ne arata modul de descarcare a loturilor in functie de operatiunile exercitate .Mai exact Stocul marfii din documente,stocul cantitativ real,detalierea stocului pe documente ,si detalierea pe loturi de pret .

Vezi si:

• Manuale aplicatii Client/Server
• Mod_de_lucru_cu_modulul_service

Te rog ia în considerare mediul înconjurator inainte să tiparești această informație.

Copyright © 1995 - 2023 - AttoSOFT Ltd.All rights reserved. Acest material este destinat pentru informarea partenerilor SC AttoSOFT SRL. Este interzisă comercializarea sau folosirea în alte scopuri fară acordul proprietarului, vezi Politica de confidentialitate Dacă vreți să comunicați un abuz va rugăm să-l trimiteți la noi: email.